Forecast
Previsione · Proiezione
La previsione aggiornata di come chiuderà un periodo, costruita sommando alle prenotazioni già acquisite la domanda ancora attesa. Si rivede almeno ogni mese e guida tutte le decisioni operative.
Che cos’è
Il forecast è la risposta alla domanda: dato quello che vedo oggi, come chiuderà questo mese. È lo strumento centrale del lavoro quotidiano del revenue manager, perché è l’unico numero che tiene insieme il passato, il presente delle prenotazioni acquisite e l’attesa sul futuro.
La differenza con il budget è di natura, non di precisione. Il budget è un impegno fisso preso a ottobre; il forecast è una previsione che cambia ogni settimana perché entrano dati nuovi. Un forecast che coincide sempre con il budget non è un forecast, è una dichiarazione di lealtà.
Il forecast serve a tre destinatari diversi con orizzonti diversi. Al front office e all’housekeeping servono i prossimi 14 giorni, per i turni. Al revenue manager servono i prossimi 90-120 giorni, per il pricing. Alla direzione serve la proiezione a fine anno, per capire se il budget regge e se servono azioni straordinarie.
Come si calcola
Il metodo base è additivo: si prende l’on the books alla data di oggi e si aggiunge il pickup storico osservato nello stesso numero di giorni residui negli anni precedenti, corretto per il ritmo attuale. Il metodo moltiplicativo usa invece la percentuale di riempimento tipica a quella distanza dall’arrivo. Il primo funziona meglio in bassa stagione e su date con poca domanda, il secondo in alta stagione e su date che si riempiono sempre.
Le cancellazioni vanno sempre sottratte esplicitamente, con un tasso stimato per segmento e per canale e misurato sul proprio storico. Le prenotazioni flessibili intermediate cancellano molte volte più di quelle dirette non rimborsabili, e lo scarto fra i due tassi è quasi sempre di un ordine di grandezza: un forecast che usa un tasso medio unico sbaglia in modo sistematico proprio sulle date che contano.
Forecast di agosto costruito il 12 giugno in un hotel da 90 camere
- camere disponibili
- 2.790
- on the books al 12 giugno
- 1.640 camere
- pickup medio storico dai 50 giorni residui
- 780 camere
- correzione per pace superiore del 9%
- +70 camere
- pickup atteso
- 850 camere
- cancellazioni attese sul portafoglio
- 12,5% di 1.640 = 205 camere
- ADR on the books
- 151,00 EUR
- ADR atteso sul pickup
- 138,00 EUR
- camere vendute forecast
- 2.285
- occupazione forecast
- 81,9%
- ADR forecast
- 146,16 EUR
- RevPAR forecast
- 119,71 EUR
Come si usa
Il forecast si usa per decidere il prezzo e per allocare le risorse. Se il forecast di una data supera il 92% con 40 giorni di anticipo, si chiudono le tariffe basse e si alzano i gradini; se sta 15 punti sotto lo stesso periodo dell’anno scorso, si aprono canali e si valuta una promozione mirata.
La disciplina che fa la differenza è misurare l’errore. Ogni mese, dopo la chiusura, si confronta il forecast fatto a 30, 60 e 90 giorni con l’actual e si calcola lo scarto. Un revenue manager che non conosce il proprio errore medio non sa quanto fidarsi delle proprie previsioni.
Da fare lunedì: congela il forecast a 30 giorni di ogni mese in un foglio a parte e confrontalo con il consuntivo. Dopo sei mesi hai il tuo profilo di errore, e scoprirai quasi certamente di essere sistematicamente ottimista o pessimista su certi mesi. Correggere quel bias vale più di qualunque modello nuovo.
L'errore tipico: forecast che insegue il budget
Quando il forecast dice che il mese chiuderà 40.000 euro sotto il budget, la tentazione è di scriverlo in linea e sperare nel pickup. È l’errore più costoso che si possa fare, perché toglie alla direzione le settimane in cui si poteva ancora reagire. Il forecast deve dire quello che vede, anche quando è una brutta notizia: proprio quando è una brutta notizia serve a qualcosa.
Da non confondere con
Il forecast non è l’on the books, che è solo la prima delle sue componenti e per definizione sottostima le date lontane. E non è il pace, che confronta il ritmo di prenotazione con un riferimento: il pace è un segnale di input al forecast, non una previsione. Il forecast è un numero di arrivo, il pace è un indicatore di direzione.