Arrivi, partenze e in-house
Arrivals · Departures · Stayover
Le tre righe con cui si conta una giornata alberghiera: quante camere si liberano, quante si riempiono e quante restano occupate da un ospite già presente. Da queste tre discende la disponibilità del giorno.
Che cos’è
Sono le tre parole con cui il ricevimento apre la giornata e con cui si apre ogni rapporto del mattino. Gli arrivi sono le camere che iniziano un soggiorno oggi. Le partenze sono quelle che lo chiudono. Gli in-house, o stayover, sono le camere che ieri erano occupate e stanotte lo saranno ancora, senza che nessuno tocchi il banco.
Sembrano tre conteggi banali e invece sono l’aritmetica di base della disponibilità. Il numero di camere vendibili di oggi non si legge da nessuna parte: si costruisce sottraendo agli in-house le partenze e togliendo le camere fuori servizio. Tutto il resto, overbooking, stop sale, apertura dell’ultima camera, si appoggia su questo conto.
Le tre voci hanno anche pesi operativi diversi. Una partenza è una camera da rifare completamente, da trenta a quaranta minuti di lavoro. Una camera in continuità è un riassetto, quindici o venti minuti. Un arrivo è un carico sul banco, concentrato in poche ore del pomeriggio. Chi programma i turni ragiona su queste tre righe, non sull’occupazione.
Come si calcola
L’identità è semplice e va verificata ogni notte: occupate ieri, meno partenze, più arrivi, uguale occupate stanotte. Gli in-house si ricavano come occupate di ieri meno le partenze di oggi. Le camere vendibili si ottengono togliendo alle camere fisiche le fuori servizio e le occupate previste.
Attenzione al momento della misura. Il conteggio in-house al mattino, prima delle partenze, e quello a mezzanotte, dopo gli arrivi, danno numeri diversi sulla stessa giornata. La convenzione da usare, e da scrivere nel rapporto, è quella di mezzanotte: è la camera-notte che entra nelle statistiche.
Conteggio camere di un mercoledi in un 4 stelle da 120 camere
- camere fisiche
- 120
- camere fuori servizio
- 3
- camere occupate martedi notte
- 98
- partenze di mercoledi
- 44
- arrivi confermati per mercoledi
- 49
- no-show attesi sugli arrivi (2%)
- 1
- camere disponibili
- 117
- camere in continuita (in-house)
- 54
- camere vendibili prima degli arrivi
- 63
- camere occupate mercoledi notte previste
- 103
- occupazione prevista
- 88,0%
- camere ancora in vendita
- 14
- overbooking gia presente in sistema
- 0
Come si legge
Il rapporto fra partenze e in-house è la vera misura della difficoltà di una giornata. Una giornata con 44 partenze e 54 in-house su 117 camere è un cambio pesante: il banco lavora dalle 10 alle 12 sulle uscite e dalle 15 alle 19 sulle entrate, e housekeeping deve consegnare 44 camere pulite entro le 15. Una giornata con 12 partenze e 86 in-house, a parità di occupazione, è tranquilla.
Da fare lunedì: metti nel forecast operativo una riga chiamata partenze e una chiamata camere in continuità, e smetti di mandare a housekeeping solo l’occupazione. Il carico di lavoro non dipende da quante camere sono occupate ma da quante cambiano ospite.
Per il revenue, le tre righe servono a due decisioni: quando aprire l’ultima camera, e quanto overbooking sostenere. Un giorno con molte partenze e pochi arrivi confermati è un giorno in cui il pickup del giorno stesso e i walk-in contano molto, e in cui vale la pena tenere alto il prezzo fino al pomeriggio.
L'errore tipico: le partenze tardive che non liberano la camera
Nel PMS la camera in partenza risulta libera dalle 11, e il sistema la conta come vendibile per la notte. Se poi vendi un late check-out fino alle 18 senza segnarlo come blocco, la stessa camera risulta due volte disponibile e il conto degli arrivi non torna. Ogni late check-out oltre le 14 e ogni day use vanno bloccati in inventario, altrimenti diventano overbooking involontario proprio nelle giornate piene.
Da non confondere con
Gli arrivi non sono le prenotazioni. Le prenotazioni si contano per data in cui sono entrate, gli arrivi per data in cui l’ospite si presenta. Confondere le due dimensioni è l’errore più comune nella lettura di qualunque rapporto alberghiero.