Rolling forecast
Previsione mobile
La previsione che si aggiorna a intervalli regolari mantenendo sempre lo stesso orizzonte davanti a se, tipicamente da 30 a 365 giorni. Sostituisce la previsione annuale fissa con un processo continuo.
Che cos’è
Nella pratica tradizionale l’hotel fa un budget a ottobre per l’anno successivo e poi lo insegue per dodici mesi. Il rolling forecast è un’altra cosa: ogni settimana, o ogni mese, la previsione viene rifatta per i successivi n periodi, cosicché l’orizzonte non si accorcia mai. A marzo si guarda fino a marzo dell’anno dopo, ad aprile fino ad aprile.
Il vantaggio non è la precisione, che resta bassa sugli orizzonti lunghi in ogni caso: è che le decisioni operative, cioè personale, acquisti, campagne, manutenzioni, si prendono sempre su un quadro aggiornato invece che su un documento invecchiato di otto mesi.
Nelle strutture alberghiere italiane la versione praticabile ha due orizzonti sovrapposti. Uno breve, di sei o otto settimane, aggiornato ogni settimana e dettagliato per giorno: è quello che guida i prezzi e la pianificazione dei turni. Uno lungo, di dodici mesi, aggiornato ogni mese e dettagliato per mese: è quello che guida le decisioni di spesa e il rapporto con la proprietà.
Come si costruisce
La previsione breve nasce dal prenotato a libro più il pickup atteso, con i metodi additivo e moltiplicativo. La previsione lunga non può nascere dal prenotato, che a otto mesi contiene pochissima informazione: nasce dalla stagionalità storica corretta con il calendario eventi e con il pace, cioè con lo scarto della posizione attuale rispetto allo stesso momento dell’anno precedente.
Serve una regola su cosa si aggiorna e cosa no. Il rolling forecast perde di significato se ogni versione riscrive tutto: la disciplina utile è conservare le versioni precedenti e annotare, per ogni revisione importante, il motivo del cambiamento.
Struttura di un rolling forecast mensile, hotel 118 camere
- Orizzonte breve
- 8 settimane per giorno, aggiornato ogni lunedì
- Orizzonte lungo
- 12 mesi per mese, aggiornato il primo giovedì del mese
- Mese in corso
- camere 2.740 = ADR 132 EUR = ricavo 361.680 EUR
- Mese in corso a budget
- camere 2.610 = ADR 128 EUR
- Revisione precedente del forecast
- 2.680 camere
- Scostamento previsto sul budget
- +7,5% di ricavo
- Revisione al rialzo di 60 camere, motivo annotato: congresso di ottobre confermato
Come si usa
Il rolling forecast è utile solo se qualcuno usa i suoi numeri per fare qualcosa. Il collegamento minimo è con tre decisioni: i turni del personale a due settimane, gli ordini della ristorazione a una settimana, e le campagne di stimolo a quattro-sei settimane. Se la previsione non entra in nessuna di queste, è un esercizio.
Da fare lunedì mattina: fissa il giorno e l’ora della revisione settimanale e non spostarli. La qualità di un rolling forecast dipende più dalla regolarità del processo che dalla raffinatezza del metodo: una previsione mediocre aggiornata ogni lunedì batte una previsione sofisticata aggiornata quando capita.
La previsione piegata sull'obiettivo
Quando il forecast viene usato per giudicare i risultati invece che per organizzare il lavoro, comincia a somigliare al budget: se il mese è sotto obiettivo, la previsione viene alzata per far vedere che si recupererà. È il modo più rapido per rendere inutile il sistema, perché da quel momento nessuno può più fidarsi dei numeri per prendere decisioni operative. Previsione e obiettivo vanno tenuti in due colonne separate e possono legittimamente divergere.
Da non confondere con
Il rolling forecast non sostituisce il budget. Il budget resta il riferimento annuale con cui si misura la performance e su cui si costruiscono i piani di spesa; il rolling forecast è la stima aggiornata di dove si andrà davvero. Servono entrambi, e vanno confrontati esplicitamente ogni mese.