Group pace
Ritmo gruppi
L'andamento nel tempo delle camere-notte di gruppo già acquisite per una data futura, confrontato con lo stesso momento dell'anno precedente. Misura se il portafoglio gruppi si sta formando in anticipo o in ritardo.
Che cos’è
I gruppi si prenotano con un anticipo che il transient non ha: da sei a diciotto mesi per un congresso associativo, tre o quattro mesi per un meeting aziendale, anche due anni per un evento ricorrente di grande dimensione. Questa distanza è una fortuna e una trappola. Fortuna perché ti dà visibilità su un pezzo di anno che altrimenti sarebbe cieco. Trappola perché quando ti accorgi che i gruppi mancano è troppo tardi per procurarseli.
Il ritmo gruppi serve esattamente a questo: accorgersi in tempo. Non conta quante camere-notte di gruppo hai per giugno, conta quante ne avevi l’anno scorso alla stessa distanza da giugno. Un albergo che a marzo ha 1.200 camere-notte per giugno può essere in ottima o in pessima posizione a seconda che l’anno prima, sempre a marzo, ne avesse 900 o 1.800.
La conseguenza pratica è che il ritmo gruppi cambia le decisioni sul transient. Se il portafoglio gruppi di ottobre è indietro di trecento camere-notte, quelle camere vanno vendute a qualcun altro e il piano tariffario di ottobre va aperto prima e più in basso. Se è avanti, si può tenere duro sul prezzo individuale.
Come si calcola
Il confronto va fatto a pari giorni residui, non a pari data di calendario. Il primo maggio dell’anno scorso non è confrontabile con il primo maggio di quest’anno se cade in un giorno della settimana diverso o se una fiera si è spostata di due settimane: per gli eventi ricorrenti il riferimento corretto è la data dell’evento, non quella del calendario.
Il ritmo va tenuto separato per stato della trattativa. Le camere confermate e le camere in opzione seguono curve diverse e vanno lette in due righe distinte, altrimenti un mese pieno di opzioni non firmate sembra un mese pieno.
Hotel congressuale 180 camere, ritmo gruppi per settembre letto a marzo
- Camere-notte gruppo confermate oggi
- 1.460
- Camere-notte gruppo confermate stesso momento anno scorso
- 1.810
- Camere-notte in opzione oggi
- 620
- Tasso storico di conversione delle opzioni a questa distanza
- 45%
- Consuntivo gruppi di settembre anno scorso
- 2.240 camere-notte
- Scarto sul confermato
- -350 camere-notte
- Camere-notte attese dalle opzioni
- 279
- Posizione attesa complessiva
- 1.739 contro 1.810, scarto -71
- Camere-notte ancora da acquisire per pareggiare
- 501
Come si usa
Il ritmo gruppi produce due azioni, una commerciale e una tariffaria. Quella commerciale è la lista di richiamo: i mesi in ritardo si aggrediscono con gli account che hanno prodotto negli anni passati e non hanno ancora chiesto quest’anno, che si estraggono in cinque minuti dal report di produzione. Quella tariffaria è l’apertura anticipata delle tariffe individuali sulle date che i gruppi non copriranno.
Da mettere nella riunione settimanale: una tabella con dodici righe, un mese per riga, con camere-notte confermate, in opzione, scarto rispetto all’anno scorso a pari distanza e consuntivo dell’anno scorso. Bastano due minuti di lettura e sostituisce la discussione a impressioni sul fatto che i gruppi vadano bene o male.
Il ritmo letto sul fatturato invece che sulle camere-notte
Molti alberghi seguono il portafoglio gruppi in euro. È comodo per il direttore e inutile per il revenue manager, perché un ritardo di fatturato può nascere da meno gruppi, da gruppi più piccoli o da tariffe più basse, e le tre cose richiedono risposte opposte. Il ritmo si misura in camere-notte, e la tariffa media di gruppo si guarda in una colonna a parte: solo così si capisce se il problema è di volume o di prezzo.
Da non confondere con
Il ritmo gruppi non è il pickup del singolo blocco. Il pickup misura quanto si riempie un blocco già firmato, ed è un problema di erosione; il ritmo misura quanti blocchi stai firmando, ed è un problema commerciale. Un albergo può avere un ottimo pickup su pochissimi gruppi e trovarsi con settembre vuoto.
Non è nemmeno il ritmo complessivo dell’albergo. Il pace generale mescola gruppi e individuale e nasconde proprio l’informazione che serve, perché le due componenti hanno anticipi diversi di mesi e si compensano a vicenda nella somma.