Actual
Consuntivo
Il dato consuntivo di un periodo chiuso, cioè quello che è realmente accaduto dopo il night audit e la riconciliazione contabile. È il riferimento contro cui si misurano budget, forecast e anno precedente.
Che cos’è
L’actual è il consuntivo. Nel ciclo di lavoro del revenue management è il punto fermo: budget e forecast sono ipotesi, il pace è un segnale, l’actual è l’unico dato che non cambia più. Su di esso si costruiscono lo storico, i modelli di previsione e i giudizi sulla gestione.
La sua qualità determina la qualità di tutto il resto. Un forecast si costruisce sugli actual degli anni precedenti; se quegli actual sono sporchi, l’errore si propaga per anni senza che nessuno lo veda. È il motivo per cui il lavoro noioso di riconciliazione contabile è in realtà lavoro di revenue management.
Come si usa
L’actual diventa disponibile a livelli successivi di affidabilità. Il giorno dopo, dal night audit, hai camere vendute, ADR e ricavo camere: sono già utilizzabili per il pricing. Dopo tre-cinque giorni dalla chiusura del mese hai i ricavi per reparto riconciliati. Dopo dieci-quindici giorni hai i costi e quindi GOP e GOPPAR. Chi aspetta il bilancio definitivo per guardare i numeri arriva sempre troppo tardi per fare qualcosa.
Il confronto standard è a quattro colonne: actual, budget, forecast dell’ultimo aggiornamento, actual dell’anno precedente. Le quattro colonne rispondono a quattro domande diverse. Contro il budget: stiamo mantenendo la promessa. Contro il forecast: sappiamo prevedere. Contro l’anno prima: stiamo crescendo. La quarta domanda, stiamo crescendo quanto il mercato, richiede i dati del comp set.
Chiusura di settembre in un 4 stelle da 100 camere
- occupazione actual
- 81,3%
- occupazione budget
- 79,0%
- occupazione forecast a 30 giorni
- 82,5%
- occupazione anno precedente
- 78,1%
- ADR actual
- 143,20 EUR
- ADR budget
- 148,00 EUR
- ADR forecast
- 145,00 EUR
- ADR anno precedente
- 134,60 EUR
- RevPAR actual
- 116,42 EUR
- var vs budget
- -0,45%
- var vs forecast
- -2,7%
- var vs anno precedente
- +10,8%
Come si legge
L’esempio mostra la lettura tipica. Rispetto al budget il mese è in linea, e ci si potrebbe fermare qui. Guardando le altre colonne si scopre che il forecast era più ottimista del risultato e che la crescita sull’anno prima viene tutta dal prezzo, mentre il budget chiedeva un ADR ancora più alto. Sono tre informazioni diverse che il solo scostamento da budget non dava.
Da fare lunedì: archivia ogni mese un file con actual, budget, forecast a 30 e 60 giorni e anno precedente per le sei metriche principali. Costa dieci minuti e in due anni diventa la base su cui si costruisce un budget credibile.
L'errore tipico: actual che cambiano dopo la chiusura
Storni tardivi, fatture di gruppo emesse settimane dopo, commissioni contabilizzate a due mesi: in molti alberghi italiani il ricavo di un mese continua a muoversi per un trimestre. Il risultato è che lo storico su cui costruisci i forecast non coincide con i numeri che avevi visto. Fissa una data di chiusura oltre la quale l’actual non si tocca più e le rettifiche vanno nel mese corrente, altrimenti nessuna serie storica è affidabile.
Da non confondere con
L’actual non è l’incassato: un soggiorno di luglio pagato a febbraio è ricavo di luglio e incasso di febbraio. E non è l’on the books a consuntivo del giorno, che è una fotografia in tempo reale ancora soggetta a no-show, walk-in e modifiche fino alla mezzanotte.