Controlli di soggiorno: usare MinLOS, CTA e CTD senza farsi male

Una restrizione di soggiorno conviene solo quando il ricavo che aggiunge sulle notti vicine supera quello che perde sui soggiorni che rifiuta. Non conviene perché il sabato è pieno, non conviene perché l’anno scorso l’avevi messa, non conviene perché il sistema la suggerisce. Conviene quando il conto torna, e il conto ha due condizioni, non una.

La confusione nasce dal fatto che i controlli di soggiorno sembrano strumenti di prezzo e non lo sono. Sono strumenti di allocazione: decidono chi può comprare una camera, non a quanto. Sbagliarli non produce un ricavo più basso di poco, produce notti chiuse a metà e notti isolate che non compra nessuno.

Lavoriamo su una struttura dichiarata: un quattro stelle di 140 camere in una città d’arte del nord Italia. Due fine settimana diversi, la stessa restrizione, due risultati opposti.

Non vendi notti, vendi soggiorni#

Il gestionale ragiona per notti: 140 camere per il 17 ottobre. Il cliente ragiona per soggiorni: due notti dal 16 al 18. Fra le due cose c’è tutta la differenza che rende utili i controlli di soggiorno.

Quando una notte è compressa, cioè la domanda supera le camere disponibili, ogni camera venduta su quella notte esclude un’altra prenotazione. Le notti intorno, di solito, non sono compresse: lì le camere avanzano. Un soggiorno che copre la notte forte e anche una notte debole porta ricavo su una camera che altrimenti resterebbe vuota. Un soggiorno che copre solo la notte forte no.

Da qui l’intuizione, corretta ma pericolosa se applicata senza conti: sulla notte compressa conviene preferire i soggiorni lunghi. Il punto è che quel “conviene” ha un prezzo, e va calcolato.

Vale la pena dire subito anche quando non usarli. Una restrizione è uno strumento binario: accetta oppure rifiuta. Il prezzo è uno strumento continuo. Se sulla notte compressa vuoi semplicemente incassare di più, alzi la tariffa e lasci decidere al mercato. La restrizione serve quando alzare il prezzo non risolve, cioè quando il problema non è quanto paga il cliente ma quali notti compra. In pratica: se il sabato si vende comunque a qualunque prezzo e il venerdì resta vuoto, il prezzo da solo non sposta nessuno dal sabato al venerdì. È lì che un controllo di soggiorno fa un lavoro che la tariffa non sa fare.

Il valore di soglia di una notte#

Ogni notte ha un valore di soglia: la tariffa più bassa a cui vale la pena vendere l’ultima camera disponibile, dato quello che ti aspetti di poter vendere se aspetti. È l’equivalente operativo del bid price.

Su una notte in cui prevedi di restare sotto la capienza il valore di soglia è basso: se non vendi quella camera non la vendi a nessuno. Su una notte in cui prevedi di riempire il valore di soglia è alto: ogni camera venduta a poco esclude una camera vendibile a molto.

Da questo discende la regola generale di accettazione di un soggiorno che copre le notti da a a b:

Un soggiorno può quindi essere accettato anche se paga poco su una singola notte, purché paghi abbastanza sul totale. È la ragione per cui una restrizione secca, che ragiona per notte, resta sempre un’approssimazione grossolana di questa regola.

I cinque controlli, uno per uno#

MinLOS#

Durata minima del soggiorno. Applicato a una data, rifiuta i soggiorni più corti della soglia che arrivano in quella data. Attenzione: nella maggior parte dei sistemi il MinLOS si valuta sulla data di arrivo, non su tutte le notti del soggiorno. Un MinLOS 2 sul sabato blocca chi arriva sabato per una notte, ma non blocca chi arriva venerdì e riparte sabato.

MaxLOS#

Durata massima. Serve a impedire che un soggiorno lungo a tariffa bassa occupi una notte molto richiesta. È il controllo meno usato e quello che più spesso viene messo senza un motivo verificato.

CTA#

Closed to arrival: in quella data non si può arrivare. Chi è già dentro resta, chi vuole entrare quel giorno non può. Serve a proteggere una notte forte spingendo gli arrivi al giorno prima. È più duro del MinLOS, perché esclude tutte le durate e non solo le corte.

