PMS
Property Management System · Gestionale alberghiero
Il gestionale che tiene il registro operativo dell'albergo: anagrafica delle camere, prenotazioni, arrivi e partenze, conti degli ospiti, fatturazione e chiusura giornaliera. È il luogo dove il dato nasce.
Che cos’è
Il PMS è nato come registro di ricevimento informatizzato e questa origine si vede ancora. Il suo compito è sapere in ogni istante chi occupa quale camera, quanto ha speso, che cosa deve ancora pagare e come si chiude la giornata contabile. Tutto il resto, pricing compreso, gli è stato aggiunto sopra in un secondo momento.
Per il revenue management il PMS conta per una ragione precisa: è la fonte primaria del dato. Ogni prenotazione, ogni cancellazione, ogni cambio camera, ogni notte addebitata passa da lì. L’RMS, la business intelligence, i report di produzione, il conto economico gestionale: tutti leggono a valle. Se il dato viene registrato male al ricevimento, nessuno strumento a valle lo aggiusta. Vale la pena ripeterlo perché è la causa più frequente dei numeri che non tornano fra due sistemi dello stesso albergo.
Un PMS moderno gestisce anche il rate code e il rate plan, cioè la struttura tariffaria vera e propria, la disponibilità per tipologia di camera, la gestione dei gruppi con i relativi blocchi, e produce la chiusura notturna che congela i numeri della giornata. Alcuni includono un modulo di pricing dinamico: è quasi sempre un motore molto più semplice di un RMS dedicato, utile per strutture piccole e insufficiente per chi ha segmentazione articolata o gruppi.
Come si usa
Il lavoro di revenue sul PMS è un lavoro di configurazione, non di uso quotidiano. Tre cose vanno messe a posto una volta e controllate ogni trimestre.
- Le tipologie di camera: devono corrispondere a quelle che vendi, non alla planimetria. Se hai venti camere che chiami doppie ma sei sono senza finestra, quelle sei sono un’altra tipologia, altrimenti falsano il prezzo medio e generano reclami.
- I codici tariffa: ogni rate code deve essere associato in modo univoco a un segmento. Un codice usato per due segmenti diversi rende impossibile qualunque analisi di business mix.
- Le camere fuori servizio: vanno registrate come tali e escluse dalle camere disponibili, altrimenti l’occupazione risulta più bassa di quella reale e il RevPAR pure.
Lunedì mattina, esercizio da mezz’ora: estrai le prenotazioni degli ultimi trenta giorni con il campo segmento vuoto o impostato sul valore predefinito. Se sono più del 5 per cento del totale, hai un problema di formazione al ricevimento che rende inaffidabile ogni forecast per segmento.
Hotel 120 camere, effetto delle camere fuori servizio
- Camere fisiche
- 120
- Camere fuori servizio per rifacimento bagni
- 9
- Camere vendute nel mese
- 2.480
- Occupazione calcolata su 120 camere
- 66,7%
- Occupazione calcolata su 111 camere disponibili
- 72,1%
- Differenza
- 5,4 punti di occupazione
- Lo stesso mese sembra debole o buono a seconda di come è configurato il PMS
Il campo note al posto dei campi veri
L’abitudine più dannosa che si trova nei gestionali alberghieri è scrivere nelle note quello che dovrebbe stare in un campo strutturato: il motivo del soggiorno, l’azienda di riferimento, la promozione applicata, l’accordo commerciale. Il campo note non è leggibile da nessun sistema a valle e non entra in nessun report. Ogni informazione che vuoi ritrovare in un’analisi deve stare in un campo con valori chiusi. Se il campo non esiste, si chiede al fornitore di crearlo o si riusa un campo esistente con una convenzione scritta e condivisa, non si lascia decidere a chi digita.
Da non confondere con
La divisione del lavoro con l’RMS è netta sulla carta e confusa nella pratica. Il PMS registra i fatti e li conserva; l’RMS li interpreta e propone decisioni. Il PMS sa che il 14 giugno hai 62 camere occupate; l’RMS sa che il 14 giugno ne venderesti 104 se le avessi. Il prezzo, però, deve tornare a vivere dentro il PMS, perché è lì che si emette la fattura: per questo l’integrazione fra i due deve essere bidirezionale e non un semplice travaso notturno.
Il PMS non è nemmeno il CRS. Il CRS è il sistema di prenotazione centrale, che tiene il magazzino tariffario per tutti i canali e serve soprattutto alle catene; nelle strutture indipendenti la sua funzione la svolgono, divisa in due, il PMS e il channel manager.