Rooming list
Lista nominativi
L'elenco dei partecipanti di un gruppo con la loro assegnazione alle camere, consegnato entro la data di rilascio del blocco. È il documento che trasforma camere trattenute in prenotazioni reali.
Che cos’è
Fino alla rooming list il blocco è una promessa: camere impegnate, nessun nome, nessuna prenotazione. Con la lista quelle camere diventano prenotazioni individuali con arrivo, partenza e ospite, e la parte non nominata torna in vendita. È il momento in cui si scopre quanto vale davvero un gruppo, ed è per questo che la data di consegna è la clausola più importante del contratto dopo la tariffa.
Ha anche una funzione che negli alberghi si sottovaluta: è il primo dato affidabile sul numero di persone. Le camere si sanno da mesi, le persone si sanno solo con la lista, e sulle persone si dimensionano colazione, pause, pranzi e personale di sala. Una lista consegnata tre giorni prima invece di quindici costa in acquisti sbagliati e turni mal pianificati.
Come si calcola
Il numero di camere non si deduce dal numero di partecipanti senza conoscere il mix. Un gruppo di 96 persone occupa 96 camere se tutti vogliono la singola e 52 se la maggior parte condivide: la differenza è del quarantacinque per cento sull’inventario impegnato ed è la stessa differenza sul ricavo, perché la doppia si vende con un supplemento e non al doppio.
Congresso associativo, lista consegnata a 20 giorni dall arrivo
- Partecipanti in lista P
- 96
- Camere in uso singolo
- 44
- Camere in uso doppio
- 26, per 52 persone
- Camere bloccate a contratto
- 84
- Notti
- 3
- Camere necessarie N
- 70
- Indice di occupazione
- 96 / 70 = 1,37
- Camere restituite alla vendita individuale
- 14 per notte
- Camere-notte recuperate
- 42
- Valore a un ADR transient di 119 EUR
- 4.998 EUR
- Persone a colazione da pianificare
- 96 invece delle 84 stimate sulle camere
Come si usa
La rooming list si gestisce come una scadenza, non come una cortesia. Il contratto deve indicare la data, il formato e la conseguenza del ritardo: alla data stabilita le camere non nominate rientrano in vendita in automatico, senza altra comunicazione. Se la clausola manca, l’organizzatore consegna quando gli fa comodo e tu tieni ferme camere che non venderai più.
Il formato conta più di quanto sembri. Servono cognome, nome, tipologia, data di arrivo e di partenza per ogni riga, e soprattutto chi paga cosa: camera all’azienda ed extra all’ospite è la combinazione più frequente e la più sbagliata in fase di check-out. Un modello di file inviato al momento della firma, con le colonne già impostate, elimina il novanta per cento dei problemi.
Da fare lunedì mattina: estrai i gruppi in arrivo nei prossimi trenta giorni e verifica quali non hanno ancora consegnato la lista. Per ognuno confronta le camere nominate con quelle bloccate e libera subito la differenza, invece di aspettare la data di rilascio formale.
La lista che arriva e non viene confrontata con il blocco
La lista arriva, il ricevimento la carica, le camere in eccesso restano bloccate. È la perdita di ricavo più stupida del ciclo gruppi, perché le camere sono vendibili, la domanda c’è e nessuno le ha rimesse in vendita. Il caricamento della lista deve avere un secondo passaggio obbligatorio: confrontare le camere nominate con quelle bloccate, ridurre il blocco alla differenza e comunicarlo a chi gestisce le tariffe lo stesso giorno.
Da non confondere con
La rooming list non è la lista dei partecipanti all’evento. Quella comprende anche chi non dorme in albergo e serve al banqueting; la rooming list riguarda solo chi occupa una camera. Nei congressi associativi le due liste possono differire del cinquanta per cento, e usare l’una al posto dell’altra sbaglia contemporaneamente il forecast camere e i numeri della ristorazione.