Group block
Blocco camere · Contingente gruppo
L'insieme di camere riservate a un gruppo per date determinate e sottratte alla vendita generale fino alla data di rilascio. È l'unico oggetto dell'inventario che occupa disponibilità prima di produrre ricavo.
Che cos’è
Il blocco è la forma tecnica che prende un contratto di gruppo dentro il gestionale: un codice, un numero di camere per notte, una tariffa, una data di scadenza. Da quel momento quelle camere non sono più vendibili a nessun altro, anche se nessuno le ha ancora prenotate. È una promessa fatta all’organizzatore e pagata con l’inventario.
Ci sono due modi di caricarlo e vanno tenuti distinti. Il blocco fermo decurta la disponibilità: le camere spariscono dalla vendita e il contratto prevede una clausola di erosione a proteggerti. Il blocco di cortesia non decurta nulla, resta un promemoria commerciale con un diritto di prelazione: se qualcuno chiede quelle camere, chiami l’organizzatore e gli dai ventiquattro ore per decidere. Il primo si usa per i gruppi confermati, il secondo per le opzioni. Confonderli è il modo più rapido per svuotare un albergo pieno di prenotazioni che non esistono.
Il numero caricato nel blocco e il numero usato nel forecast non devono coincidere. Nel gestionale il blocco resta al lordo, perché contrattualmente quelle camere sono impegnate; nel forecast e nel calcolo dello spiazzamento entra il valore atteso, cioè il blocco meno l’erosione storica di quella tipologia di gruppo.
Come si calcola
Il numeratore va contato in camere-notte e non in camere, altrimenti un gruppo che tiene tutte le camere ma solo per due notti su tre risulta al cento per cento. Il residuo è la parte che stai ancora togliendo al mercato senza avere niente in mano: è quella che va guardata ogni settimana.
Hotel 160 camere, congresso associativo su 3 notti
- Camere bloccate per notte
- 70
- Camere-notte bloccate B
- 210
- Camere-notte nominate a 45 giorni dall arrivo P
- 96
- Pickup atteso a 45 giorni per questa tipologia
- 70%
- Riduzione concordata del blocco
- da 70 a 55 camere per notte
- Pickup a 45 giorni
- 96 / 210 = 46%
- Scarto rispetto alla curva attesa
- 24 punti
- Camere-notte restituite alla vendita individuale
- 45
- Valore recuperato a un ADR transient di 128 EUR
- 5.760 EUR
Come si usa
Un blocco scritto bene ha cinque elementi, e nei contratti italiani ne mancano quasi sempre almeno due. Un codice tariffa dedicato, per poter misurare la produzione del gruppo separatamente. Un mix di tipologie realistico, perché un blocco di sole matrimoniali su un congresso genera cambi e insoddisfazione. Una data di rilascio anticipata rispetto al momento in cui non riesci più a rivendere. Una revisione intermedia, cioè una data in cui l’organizzatore può ridurre senza penale: sembra una concessione all’altra parte ed è il tuo strumento migliore per liberare camere quando sono ancora vendibili. E i sotto-blocchi per pagante, se una parte delle camere la salda l’azienda e il resto lo pagano i partecipanti.
Lunedì mattina si guarda un elenco solo: tutti i blocchi attivi ordinati per camere-notte residue, con il pickup percentuale e i giorni mancanti alla cut-off. Ogni blocco che sta più di quindici punti sotto la curva attesa a meno di sessanta giorni va telefonato lo stesso giorno, non per cortesia ma per ridurlo.
I blocchi fantasma
In quasi tutti gli alberghi con più di due anni di gruppi ci sono blocchi caricati per trattative morte, per date opzionate e mai confermate, per gruppi ridotti a metà senza che nessuno abbia toccato il gestionale. Restano lì, tolgono camere alla vendita e non lo dice nessuno, perché la disponibilità mancante non genera un allarme. Una volta al mese si stampa la lista dei blocchi attivi oltre i sessanta giorni e si chiude tutto quello che non ha un contratto firmato e un pickup in corso.
Da non confondere con
Il blocco non è un allotment. L’allotment è un contingente continuativo dato a un canale o a un intermediario, si rinnova da solo, ha un periodo di rilascio ricorrente e non è legato a un evento; il blocco riguarda un gruppo specifico su date specifiche e muore con quelle date.
Non è nemmeno un contingente di camere garantito nel senso commerciale del termine. Le camere del blocco sono trattenute, non vendute: finché non arrivano i nominativi non esiste nessuna prenotazione, e nessun ricavo.