Budget
Budget alberghiero · Piano annuale
Il piano economico dell'anno approvato dalla proprietà, articolato per mese, reparto e segmento. Una volta approvato non si cambia: resta il metro di paragone fisso contro cui si misurano forecast e consuntivi.
Che cos’è
Il budget è la promessa che la direzione fa alla proprietà per l’anno successivo. Si costruisce fra settembre e novembre, si approva a dicembre e da gennaio diventa un numero fisso. La sua caratteristica essenziale è proprio questa: non si aggiorna. Se lo aggiornassi, non avresti più un metro di paragone e nessuno saprebbe più se l’anno sta andando bene.
Questa rigidità è anche il suo limite. Un budget scritto a ottobre lavora con informazioni vecchie di sei-quindici mesi rispetto ai fatti che deve prevedere. Per questo il budget non è uno strumento operativo: non ci si gestisce un albergo, ci si giudica un anno. Lo strumento operativo è il forecast, che si aggiorna ogni mese.
Nel ciclo di lavoro i quattro numeri hanno ruoli diversi e complementari. Il budget è l’obiettivo fisso, il forecast è la previsione aggiornata, l’actual è quello che è successo, il pace è il segnale anticipato che dice se il forecast va corretto. Chi ne usa uno solo lavora al buio.
Come si calcola
Un budget alberghiero serio si costruisce dal basso, in questo ordine. Si parte dalle camere disponibili mese per mese, tenendo conto di chiusure e ristrutturazioni previste. Si stima l’occupazione per segmento partendo dallo storico depurato e dagli indici di stagionalità. Si stima l’ADR per segmento, distinguendo gli aumenti di prezzo dagli effetti di mix. Si moltiplica per ottenere il ricavo camere. Si aggiungono i ricavi accessori con le rispettive spese medie per camera occupata. Poi si costruiscono i costi, separando fissi e variabili, e si arriva al GOP.
Il budget va scritto anche in termini di ipotesi esplicite: quante camere di gruppo, quali fiere, quale peso del diretto, quale inflazione sui costi. Senza le ipotesi, a giugno nessuno sa più perché il numero era quello e la discussione sullo scostamento diventa impossibile.
Costruzione del budget di maggio in un 4 stelle da 100 camere
- camere disponibili
- 3.100
- corporate: 980 camere a 132,00 EUR
- 129.360 EUR
- leisure diretto: 640 camere a 158,00 EUR
- 101.120 EUR
- leisure OTA: 720 camere a 149,00 EUR
- 107.280 EUR
- gruppi: 310 camere a 104,00 EUR
- 32.240 EUR
- camere vendute budget
- 2.650
- ricavo accessorio budget
- 68.000 EUR
Come si usa
Il budget si usa in tre momenti. A inizio anno, per fissare le tariffe di partenza e i target per canale. Ogni mese, per confrontare l’actual e capire dove si è deviato e perché. A fine anno, per giudicare la gestione e costruire il budget successivo.
Il confronto mensile va fatto sempre in tre pezzi, non in blocco: scostamento di volume, scostamento di prezzo, scostamento di mix. Sono tre problemi diversi con tre rimedi diversi, e il totale non dice quale dei tre si è verificato.
Da fare lunedì: prendi lo scostamento di ricavo camere del mese appena chiuso e scomponilo. Moltiplica la differenza di camere vendute per l’ADR di budget, poi la differenza di ADR per le camere vendute effettive. La somma dei due spiega quasi tutto lo scostamento, e il residuo è l’effetto mix.
L'errore tipico: budget costruito con una percentuale sul totale
Il budget fatto prendendo l’anno in corso e aggiungendo il 5% è la prassi più diffusa nell’albergheria italiana ed è quella che rende inutile tutto l’esercizio. Non tiene conto del fatto che agosto è già al 96% e non ha spazio per crescere di volume, che il corporate sta calando strutturalmente, che due contratti scadono a marzo. A giugno lo scostamento c’è ma nessuno sa da dove viene, e il budget viene semplicemente ignorato per il resto dell’anno.
Da non confondere con
Il budget non è il forecast. Il budget è fisso e serve a giudicare, il forecast si aggiorna e serve a decidere. Confonderli produce il danno peggiore: aggiornare il budget quando si capisce che non si raggiunge, così l’anno finisce sempre in linea con il piano e nessuno impara nulla. E non è il target commerciale del venditore, che è spesso più ambizioso per costruzione.