CTD#

Closed to departure: in quella data non si può ripartire. Costringe chi è dentro a comprare almeno anche la notte successiva. Si usa per non lasciare sguarnita la notte dopo un picco, o per evitare che tutti escano la mattina di una notte che vorresti riempire.

Controllo per pattern#

Il controllo per pattern completo apre e chiude ogni combinazione di data di arrivo e durata separatamente. Invece di dire “il sabato minimo due notti”, dice “arrivo sabato con una notte chiuso, arrivo venerdì con due notti aperto, arrivo sabato con tre notti aperto”. È l’implementazione fedele della regola di soglia vista sopra, ed è il motivo per cui, dove esiste, gli altri quattro controlli servono molto meno.

C’è un punto che manda fuori strada molte strutture: una restrizione non vive solo sulla data, vive anche sul livello a cui la applichi. Nella maggior parte dei gestionali un vincolo si può mettere sull’intera disponibilità della data, su un singolo tipo di camera, su un singolo piano tariffario o su un singolo canale. Sono quattro decisioni diverse, con conseguenze diverse.

Il vincolo per tipo di camera serve quando la compressione è concentrata: le doppie standard sono esaurite, le junior suite no. Il vincolo per piano tariffario è quasi sempre la scelta giusta quando vuoi filtrare per prezzo e non per durata: tieni aperta la tariffa piena a una notte e chiudi le tariffe scontate. Il vincolo per canale è invece quello che crea più danni: se il MinLOS parte sulle OTA e non sul motore diretto, o viceversa, ottieni disponibilità incoerente fra le vetrine, con clienti che vedono l’albergo chiuso da una parte e aperto dall’altra. Prima di mettere un vincolo, verifica che il channel manager lo spinga su tutte le vetrine collegate e che il motore diretto lo legga nello stesso modo.

Le due condizioni perché una restrizione convenga#

La prima è di capienza: la domanda che sopravvive alla restrizione deve bastare a riempire la notte compressa.

La seconda è di valore: ogni scambio fra un soggiorno rifiutato e uno ammesso deve pagare.

Quando le notti adiacenti non sono piene il loro valore di soglia è zero, e la formula si riduce a un confronto diretto fra il totale del soggiorno lungo e il totale del corto. È il caso più frequente, ed è il motivo per cui la seconda condizione quasi sempre risulta soddisfatta.

Il guaio è che quasi tutti verificano solo la seconda e danno per scontata la prima. La prima è quella che manda i conti a gambe all’aria.

Come si stima la domanda per pattern#

Le due condizioni richiedono un dato che quasi nessuno tiene: quante richieste ci sono per ciascuna combinazione di arrivo e durata. Non serve un sistema costoso. Serve l’estratto delle prenotazioni degli ultimi tre anni con data di arrivo e numero di notti, aggregato per giorno della settimana e per periodo. Da lì si ricava la distribuzione delle durate su un sabato di ottobre con evento e su un sabato di ottobre normale, che sono due distribuzioni diverse e vanno tenute separate.

Il limite del metodo è noto e va dichiarato: lo storico registra i soggiorni venduti, non quelli richiesti. Se l’anno scorso avevi un MinLOS 2 sul sabato, nello storico non troverai soggiorni di una notte e concluderai che non ce n’è domanda. È il modo più elegante di darsi ragione da soli. Per rompere il circolo servono due cose: le ricerche senza esito registrate dal motore di prenotazione, e una o due date all’anno lasciate deliberatamente senza vincoli per vedere che cosa succede davvero.

Primo fine settimana: il MinLOS che brucia ricavo#

Sabato 17 ottobre c’è un evento in città. La previsione di domanda, scomposta per pattern di soggiorno, è questa.

Domanda sul sabato: 88 + 52 + 20 + 15 = 175 richieste per 140 camere. Notte compressa. Sul venerdì la domanda è 52 + 15 + 29 = 96 camere, sulla domenica 20 + 15 + 23 = 58: entrambe larghe, quindi valore di soglia zero.

