Group ceiling
Tetto gruppi
Il numero massimo di camere che l'albergo accetta di vendere a gruppi in una determinata notte. Si ricava dalla domanda individuale attesa per quella notte, non da una percentuale fissa dell'inventario.
Che cos’è
Il tetto gruppi è una risposta a un problema di velocità. L’analisi di spiazzamento è il metodo corretto, ma richiede mezz’ora per ogni richiesta e il commerciale deve rispondere in giornata, spesso di sabato, spesso senza il revenue manager in ufficio. Il tetto è quella stessa analisi fatta una volta sola per tutte le date del calendario e ridotta a un numero per notte: fino a questa quantità puoi trattare da solo, oltre si passa dall’analisi.
La forma è quella di un limite di prenotazione applicato a un segmento, ma l’uso è commerciale. Non serve a rifiutare gruppi: serve a stabilire in anticipo dove i gruppi sono i benvenuti e dove costano. Su un albergo congressuale con stagionalità marcata il tetto varia dal cento per cento delle camere in gennaio allo zero sui sabati di maggio, e questa variazione è tutta l’informazione che contiene.
Come si calcola
Il termine da capire è il secondo. Non è tutta la domanda individuale attesa, ma solo quella parte che paga più di quanto rende una camera di gruppo al netto dei costi variabili e del ricavo accessorio. Se il gruppo ti lascia 90 euro netti a camera, la domanda individuale che comprerebbe a 70 non va protetta: quella la puoi spiazzare volentieri.
La riserva serve perché la previsione sbaglia. Un valore ragionevole è mezza deviazione standard dell’errore storico di previsione su quel giorno della settimana, che in pratica vale fra il tre e il sei per cento delle camere. Sulle date critiche si alza, sulle date deboli si può azzerare.
Hotel 200 camere, tetto per tipologia di notte
- Contributo netto per camera di gruppo
- 90 EUR
- Martedì di novembre, domanda individuale attesa sopra 90 EUR
- 95 camere
- Riserva
- 6 camere
- Venerdì di aprile, domanda individuale attesa sopra 90 EUR
- 148 camere
- Riserva
- 10 camere
- Sabato di maggio con fiera in città, domanda attesa sopra 90 EUR
- 205 camere
- Tetto gruppi martedì
- 200 – 95 – 6 = 99 camere
- Tetto gruppi venerdì
- 42 camere
- Tetto gruppi sabato
- 0 camere
- Regola operativa: sotto il tetto risponde il commerciale, sopra il tetto si fa il displacement
Come si usa
Il tetto si costruisce due volte l’anno e si rivede ogni mese sulle date entro i novanta giorni, quando la previsione diventa affidabile. Va pubblicato in una tabella che il commerciale ha sotto gli occhi, con tre colonne: data, camere disponibili per gruppi, tariffa minima accettabile. Senza la terza colonna il tetto diventa una autorizzazione a vendere al prezzo che capita.
Il tetto non è mai un divieto assoluto. Un gruppo che porta due giornate di sale, due cene e cinquanta coperti di pranzo può giustificare lo sforamento: in quel caso l’analisi si fa e il tetto serve solo a stabilire chi deve firmare la deroga.
Il tetto in percentuale fissa
La regola più diffusa e più dannosa è il trenta per cento di camere ai gruppi tutto l’anno. In bassa stagione quel tetto rifiuta gruppi che porterebbero margine puro su camere altrimenti vuote, e in alta stagione ne accetta sessanta in una notte che si riempirebbe da sola a tariffe doppie. Una percentuale costante applicata a una domanda che varia del quadruplo fra gennaio e maggio è un modo elegante di sbagliare in tutte e due le direzioni.
Da non confondere con
Il tetto gruppi non è un livello di protezione nel senso classico del revenue management. Il livello di protezione riserva camere alla domanda alta e vale su tutti i canali e i segmenti; il tetto gruppi è un limite dedicato a un segmento che si negozia, con dentro anche considerazioni di ricavo accessorio e di operatività che un limite di prenotazione non contiene.
Non va confuso nemmeno con la capacità congressuale. Un albergo può avere sale per quattrocento persone e un tetto gruppi di quaranta camere: sono due vincoli diversi, e il più stretto dei due decide quanti eventi puoi ospitare davvero.