Pickup report
Rapporto di pickup
Il prospetto che affianca, per ogni data futura, il prenotato attuale, le camere entrate negli ultimi intervalli e il confronto con un riferimento. È il documento operativo su cui si prendono le decisioni di prezzo della settimana.
Che cos’è
È la tabella che un revenue manager guarda per prima ogni mattina. Non contiene niente di sofisticato: una riga per data futura, e in colonna le informazioni che permettono di decidere se quella data va lasciata stare, spinta o alzata. La sofisticazione sta nella scelta delle colonne, non nella matematica.
Quasi tutti i PMS producono qualcosa che si chiama pickup report, e quasi sempre è impostato male. Il difetto tipico è mostrare il movimento delle vendite per data di prenotazione invece che per data di soggiorno, oppure mostrare solo il totale senza il confronto con il riferimento. Un report così dice che ieri hai venduto 23 camere, informazione vera e inutile.
Come si costruisce
Le colonne che servono davvero sono otto, e stanno in un foglio di calcolo. Per ogni data di soggiorno delle prossime dodici settimane: giorno della settimana, camere a libro oggi, ADR a libro oggi, pickup a sette giorni in camere, pickup a sette giorni in ADR, prenotato allo stesso numero di giorni dall’arrivo l’anno scorso, occupazione finale dell’anno scorso, e prezzo attuale in vendita. Le prime cinque dicono dove sei, la sesta e la settima danno il metro, l’ottava dice quale leva hai già in mano.
Due accorgimenti che cambiano la qualità del documento. Il confronto con l’anno precedente va fatto a parità di giorni all’arrivo e allineando i giorni della settimana, non le date di calendario: il sabato 12 luglio 2026 si confronta con il sabato 13 luglio 2025, non con il 12. E i gruppi vanno tenuti in una colonna separata dagli individuali, altrimenti un blocco da 30 camere entrato in un giorno fa sembrare esplosiva una data ferma.
Estratto di pickup report, hotel 130 camere, rilevazione del 2 marzo
- Data
- ven 10 aprile / sab 11 aprile / dom 12 aprile
- Camere a libro
- 48 / 71 / 29
- ADR a libro
- 118 / 131 / 104
- Pickup 7 giorni camere
- 9 / 6 / 2
- Pickup 7 giorni ADR
- 129 / 142 / 96
- Stesso punto anno scorso
- 55 / 63 / 34
- Sabato è sopra anno scorso e prende a tariffa alta: alzare
- Venerdì è sotto ma il pickup regge: lasciare e rivedere fra 7 giorni
- Domenica è sotto con pickup fermo: intervenire su MinLOS e visibilità
Come si usa
Il report si legge dall’alto verso il basso una volta a settimana in modo completo, e ogni mattina solo sulle prossime tre settimane. La disciplina che distingue un revenue manager esperto è la soglia di intervento: non tutte le righe fuori linea meritano un’azione. La regola pratica è agire solo quando due segnali concordano, per esempio pickup sotto la metà dell’atteso e posizione sotto l’anno precedente.
Da fare lunedì mattina: aggiungi al tuo report attuale la colonna del pickup a sette giorni per data di soggiorno, se non c’è. È la colonna che manca più spesso ed è quella che contiene il segnale. Poi ordina le prossime otto settimane per pickup crescente: le prime dieci righe sono la tua lista di lavoro della settimana.
Il report che nessuno legge perché è troppo lungo
Un pickup report a 365 righe con venti colonne viene aperto due volte e poi abbandonato. Il documento utile copre dodici settimane, sta in una schermata per blocchi di quattro settimane e ha un massimo di otto colonne. Se hai bisogno di scorrere in orizzontale, hai già perso. L’altro difetto frequente è non datarlo: senza la data e l’ora della rilevazione, un pickup report vecchio di tre giorni sembra identico a quello di oggi e produce decisioni sbagliate.
Da non confondere con
Non è il forecast. Il pickup report descrive lo stato dei fatti e la loro velocità; il forecast è la proiezione di dove finiranno. Il primo alimenta il secondo, ma tenerli separati serve: appena si mettono le previsioni nella stessa tabella, si comincia a leggere il dato reale con il filtro della previsione desiderata.