Senza controlli, con le richieste che si presentano in proporzione al loro peso, il sabato si riempie prendendo l’80% di ogni pattern: 70 soggiorni di una notte, 42 venerdì-domenica, 16 sabato-lunedì, 12 venerdì-lunedì.

Ora metti il MinLOS 2 sul sabato. Restano ammessi solo 52 + 20 + 15 = 87 soggiorni. La prima condizione non è soddisfatta, perché 87 è minore di 140: il sabato si chiude con 53 camere vuote in una notte in cui c’erano 175 richieste.

La seconda condizione era soddisfatta: uno scambio da 210 a 350 euro paga. Ma gli scambi possibili erano soltanto 17, e la restrizione ne ha rifiutati 70. Il conto lo fa la prima condizione, non la seconda.

La soluzione corretta non è togliere la restrizione: è dosarla. Tieni aperta la vendita a una notte finché le camere ancora libere per sabato non scendono a 87, poi chiudila. Così proteggi tutti i soggiorni lunghi disponibili e riempi il resto con i clienti che pagano di più. È un protection level, non una restrizione secca.

La terza riga guadagna 2.714 euro sulla prima e 11.130 sulla seconda. Funziona perché i soggiorni lunghi prenotano prima dei corti: quando arrivano le richieste di una notte, le camere protette sono già in mano ai soggiorni lunghi o comunque riservate a loro.

Secondo fine settimana: lo stesso MinLOS che paga#

Sabato 24 ottobre, nessun evento ma un ponte lungo. Stessa struttura, domanda diversa.

Domanda sul sabato: 95 + 105 + 22 + 18 = 240 richieste per 140 camere. Domanda ammessa dopo un MinLOS 2: 105 + 22 + 18 = 145, che è maggiore di 140. Prima condizione soddisfatta.

Senza controlli si riempie in proporzione: 55 soggiorni di una notte, 61 venerdì-domenica, 13 sabato-lunedì, 11 venerdì-lunedì. Con il MinLOS 2 il sabato si riempie comunque, ma con 101 venerdì-domenica, 21 sabato-lunedì e 18 venerdì-lunedì, arrotondando a camere intere e tenendo il totale a 140. I 55 soggiorni di una notte vengono sostituiti uno a uno.

Stessa restrizione, stessa struttura, stesso giorno della settimana: da meno 8.416 a più 9.010 euro. L’unica cosa cambiata è la composizione della domanda. Non esiste una regola del tipo “il sabato in alta stagione minimo due notti”: esiste una previsione di domanda per pattern, oppure non esiste la decisione.

Guarda la colonna dell’ADR. La restrizione che guadagna 9.010 euro abbassa la tariffa media di 1,60 euro. Chi giudica i controlli di soggiorno dall’ADR li giudica al contrario: servono a vendere camere-notte in più su notti deboli, e quelle camere si vendono a meno.

Gli altri tre controlli: CTA, CTD e MaxLOS#

La terza riga della tabella mostra il costo del CTA. Chiudere gli arrivi del sabato elimina i soggiorni di una notte, ma elimina anche i sabato-lunedì, che erano soggiorni buoni. La domanda ammessa scende a 123 e il sabato non si riempie: 5.036 euro in meno del MinLOS 2, pur essendo una restrizione più severa. Più severo non vuol dire più redditizio.

Il CTA ha una sua ragione precisa: proteggere la notte forte a favore di chi arriva prima, quando la notte precedente è debole e vuoi riempirla. Ma fa lo stesso lavoro del MinLOS con un danno collaterale maggiore. Se il sistema permette il controllo per pattern, il CTA è quasi sempre la scelta sbagliata.

Il CTD è ancora più specifico. Sul primo fine settimana un CTD sul sabato bloccherebbe i 29 soggiorni della sola notte di venerdì, che valgono 140 euro l’uno: 4.060 euro persi. In cambio non guadagna niente, perché il sabato era già pieno. Il CTD serve quando la notte dopo il picco è debole e vuoi forzare chi è dentro a restare: in quel caso il ricavo aggiunto sulla notte debole va confrontato con i soggiorni che rifiuti, esattamente come per il MinLOS.

