Cut-off date
Data di rilascio blocco
La data entro cui le camere di un blocco di gruppo non ancora nominate tornano disponibili alla vendita generale. È il momento in cui l'hotel riprende il controllo dell'inventario impegnato.
Che cos’è
Un blocco di gruppo tiene camere fuori dal mercato. La data di rilascio è il momento in cui quelle non ancora assegnate a un nome tornano vendibili. È la clausola più importante di un contratto di gruppo dopo il prezzo, e in Italia è spesso quella scritta peggio: si vede ancora un generico salvo disponibilità, che non vuol dire niente.
Il problema che risolve è di tempo. L’erosione del blocco si scopre tardi, di solito con la rooming list, e a quel punto può essere troppo tardi per rivendere. Se il rilascio è a sette giorni e la maggior parte della tua domanda individuale su quella data arriva fra i quaranta e i quindici giorni, quelle camere le hai perse anche se sono tornate libere.
Come si calcola
Il numero si ricava dalla curva di prenotazione del transient sulla data, non da una consuetudine. Su un hotel di città con clientela business, il 75 per cento del transient entra spesso dentro i venticinque giorni: un rilascio a trenta giorni funziona. Su una data di evento o di alta stagione leisure, dove il grosso entra fra i novanta e i quarantacinque giorni, un rilascio a trenta è già inutile e serve fissarlo a sessanta.
Nella pratica il rilascio si accorcia sui meeting aziendali, che si consolidano tardi, e si allunga via via sui gruppi leisure e sui tour operator, sui congressi e soprattutto sui congressi grandi collocati su date di alta domanda.
Hotel 130 camere, congresso su un weekend di alta stagione
- Blocco
- 60 camere per 2 notti
- Curva del transient sulla data: 75% del pickup entra entro 52 giorni dall arrivo
- Data di rilascio proposta dall organizzatore
- 21 giorni
- Camere non nominate attese al rilascio
- 17
- ADR transient medio sulla data
- 158 EUR
- Rilascio a 21 giorni: le 17 camere tornano libere quando resta solo il 25 per cento della domanda
- Camere realisticamente rivendute
- 6, ricavo recuperato 948 EUR per notte
- Rilascio negoziato a 55 giorni con revisione intermedia a 90
- Camere realisticamente rivendute
- 15, ricavo recuperato 2.370 EUR per notte
- Differenza su 2 notti
- 2.844 EUR su un solo gruppo
Come si usa
Il rilascio unico è uno strumento grezzo. Quello che funziona meglio è il rilascio scalare: il blocco si riduce in tre tappe, per esempio al 90 per cento a novanta giorni, al 75 per cento a sessanta e al numero nominato a trenta. L’organizzatore accetta volentieri perché non paga penale su ciò che rilascia in anticipo, e tu recuperi camere quando sono ancora vendibili.
Va anche gestito il momento del rilascio, che nella pratica non avviene da solo. Metti un promemoria operativo per ogni blocco attivo tre giorni prima della data di rilascio: se le camere non vengono liberate a mano nel PMS, restano bloccate. È la causa più frequente di camere invendute su date piene negli hotel con molti gruppi.
Il rilascio che arriva dopo la finestra di vendita
La data di rilascio viene quasi sempre negoziata guardando le esigenze dell organizzatore, che vuole tempo per raccogliere le adesioni, e mai la curva di prenotazione dell hotel. Il risultato è che il blocco si libera quando la domanda individuale su quella data è già passata, e le camere restituite sono camere invendibili. Prima di firmare, guarda a quanti giorni dall arrivo entra storicamente il grosso del tuo transient su date simili, e fissa il rilascio prima di quel punto. Se l organizzatore non lo accetta, la contropartita è una caparra più alta, non una data più vicina.
Da non confondere con
La data di rilascio non è il release period dell’allotment. Il release period è ricorrente e vale per tutte le date di un contratto continuativo con un intermediario; la data di rilascio riguarda un singolo blocco su date specifiche.
Non è neppure il termine di consegna della rooming list, anche se spesso coincidono nei contratti. Sono due obblighi distinti e conviene tenerli separati: la lista può arrivare dopo, il rilascio delle camere non nominate no.