Wash factor
Fattore di erosione · Group wash
La quota di un blocco di gruppo che statisticamente non verrà utilizzata. Si stima sullo storico per tipologia di gruppo e serve a decidere quante camere bloccare davvero e come inserire il gruppo nel forecast.
Che cos’è
I blocchi di gruppo non si riempiono mai del tutto. L’organizzatore chiede sempre un margine di sicurezza, i partecipanti prenotano meno del previsto, qualcuno si organizza per conto suo, qualcuno arriva un giorno dopo. Il wash factor è la misura di questa erosione fisiologica, ed è il numero che ti permette di non fare due errori simmetrici: bloccare tutte le camere richieste e restare vuoto, oppure rifiutare il gruppo per un ingombro che non ci sarà.
La differenza rispetto all’attrition è netta e va tenuta a mente: il wash è una previsione tua, l’attrition è una clausola contrattuale. Il wash lo usi prima, per decidere; l’attrition la usi dopo, per fatturare.
L’erosione dipende quasi interamente dalla tipologia di gruppo, molto più che dalla stagione o dall’hotel. Chi prenota le camere, chi paga, quanto è vincolante l’iscrizione: sono queste tre cose a determinare quanto un blocco si sgonfia.
Come si calcola
Il calcolo va fatto in camere-notte e per tipologia di gruppo, su almeno una ventina di eventi passati. La media di casa è inutile: mescola incentive che non erodono nulla e congressi associativi che erodono un terzo.
Come cambia l’erosione fra le tipologie di gruppo
| Tipologia di gruppo | Erosione attesa |
|---|---|
| Incentive con lista nominativa già chiusa | quasi nulla |
| Meeting aziendale, camere pagate dall azienda | bassa |
| Serie tour operator su allotment | media |
| Blocco matrimonio, prenotazione individuale degli invitati | alta |
| Congresso associativo, iscrizione volontaria | molto alta |
| Evento sportivo, squadre e accompagnatori | molto alta |
L’ordine è stabile e discende dalle tre domande di prima: chi prenota, chi paga, quanto vincola l’iscrizione. I valori da mettere accanto a ciascuna riga sono i tuoi, calcolati sugli eventi che hai gestito davvero: venti eventi contati in casa valgono più di qualunque elenco preso in prestito.
Hotel 150 camere, congresso associativo su 2 notti
- Camere richieste dall organizzatore per notte
- 90
- Notti
- 2
- Blocco lordo B
- 180 camere-notte
- Erosione storica per congressi associativi w
- 26%
- Camere-notte attese
- 180 x 0,74 = 133
- Camere per notte attese
- 67
- Blocco caricato nel PMS
- 90 per notte, forecast e displacement calcolati su 67
- Camere lasciate al transient nel forecast
- 150 – 67 = 83 invece di 60
- Sulle 23 camere di differenza, a un ADR transient di 142 EUR, sono 3.266 EUR per notte e 6.532 sulle due notti
Come si usa
Il wash entra in tre decisioni. Nel forecast, dove il gruppo va inserito al netto: mettere il blocco lordo significa prevedere una saturazione che non arriverà e chiudere le tariffe basse per niente. Nel calcolo dello spiazzamento, dove il costo del gruppo va misurato sulle camere che occuperà davvero, non su quelle che ha chiesto. E nel tetto sui gruppi, che si costruisce sulle camere attese.
Attenzione a un dettaglio operativo che cambia tutto: nel PMS il blocco resta caricato al lordo, perché contrattualmente quelle camere sono impegnate. È il forecast e la disponibilità al transient a lavorare sul netto. Molti sistemi permettono di gestire questa doppia lettura; dove non è possibile, si tiene il conteggio a parte e si rivede a ogni riunione settimanale.
Come si costruisce lo storico, lunedì mattina: prendi gli ultimi due anni di gruppi, per ciascuno registra camere-notte bloccate, camere-notte a pickup finale e tipologia, e calcola la media per tipologia. Bastano venti eventi per avere un numero utilizzabile, e quel numero vale più di qualunque valore preso da un libro.
Il wash applicato al gruppo che non erode
Applicare un fattore medio a tutti i gruppi è pericoloso in una direzione precisa. Se scali del 25 per cento un incentive con rooming list già consegnata e camere pagate dall azienda, quel gruppo arriverà al cento per cento e tu avrai venduto al transient camere che non avevi. La regola: il wash si applica solo dove chi prenota è diverso da chi paga e l adesione è volontaria. Dove esiste già una lista nominativa, l erosione è quasi zero e il blocco va preso per quello che è.
Da non confondere con
Il wash factor non è il tasso di cancellazione. La cancellazione riguarda prenotazioni individuali confermate che cadono; il wash riguarda camere bloccate che non diventano mai prenotazioni. Sono due fenomeni diversi con dinamiche temporali diverse: la cancellazione si distribuisce lungo tutto il periodo, il wash si concentra intorno alla data di rilascio del blocco.
Non è neanche l’attrition, che è la sua controparte contrattuale. Un blocco può avere un wash del 26 per cento e una penale pari a zero, se la soglia contrattuale era fissata al 74 per cento.