Allotment
Contingente · Allotment camere
Numero di camere riservate contrattualmente a un operatore per date determinate, che può confermare senza chiedere disponibilità. Restano bloccate per l'hotel fino alla conferma o al termine di rilascio.
Che cos’è
L’allotment è un contingente riservato. L’hotel mette da parte un certo numero di camere per un operatore, per un certo periodo, e quell’operatore può venderle e confermarle senza chiedere nulla. È un impegno reciproco: l’albergo garantisce la disponibilità, il partner si assume l’onere di riempirla e si prende il rischio di non riuscirci solo fino al termine di rilascio.
Nasce dal mondo dei tour operator, dove serviva certezza per costruire un pacchetto e stampare un catalogo. Regge ancora oggi negli alberghi stagionali, di montagna e di costa, dove una parte del riempimento è programmata mesi prima. Nelle strutture urbane a domanda individuale è invece in ritirata, sostituito da forme più flessibili come la vendita su richiesta o il contingente dinamico.
Il punto che quasi tutti sottovalutano è che l’allotment non è disponibilità in più: è disponibilità in meno. Finché quelle camere sono impegnate, il sistema non le offre agli altri canali. Un hotel di 120 camere con 25 camere in allotment ne vende 95, non 120, anche se l’allotment resta vuoto.
Come si calcola
Il dimensionamento si fa sul consuntivo dell’anno precedente, non sulle richieste dell’operatore. Serve il tasso di utilizzo per periodo, non la media annuale: un contratto che in agosto utilizza il 98% e in maggio il 34% va dimensionato in due modi diversi.
Hotel 140 camere, allotment estivo, stagione precedente
- Camere in allotment al giorno
- 20
- Giorni di contratto
- 180
- Camere notte messe a disposizione
- 3.600
- Camere notte confermate
- 2.892
- Camere notte rilasciate
- 708
- Camere notte rilasciate a meno di 14 giorni
- 291
- Camere notte rilasciate rivendute
- 417 su 708
- Tasso di utilizzo
- 80,3%
- Tasso di recupero del rilasciato
- 58,9%
- Camere notte perse
- 291
- Perdita al net ADR degli altri canali
- 291 x 104,60 EUR = 30.439 EUR
Come si usa
Il contingente va costruito a scalini, non piatto. Venti camere tutti i giorni per sei mesi è la forma più semplice da negoziare e la peggiore da gestire: nelle settimane centrali serve, nelle spalle blocca. Un contratto con dieci camere in maggio, venti in luglio e agosto, e dodici in settembre produce lo stesso volume con metà del rischio.
Lunedì mattina: estrai per l’ultima stagione, settimana per settimana, le camere in allotment e quelle effettivamente confermate. Le settimane con utilizzo sotto il 50% sono quelle da tagliare nel contratto successivo. Il taglio non riduce la produzione: le camere che l’operatore vendeva in quelle settimane le vende comunque, chiedendo disponibilità su richiesta.
L'errore tipico
Lasciare l’allotment aperto e collegato al channel manager senza controllarlo, e poi meravigliarsi che l’hotel risulti pieno a un’occupazione dell’82%. Le camere impegnate spariscono dalla vendita libera senza generare ricavo, e il report di occupazione non le distingue da quelle vendute. La disponibilità impegnata va monitorata ogni settimana in una riga separata, accanto alle camere vendute, altrimenti si prendono decisioni di prezzo su un quadro sbagliato.
Da non confondere con
Non è un blocco di gruppo. Il group block riguarda un evento specifico, con date definite, un referente e una data di scadenza; l’allotment è continuativo, si rinnova ogni giorno del periodo contrattato e non ha un singolo cliente dietro. Le tecniche di gestione sono diverse: il gruppo si valuta con un’analisi di spiazzamento sulle date, l’allotment con il tasso di utilizzo sulla stagione.