Tentative e definite
Opzione e conferma
I due stati principali di una trattativa di gruppo: l'opzione, in cui le camere sono trattenute senza impegno contrattuale, e la conferma, in cui esiste un contratto firmato. La differenza determina come il gruppo entra nel forecast.
Che cos’è
Una trattativa di gruppo attraversa stati successivi, e ognuno vale un numero diverso nel forecast. Il contatto iniziale è solo una richiesta. L’opzione è una trattenuta di camere con una scadenza: l’albergo non vende, il cliente non firma. La conferma è il contratto controfirmato, con caparra o garanzia. In coda ci sono i due esiti negativi, la perdita a favore di un concorrente e la cancellazione dopo la firma, che vanno registrati separatamente perché dicono cose diverse.
Il problema nasce nel mezzo. L’opzione è comoda per tutti e per questo si moltiplica: gli organizzatori opzionano tre alberghi per la stessa data, i commerciali accumulano opzioni perché fanno sembrare pieno il portafoglio, e alla fine l’albergo ha metà maggio bloccato da trattative che si concluderanno per un terzo. Se quelle camere entrano nel forecast al valore pieno, il sistema chiude le tariffe basse su date che poi restano vuote.
La soluzione non è rifiutare le opzioni, che sono un passaggio necessario della vendita congressuale, ma dare a ciascuna un peso derivato dallo storico e una scadenza vera.
Come si calcola
Le probabilità si ricavano dal proprio storico contando quante trattative per stato si sono chiuse negli ultimi due anni, non da valori di manuale. Variano molto per tipologia di cliente: un cliente ricorrente che opziona le stesse date di ogni anno converte quasi sempre, una richiesta arrivata da un portale di preventivi quasi mai.
Ordine dei pesi per stato della trattativa
| Stato della trattativa | Peso nel forecast |
|---|---|
| Richiesta ricevuta, offerta non ancora inviata | Il più basso della scala |
| Offerta inviata, nessuna opzione | Basso, sale solo se il cliente risponde |
| Opzione con data di scadenza | Intermedio, attorno a una trattativa su due |
| Opzione di cliente ricorrente | Alto: la ricorrenza pesa più dello stato formale |
| Contratto inviato in attesa di firma | Alto, manca solo la firma |
| Definite con caparra incassata | Quasi pieno: resta il rischio di cancellazione dopo la firma |
Portafoglio gruppi di maggio, hotel 180 camere
- Camere-notte confermate con caparra
- 1.320, peso 0,97
- Camere-notte con contratto inviato
- 260, peso 0,82
- Camere-notte in opzione datata
- 540, peso 0,50
- Camere-notte in offerta senza opzione
- 700, peso 0,28
- Attese da confermate
- 1.280
- Attese da contratti inviati
- 213
- Attese da opzioni
- 270
- Attese da offerte
- 196
- Totale camere-notte di gruppo nel forecast
- 1.959
- Somma grezza di tutti gli stati
- 2.820, cioè il 44% in più del realistico
Come si usa
La regola operativa è che solo il confermato decurta la disponibilità reale, mentre l’opzione entra nel forecast al suo peso e resta visibile al commerciale come prelazione. Tecnicamente significa caricare le opzioni come blocchi di cortesia e non come blocchi fermi, e tenere la disponibilità dell’albergo allineata al confermato.
Ogni opzione deve avere tre cose scritte: la data di scadenza, il diritto di prelazione con un termine di risposta di ventiquattro o quarantotto ore, e la decadenza automatica alla scadenza. Un’opzione senza data non è un’opzione, è una camera regalata a tempo indeterminato.
Da fare lunedì: stampa tutte le opzioni scadute o in scadenza entro quindici giorni e chiudile una per una, con una telefonata che chiede una decisione. La metà si trasformerà in conferme o in rinunce esplicite, e nell’uno e nell’altro caso avrai un forecast più vero.
Le opzioni eterne che bloccano le date migliori
Il portafoglio gruppi di quasi ogni albergo congressuale contiene opzioni prese otto mesi fa, mai scadute e mai richiamate, spesso sulle date di maggiore domanda perché quelle sono le date che tutti chiedono. Bloccano camere, gonfiano il ritmo apparente e fanno chiudere tariffe che andavano tenute aperte. La contromisura è banale e quasi nessuno la applica: nessuna opzione senza data di scadenza nel gestionale, e revisione settimanale delle scadenze in riunione.
Da non confondere con
La distinzione fra opzione e conferma non coincide con quella fra blocco di cortesia e blocco fermo, anche se le due cose si sovrappongono spesso. La prima descrive lo stato commerciale della trattativa, la seconda il modo in cui le camere sono caricate nel gestionale. Un gruppo confermato caricato come cortesia è un rischio di vendita doppia; un’opzione caricata come blocco fermo è ricavo perso in silenzio.