MaxLOS: il controllo che quasi sempre non serve#

Il MaxLOS ha senso in un caso solo: quando un soggiorno lungo a tariffa bassa attraversa più notti compresse. Il conto è lo stesso di prima, rovesciato.

Se le notti compresse fossero tre invece di quattro, il valore di soglia complessivo scenderebbe a 495 euro e lo stesso soggiorno andrebbe accettato senza esitare. Il MaxLOS come regola fissa, del tipo “in agosto massimo dieci notti”, rifiuta ricavo su tutte le settimane in cui le notti compresse sono poche.

Sovra-restrizione: come si misura a posteriori#

La sovra-restrizione non si vede nel conto economico, perché il ricavo che non hai incassato non compare da nessuna parte. Va misurata apposta, e si misura con tre numeri.

Il tasso di restrizione inefficace. Quante delle notti in cui avevi un vincolo attivo si sono chiuse sotto il pieno.

Quei 62.700 euro non sono una stima di quanto avresti guadagnato togliendo i vincoli: parte di quelle camere non si sarebbe venduta comunque. Sono il limite superiore del danno, ed è già abbastanza per giustificare una revisione della politica.

Un secondo taglio dello stesso numero è più utile del primo: separa le notti finite sotto il pieno in base a quanto tempo prima il vincolo era stato messo. Quasi sempre a sbagliare sono i vincoli decisi a più di sessanta giorni dall’arrivo, perché a quella distanza la previsione di domanda per pattern è ancora larghissima. Se scopri che il tasso di restrizione inefficace è del 15% sui vincoli messi a due settimane e del 60% su quelli messi a tre mesi, la regola operativa si scrive da sola: nessun vincolo oltre i sessanta giorni, salvo le date con un evento già confermato e con il contingente di camere già bloccato.

Le notti isolate. Una notte isolata è una notte libera fra due notti piene, che nessun soggiorno di due notti può più comprare. I vincoli di arrivo ne producono a ritmo costante. Contale a fine mese: numero di notti, camere coinvolte, valore alla tariffa che avresti applicato.

Le richieste rifiutate. Se il motore di prenotazione registra le ricerche senza esito, hai il numero più diretto di tutti: quante persone hanno cercato una notte sul sabato e non hanno trovato niente. È la coppia di indicatori che in gergo si chiama rinuncia e rifiuto. Se il sistema non li registra, tieni un foglio al ricevimento per un mese e conta a mano le telefonate rifiutate: un dato grezzo battuto a mano vale più di una restrizione decisa a intuito.

Un ultimo controllo, il più semplice: confronta la quota di soggiorni di una notte venduti nei mesi con vincoli e in quelli senza. Se nei mesi con vincoli scende molto più di quanto sia salita la durata media, i vincoli stanno rifiutando più di quanto raccolgano.

Cosa fare lunedì mattina#

1. Estrai dal gestionale l’elenco delle restrizioni attive sui prossimi 60 giorni. In molte strutture questa lista non l’ha mai guardata nessuno per intero, e contiene vincoli messi due stagioni fa.
2. Per ogni notte con un vincolo scrivi accanto la domanda ammessa che ti aspetti e confrontala con le camere disponibili. Se la domanda ammessa è sotto la capienza, togli il vincolo oggi.
3. Prendi le ultime dieci notti compresse già chiuse e ricostruisci la domanda per pattern: quante richieste di una notte, di due, di tre. Senza questa scomposizione nessuna delle due condizioni è verificabile.
4. Sostituisci i MinLOS secchi con un livello di protezione dove il sistema lo consente: tieni aperta la vendita a una notte finché le camere residue non scendono al numero di soggiorni lunghi che ti aspetti.
5. Metti una data di revisione a 14 e a 7 giorni su ogni restrizione futura, con un criterio scritto di rimozione. Una restrizione senza scadenza è un errore che aspetta solo di succedere.
6. Calcola il tasso di restrizione inefficace sull’ultima stagione chiusa. Se supera un terzo, il problema non è la singola notte, è la politica.
7. Conta le notti isolate dell’ultimo trimestre e attribuisci ciascuna al vincolo che l’ha prodotta. È il modo più rapido per capire quale controllo togliere per primo.