Gruppo
Group · Gruppi
Un insieme di camere impegnate con un unico accordo, di solito da dieci in su, con tariffa concordata e regole comuni di cancellazione e pagamento. Prenota con largo anticipo e occupa capacità prima di ogni altro segmento.
Che cos’è
Il gruppo è capacità venduta in blocco con un solo negoziato. È il segmento che arriva per primo: nel dataset pubblico di Antonio, de Almeida e Nunes del 2019, su 119.390 prenotazioni di due alberghi portoghesi, i gruppi hanno un anticipo mediano di 162 giorni contro i 58 delle OTA online e i 7 del corporate. Anche in Italia le serie di tour operator e i congressi si chiudono con sei mesi e più di anticipo.
Arrivare per primi significa comprare capacità quando l’albergo non sa ancora quanto varrà quella notte. È il vantaggio del gruppo e il rischio dell’albergo: si vende un sabato di giugno a 105 euro a gennaio perché il calendario è vuoto, e a maggio quel sabato vale 190. Lo stesso dataset mostra il rovescio della medaglia sul valore: 93 euro netti per prenotazione di gruppo contro 313 del diretto. Sono due strutture portoghesi e i valori assoluti non si trasferiscono, ma la forma sì: il gruppo compra presto e paga meno, e va accettato solo se quella capacità non troverebbe compratori migliori.
I gruppi italiani si dividono in tre famiglie con economie diverse. Le serie di tour operator, ricorrenti e a bassa tariffa, che riempiono le spalle di stagione. I gruppi ad hoc, sportivi, scolastici, religiosi, con margini ridotti ma ricavi di ristorazione. I gruppi MICE, i più redditizi, che portano sale e ristorazione.
Come si calcola
La valutazione corretta è per camera-notte e comprende quattro voci. La tariffa di gruppo. I ricavi accessori certi, cioè quelli contrattualizzati, non quelli sperati: nei gruppi leisure la voce che pesa è la ristorazione, e va contata al prezzo scritto nel contratto e al netto del suo costo diretto. Il costo variabile per camera. Il costo di spiazzamento, cioè il margine perso sul transient che quelle camere avrebbero ospitato, diviso per le camere-notte del gruppo.
Serie tour operator, 3 stelle da 80 camere sul lago di Garda, aprile
- camere del gruppo
- 22 per 3 notti = 66 camere-notte
- tariffa di gruppo
- 88 EUR
- mezza pensione contrattata
- 26 EUR a camera-notte
- costo variabile per camera
- 19 EUR
- domanda transient attesa nelle stesse date
- 48 camere su 80
- margine transient perso per camera
- 108 EUR
- camere spiazzate
- 6
- costo di spiazzamento
- 648 EUR
- valore per camera-notte
- 88 + 26 – 19 – 9,82 = 85,18 EUR
Come si usa
Un gruppo si accetta se il valore per camera-notte supera la soglia stabilita per quel periodo, che si costruisce sul RevPAR obiettivo delle stesse date, e se la richiesta non cade su una notte da proteggere. La risposta va data in fretta ma l’opzione va tenuta corta: sette-dieci giorni per gruppi lontani, quarantotto ore per gruppi vicini alla data.
Da fare lunedì: metti in tabella tutti i gruppi confermati dei prossimi dodici mesi con tariffa, camere-notte e data di firma, e affianca il RevPAR consuntivo dell’anno precedente sulle stesse date. I gruppi con tariffa sotto il RevPAR storico sono quelli su cui rivedere la politica di accettazione per il prossimo anno.
L'errore tipico: contratti di gruppo senza attrition e senza cut-off
Molti contratti italiani prevedono solo un acconto e una data di saldo. Manca la clausola di attrition, cioè quante camere il gruppo può rilasciare senza penale, e manca il cut-off, la data oltre la quale le camere non confermate tornano vendibili. Senza le due clausole un gruppo da 30 camere che ne riempie 21 ti lascia 9 camere invendute a due settimane dalla data, quando il transient buono è già passato. Attrition al 10-15% e cut-off a 30 giorni sono lo standard da mettere in ogni offerta.
Da non confondere con
Un gruppo non è un allotment. L’allotment è disponibilità messa a disposizione di un intermediario che venderà a individuali, con release automatico; il gruppo è un blocco per un evento o un viaggio preciso, con rooming list e date certe. Le regole di cancellazione, di attrition e di valutazione sono diverse.