On the books
OTB · Prenotato a oggi
Le camere già prenotate per una data futura al momento della rilevazione, comprese le prenotazioni confermate e i blocchi di gruppo definiti. È la base di partenza di qualunque previsione e di qualunque decisione di prezzo.
Che cos’è
È la fotografia del futuro così come si presenta oggi. Ogni volta che si dice per il 4 luglio siamo a 61 camere, si sta dando un OTB. Il numero è semplice; le insidie stanno tutte nel cosa ci metti dentro e nel come lo confronti.
L’OTB è un numero relativo per natura. Cinquantaquattro camere a libro non è né buono né cattivo finché non sai quanti giorni mancano all’arrivo, che giorno della settimana è, e a che punto eri l’anno scorso alla stessa distanza. Un OTB senza il suo contesto è il dato più frequentemente mal usato negli hotel italiani, perché è anche il più facile da estrarre.
Come si compone
Le componenti vanno tenute distinte. Le individuali confermate sono la parte solida, ma con una percentuale di cancellazione che dipende molto dall’anticipo. I gruppi definiti sono a libro ma tipicamente soggetti ad attrition: raramente arrivano al cento per cento delle camere bloccate. Gli allotment consumati dai tour operator sono camere vendute davvero. I blocchi tentative non sono OTB e non vanno mai contati come tali, per quanto la tentazione sia forte quando l’obiettivo del mese è lontano.
Composizione dell'OTB per una data di maggio, hotel congressuale 160 camere
- Individuali confermate
- 58
- Gruppi definiti
- 40
- Allotment consumati
- 6
- Blocchi tentative
- 25
- Attrition storica sui gruppi
- 12%
- OTB corretto
- 104 camere
- OTB gonfiato includendo i tentative
- 129 camere
- Arrivi attesi dalla parte gruppi
- 35 camere
Come si usa
L’OTB si usa sempre in coppia con la curva di riferimento. La domanda operativa non è quante camere ho, ma che quota della curva rappresentano queste camere. Da lì si ottiene la proiezione: OTB diviso quota attesa uguale occupazione finale stimata.
Lunedì mattina, un controllo che vale il tempo che costa: verifica che l’OTB del tuo report coincida con il conteggio camere del PMS per tre date campione. Nelle strutture con channel manager e più sistemi collegati, gli scostamenti da uno a tre per cento sono frequenti e nascono da camere fuori servizio contate male, da prenotazioni in stato incerto o da doppie righe. Se la base è sporca, tutto quello che ci costruisci sopra è sporco.
OTB al lordo delle camere fuori servizio
Se hai 130 camere e quattro sono in manutenzione, l’occupazione va calcolata su 126, non su 130. Molti hotel lasciano il denominatore fisso tutto l’anno, e così sottostimano l’occupazione proprio nei periodi di lavori, che sono spesso quelli di bassa stagione in cui la lettura conta di più. La regola è una sola: le camere disponibili sono quelle vendibili quel giorno.
Da non confondere con
L’OTB non è l’occupazione finale, ed è diverso dalle camere vendute a consuntivo perché include prenotazioni che cancelleranno ed esclude quelle non ancora arrivate. Non è nemmeno il pace: il pace è la differenza fra il tuo OTB e quello di riferimento.