Yield meeting
Riunione revenue · Revenue meeting
La riunione periodica in cui si aggiorna la previsione di domanda e si prendono le decisioni di prezzo e disponibilità per l'orizzonte successivo. Non è un aggiornamento informativo: si esce con decisioni datate e assegnate.
Che cos’è
Lo yield meeting è il momento in cui i dati diventano decisioni. Senza di esso il revenue management si riduce a una persona che guarda schermi e cambia prezzi, con il ricevimento che scopre le novità dai clienti e il commerciale che vende condizioni che nessuno ha approvato.
La cadenza standard è settimanale, con una durata compresa fra quaranta e sessanta minuti. Nelle strutture stagionali si passa a due volte a settimana nei periodi di picco e a una volta ogni due settimane in bassa. A questa si aggiunge una riunione mensile più lunga, dedicata al consuntivo, al confronto con budget e anno precedente e alla revisione del business mix. Le due non vanno mescolate: la settimanale guarda avanti, la mensile guarda indietro.
Chi partecipa, in una struttura indipendente di media dimensione: il revenue manager, che conduce; il direttore, che decide quando c’è disaccordo; il responsabile del ricevimento, che porta ciò che si sente in prima linea e riporta indietro le decisioni; il commerciale o chi cura i clienti aziendali e i gruppi; il marketing, se esiste, per campagne e canali. In tutto quattro o cinque persone. Sopra le sei la riunione diventa una presentazione e smette di produrre decisioni.
Come si usa
I documenti vanno guardati in quest’ordine, che non è casuale: prima si stabilisce che cosa è successo, poi che cosa ci si aspetta, poi si decide.
| Ordine | Documento | Domanda a cui risponde | Tempo |
|---|---|---|---|
| 1 | Pickup ultimi 7 giorni per data di soggiorno | Che cosa è entrato e su quali date | 8 min |
| 2 | Pace a 30, 60 e 90 giorni contro anno precedente | Siamo avanti o indietro rispetto al ritmo | 8 min |
| 3 | Forecast aggiornato del mese in corso e dei due successivi | Dove chiudiamo se non facciamo nulla | 7 min |
| 4 | Elenco date critiche: compresse e deboli | Su che cosa lavoriamo oggi | 15 min |
| 5 | Gruppi in trattativa e analisi di spiazzamento | Quali accettiamo e a quale tariffa minima | 8 min |
| 6 | Posizionamento sul comp set e rate shopping | Siamo fuori mercato su qualche data | 6 min |
| 7 | Decisioni assunte, con responsabile e scadenza | Chi fa che cosa entro quando | 5 min |
Le regole che rendono la riunione utile sono tre. I documenti si distribuiscono il giorno prima e si danno per letti: chi arriva senza averli visti fa perdere tempo a tutti. Ogni decisione ha un nome e una data, altrimenti non è una decisione. E si riparte sempre dalle decisioni della volta precedente, verificandone l’esito, perché è l’unico modo per imparare qualcosa dagli errori invece di ripeterli.
Il punto 4 è il cuore e va difeso. Le date critiche sono quelle con occupazione prevista sopra il 90 per cento o sotto il 50 nei prossimi 60 giorni, più le date con evento. Di solito sono fra dieci e venti: si guarda una per una, si decide prezzo e restrizioni, si passa oltre.
Ordine del giorno reale, hotel 140 camere, lunedì ore 9.30
- Partecipanti
- 5
- Durata
- 55 minuti
- Date critiche esaminate
- 14
- Decisioni di prezzo assunte
- 9
- Restrizioni aggiunte
- 2
- Restrizioni rimosse
- 3
- Gruppi valutati
- 2, uno accettato a 128 EUR uno rifiutato
- Ogni decisione ha responsabile e scadenza entro mercoledì
- Verifica degli esiti nella riunione successiva, primo punto
La riunione che diventa un racconto del passato
La degenerazione tipica è passare quaranta minuti a commentare il mese appena chiuso e cinque a decidere sui prossimi novanta giorni. Succede perché il passato è certo e discuterne è confortevole, mentre il futuro è incerto e decidere espone. Il rimedio è strutturale: si mette in agenda che il consuntivo si discute solo nella riunione mensile, e nella settimanale si guarda indietro esclusivamente per verificare l’esito delle decisioni prese la settimana prima. Se qualcuno riapre il consuntivo, si rimanda alla mensile.
Da non confondere con
Lo yield meeting non è la riunione commerciale. Quella si occupa di generare domanda: campagne, contratti, visite ai clienti, azioni sui mercati. Lo yield meeting si occupa di come accogliere la domanda che arriva. Confonderle produce riunioni di due ore in cui il revenue non decide nulla e il commerciale non pianifica nulla.
Non è nemmeno la riunione di direzione. Lì si parla di costi, personale, investimenti e manutenzione, e la discussione ha un orizzonte diverso. Lo yield meeting ha un solo oggetto: la domanda futura e il prezzo con cui la si incontra.