Attrition
Erosione blocco · Attrition clause
La clausola contrattuale che stabilisce quale quota di un blocco di gruppo può restare invenduta senza penale, e quanto si paga per la parte sotto quella soglia. È il modo in cui il rischio di erosione viene diviso fra hotel e organizzatore.
Che cos’è
Quando blocchi ottanta camere per un congresso stai togliendo quelle camere dal mercato per mesi. Se poi il gruppo ne usa cinquantadue, hai rifiutato domanda transient per ventotto camere che restano vuote. La clausola di attrition è lo strumento contrattuale che ti fa recuperare almeno una parte di quella perdita.
La struttura standard è a soglia. Il contratto dice che il gruppo si impegna a utilizzare almeno una percentuale del blocco, tipicamente l’80 per cento, e che sotto quella soglia pagherà una penale. La soglia si alza man mano che il gruppo diventa prevedibile: più bassa sui congressi associativi, dove l’adesione è volontaria e incerta, più alta sui meeting aziendali, altissima sugli incentive con lista nominativa già definita, dove chi parte è noto in anticipo.
La cosa importante da capire è che l’attrition non è un modo per fare soldi sui gruppi: è un modo per allineare gli incentivi. Un organizzatore che non paga nulla per il blocco inutilizzato chiederà sempre più camere di quelle che gli servono, perché non gli costa niente. Con una clausola di attrition scritta bene chiede il numero giusto, ed è questo il vero beneficio.
Come si calcola
Il coefficiente r merita attenzione. Molti contratti applicano il 100 per cento della tariffa, il che è difficile da difendere in trattativa perché la camera non è stata occupata e quindi non hai sostenuto i costi variabili. Il valore corretto è il margine di contribuzione, cioè la tariffa meno il costo variabile per camera occupata: in pratica fra il 75 e il 90 per cento della tariffa in un albergo con colazione. Scriverlo così rende la clausola molto più accettabile e molto più facile da riscuotere.
Va anche scritto come si contano le camere-notte utilizzate: se il gruppo tiene tutte le camere ma solo per due delle tre notti bloccate, l’erosione è sulla terza notte e va conteggiata.
Congresso medico, hotel 4 stelle, blocco su 3 notti
- Camere bloccate per notte
- 80
- Notti
- 3
- Camere-notte contrattate B
- 240
- Soglia contrattuale s
- 80%
- Soglia in camere-notte
- 192
- Camere-notte effettivamente utilizzate E
- 168
- Tariffa di gruppo f
- 128 EUR
- Costo variabile per camera occupata
- 24 EUR
- Coefficiente r sul margine di contribuzione
- 81%
- Scarto sotto soglia
- 192 – 168 = 24 camere-notte
- Penale
- 24 x 128 x 0,81 = 2.488 EUR
- Erosione totale rispetto al blocco
- 72 camere-notte, di cui 48 coperte dalla franchigia contrattuale
- Ricavo non recuperato
- 48 x 128 x 0,81 = 4.977 EUR
Come si usa
Tre cose da mettere in ogni contratto di gruppo, e sono le tre che mancano più spesso nei contratti italiani. La soglia in camere-notte e non in camere, per evitare la discussione sulle notti parziali. La data di rilascio del blocco, che deve precedere il momento in cui non riesci più a rivendere. La revisione intermedia, cioè una data a metà strada in cui l’organizzatore può ridurre il blocco senza penale: sembra una concessione ma è il modo migliore per liberare camere quando puoi ancora venderle.
In fase di riscossione, la regola operativa che funziona: se hai rivenduto le camere liberate, riduci o azzeri la penale e dillo. Costa poco, perché il ricavo l’hai comunque fatto, e vale moltissimo nella trattativa dell’anno successivo.
La clausola scritta e mai applicata
La clausola di attrition c è nel novanta per cento dei contratti e viene applicata nel dieci per cento dei casi. Il risultato è peggiore che non averla: l organizzatore impara che il blocco è gratis e l anno dopo chiede il venti per cento di camere in più, che tu togli dal mercato e poi non vendi. Se non hai intenzione di riscuoterla, meglio sostituirla con qualcosa che si applica da solo, cioè una caparra non rimborsabile proporzionata al blocco o un rilascio automatico progressivo delle camere non nominate.
Da non confondere con
L’attrition non è il wash factor. Il wash è la stima statistica di quanto un blocco si eroderà, e serve a te per decidere quante camere accettare e come fare il forecast; l’attrition è la clausola contrattuale che regola chi paga l’erosione. Il primo è previsione, il secondo è diritto.
Non è nemmeno la cancellazione del gruppo. La cancellazione riguarda l’intero evento e ha una scala di penali propria, di solito crescente con la vicinanza alla data; l’attrition riguarda un evento che si tiene ma più piccolo del previsto.