Rapporto del mattino
Morning report · Daily flash · DBR
Il documento che il night audit produce a fine giornata e che direzione e revenue leggono la mattina dopo: occupazione, ADR e ricavi di ieri, progressivi del mese e dell'anno, confronto con budget e anno precedente.
Che cos’è
Il rapporto del mattino è il consuntivo di ieri, chiuso dal night audit intorno alle tre di notte e messo sulla scrivania, oggi quasi sempre in una email automatica, prima delle otto. È l’unico documento dell’hotel che leggono tutti: direttore, revenue, capo ricevimento, F&B, controllo di gestione e spesso la proprietà.
La sua caratteristica è che guarda solo indietro. Racconta una notte già chiusa, con numeri definitivi. Questo lo rende affidabile e limitato allo stesso tempo: nessuna decisione di prezzo si prende leggendo il rapporto del mattino, perché quella notte è già stata venduta. Serve a capire se la macchina ha funzionato e se il mese sta andando dove doveva.
Nella pratica italiana i nomi cambiano da hotel a hotel, daily flash, DBR, situazione giornaliera, ma la struttura è la stessa ovunque perché nasce dal night audit e dai suoi bilanciamenti.
Come si legge
Un rapporto del mattino serio ha sei blocchi, sempre nello stesso ordine.
| Blocco | Cosa contiene | Cosa ci cerchi |
|---|---|---|
| 1. Movimento camere | Arrivi, partenze, in-house, camere fuori servizio, walk-in, no-show, cortesie e house use | Che il conto delle camere torni e che no-show e walk-in siano nella norma |
| 2. Statistiche di ieri | Camere vendute, occupazione, ADR, RevPAR, presenze, doppia occupazione | Lo scostamento contro lo stesso giorno dell’anno scorso e contro il forecast di tre giorni fa |
| 3. Progressivi | MTD e YTD delle stesse voci, contro budget e contro anno precedente | Se la deriva è di un giorno o di un mese |
| 4. Ricavi per centro | Camere, colazione, ristorante, bar, spa, sale, parcheggio, altro | Il ricavo totale per camera occupata e i capture rate anomali |
| 5. Mix | Camere e ADR per segmento e per canale | Il segmento che ha riempito la notte, e a che prezzo |
| 6. Prospettiva breve | On the books e pickup di ieri sui prossimi 7-14 giorni | L’unica parte del documento su cui si può ancora agire |
L’ordine di lettura non è quello di stampa. Si parte dal blocco 6, perché è l’unico che riguarda camere ancora vendibili. Poi il blocco 2, per capire se ieri è andata come previsto. Poi il 5, che spiega il perché del 2. Il blocco 4 si guarda con calma una volta a settimana, il 3 una volta ogni dieci giorni. Il blocco 1 si controlla per ultimo, ma si controlla sempre: è lì che compaiono gli errori di inserimento che sporcano tutto il resto.
Rapporto del mattino di un 4 stelle da 120 camere, martedi di ottobre
- camere fisiche
- 120
- camere fuori servizio
- 3
- arrivi
- 41
- partenze
- 38
- in-house a mezzanotte
- 103
- no-show
- 2
- walk-in
- 1
- camere di cortesia
- 1
- ricavo camere netto
- 14.523 EUR
- ADR dello stesso martedi dell anno precedente
- 131,20 EUR
- ricavo F&B
- 3.980 EUR
- ricavo spa e altri
- 1.140 EUR
- pickup di ieri sui prossimi 14 giorni
- +26 camere
- camere disponibili
- 117
- camere vendute
- 102
- occupazione
- 87,2%
- ADR
- 142,38 EUR
- RevPAR
- 124,13 EUR
- var ADR su anno precedente
- +8,5%
- TRevPAR
- 168,32 EUR
Come si usa
Il rapporto del mattino diventa utile quando smette di essere una fotografia e comincia a essere un allarme. La regola pratica è la gestione per eccezione: si fissano tre soglie, per esempio scostamento di ADR oltre il 5% sul forecast, no-show oltre il 3% degli arrivi, capture rate della colazione sotto il 50%, e si commenta solo quello che le supera.
Da fare lunedì: aggiungi al tuo rapporto due colonne che quasi nessuno ha, il forecast di tre giorni fa e lo scostamento. Trasforma un consuntivo in una misura della capacità di previsione, che è l’unica cosa che il revenue manager può migliorare guardando il passato.
L'errore tipico: leggerlo come se dicesse cosa fare oggi
Capita spesso di vedere un revenue manager abbassare i prezzi della settimana perché ieri l’occupazione è stata bassa. Il rapporto del mattino descrive una notte già venduta, con un lead time che si è chiuso settimane fa: l’occupazione di ieri non dice nulla sulla domanda di oggi. Le decisioni di prezzo si prendono sul pickup e sull’on the books, non sul consuntivo.
Da non confondere con
Non è il night audit, che è la procedura notturna di chiusura e bilanciamento: il rapporto del mattino è uno dei suoi prodotti. E non è il production report, che analizza la produzione per segmento e canale su un periodo lungo e si legge una volta al mese, non ogni giorno.