Rapporto di camere gratuite
Comp room ratio · Camere in omaggio
La concessione contrattuale che riconosce a un gruppo una camera gratuita ogni tot camere pagate, tipicamente una ogni venti. È uno sconto travestito da cortesia e abbassa l'ADR effettivo del gruppo.
Che cos’è
Nei contratti di gruppo è prassi consolidata riconoscere una camera gratuita ogni certo numero di camere pagate. Serve storicamente ad alloggiare senza costo l’accompagnatore, l’autista del pullman o l’organizzatore del convegno, e nel tempo è diventata una concessione standard che il cliente si aspetta e che chiede in ogni trattativa.
Il rapporto più comune nel mercato europeo è una camera ogni venti pagate. Nei mercati forti e in alta stagione si scende a una ogni venticinque o quaranta, o si elimina del tutto; nelle stagioni deboli e con i grandi gruppi associativi si arriva a una ogni dieci o quindici. Nel mercato nordamericano le richieste partono spesso da una ogni quaranta camere-notte ma su base cumulativa.
La distinzione fra base per notte e base cumulativa vale più della percentuale. Una camera gratuita ogni venti per notte, su un gruppo di quaranta camere per tre notti, fa sei camere-notte gratuite. La stessa clausola su base cumulativa, calcolata sulle 120 camere-notte totali, ne fa sei anche lei: coincidono. Ma se il gruppo occupa quaranta camere solo la notte centrale e venti nelle altre, i due calcoli divergono, e il contratto deve dire quale si applica.
Come si calcola
Le camere gratuite si ricavano dividendo le paganti per il rapporto, e l’effetto sulla tariffa è meccanico: uno sconto pari a uno diviso il rapporto più uno.
Il valore va sempre riportato nella tariffa di pareggio del gruppo insieme alle altre concessioni: commissione all’agenzia, upgrade per il capogruppo, sala riunioni inclusa. Sommate, queste voci arrivano spesso al 12-15% del valore del contratto e nessuna di esse compare nella tariffa che il commerciale annuncia in riunione.
Gruppo turistico in un 4 stelle da 130 camere, tre notti di maggio
- camere paganti per notte
- 80
- notti
- 3
- rapporto concesso
- 1 ogni 20
- tariffa contrattata per camera
- 118,00 EUR
- commissione all agenzia 8%
- 2.266 EUR
- ADR transient sulle stesse notti
- 149,00 EUR
- camere-notte paganti
- 240
- camere-notte gratuite
- 12
- ricavo camere del gruppo
- 28.320 EUR
- camere-notte occupate totali
- 252
- ADR effettivo del gruppo
- 112,38 EUR
- perdita per camera
- 5,62 EUR, pari al 4,76%
- ADR effettivo dopo commissione
- 103,39 EUR
- costo di spiazzamento per camera
- 45,61 EUR
Come si usa
La regola è non trattare mai il rapporto di camere gratuite come una voce a parte. Va convertito subito in percentuale e sommato allo sconto dichiarato: un gruppo a 118 euro con una camera gratuita ogni venti e l’8% di commissione è un gruppo a 103 euro, e va confrontato con l’alternativa transient a quel prezzo, non a 118.
Da fare lunedì: metti nel foglio di quotazione dei gruppi tre righe fisse sotto la tariffa, camere gratuite, commissione e altre concessioni, con il calcolo automatico dell’ADR effettivo. Chi quota deve vedere il numero vero mentre negozia, non scoprirlo alla chiusura del mese.
In trattativa il rapporto è una leva utile proprio perché il cliente lo percepisce come diverso dal prezzo. Rifiutare uno sconto di due euro e concedere una camera gratuita ogni venticinque costa meno e viene accolto meglio. Vale anche il contrario: nelle date forti si può eliminare la gratuità e alzare leggermente il rapporto in cambio, tenendo la tariffa nominale ferma.
L'errore tipico: camere gratuite conteggiate come camere vendute
Le camere in omaggio vengono registrate a tariffa zero dentro il codice del gruppo. Il PMS le conta fra le camere vendute e le porta nella statistica del mese, abbassando l’ADR generale dell’hotel di uno o due euro e falsando il confronto con il comp set. Vanno registrate con il codice delle camere di cortesia, escluse dalle camere vendute e riepilogate a parte come costo commerciale del gruppo.
Da non confondere con
Non è la camera di cortesia generica, che è una decisione discrezionale presa caso per caso: qui la gratuità nasce da una clausola contrattuale con una regola aritmetica, ed è quindi prevedibile e quotabile in anticipo.
E non è l’attrition, che riguarda le camere del blocco che il gruppo non riesce a riempire e le penali che ne conseguono. Le due clausole vanno lette insieme: un gruppo che si riduce del 20% riduce anche le camere gratuite a cui ha diritto, se il contratto lo prevede, e molto spesso il contratto se ne dimentica.