RFP
Request For Proposal · Richiesta di offerta
La richiesta con cui un'azienda o la sua agenzia di viaggi d'affari chiede agli alberghi una tariffa per l'anno successivo, secondo un formato e un calendario decisi da chi compra. È il momento in cui si fissa il prezzo corporate di dodici mesi.
Che cos’è
L’RFP è una gara. L’azienda dichiara le città in cui manda le proprie persone, il numero di camere-notte stimato per città e le condizioni che pretende; gli alberghi rispondono con una tariffa. Il processo è standardizzato da piattaforme dedicate, e il formato dei dati richiesti è quasi sempre lo stesso: profilo della struttura, distanza dalle sedi aziendali, servizi, tariffa per tipologia di camera, condizioni di cancellazione, politiche di sostenibilità e sicurezza.
La cosa che quasi nessuno spiega in Italia è che l’RFP ha un calendario fisso e che chi lo ignora è già fuori. La stagione si apre in primavera e chiude in autunno, con le tariffe che entrano in vigore il primo gennaio. Un albergo che riceve l’invito a luglio e risponde a settembre ha perso il primo giro.
| Periodo | Che cosa succede |
|---|---|
| Marzo-aprile | L azienda definisce città, volumi e obiettivi di risparmio con la propria agenzia |
| Maggio-giugno | Aggiornamento dei profili sulle piattaforme e verifica degli inviti ricevuti |
| Giugno-luglio | Invio della prima offerta, con scadenze tipiche fra fine luglio e inizio agosto |
| Settembre | Prima risposta dell azienda e richiesta di miglioramento a una parte degli alberghi |
| Ottobre | Seconda tornata e negoziazione finale su tariffa, disponibilità e clausole |
| Novembre | Accettazione e caricamento delle tariffe in CRS e GDS con i codici di accesso aziendali |
| Dicembre | Verifica di prenotabilità: si prova a prenotare come farebbe l azienda |
| 1 gennaio | Entrata in vigore delle tariffe |
Come si calcola
Il numero che decide se rispondere e a quale prezzo è il valore atteso, non il volume dichiarato. Le aziende dichiarano il totale dei viaggi in quella città, che verrà diviso fra sei o otto alberghi in lista, e includono i viaggi non prenotati tramite il programma. Il tasso di realizzo si calcola sui propri account storici, dividendo le camere-notte prodotte per quelle dichiarate l’anno prima.
Tre richieste ricevute a luglio, 4 stelle da 130 camere a Roma
- azienda A camere-notte dichiarate
- 400 con realizzo storico 0,55
- azienda B camere-notte dichiarate
- 250 con realizzo storico 0,40
- azienda C camere-notte dichiarate
- 90 senza storico, realizzo prudenziale 0,35
- tariffa proposta A
- 132 EUR
- tariffa proposta B
- 141 EUR
- tariffa proposta C
- 149 EUR
- camere-notte attese A
- 220
- camere-notte attese B
- 100
- camere-notte attese C
- 32
- valore atteso A
- 29.040 EUR
- valore atteso B
- 14.100 EUR
- valore atteso C
- 4.768 EUR
Come si usa
I criteri di accettazione vanno decisi prima di aprire la prima richiesta, altrimenti si negozia sotto pressione. Cinque sono sufficienti. Primo: il valore atteso supera una soglia minima, sotto la quale si risponde con la BAR meno una percentuale simbolica. Secondo: le notti dell’azienda cadono in periodi di domanda debole o media, e non nelle settimane di picco. Terzo: last room availability solo con volumi sopra le 300 camere-notte attese e con tariffa più alta. Quarto: blackout scritto sulle date di massima domanda. Quinto: se l’azienda prenota tramite agenzia che chiede commissione, la commissione si somma allo sconto e va aggiunta al conto.
Da fare lunedì, se siamo fra aprile e giugno: verifica di essere raggiungibile. Molte richieste non arrivano mai perché il profilo dell’albergo sulle piattaforme è vecchio, perché manca il codice chain o perché il contatto è quello di un direttore che se ne è andato. È un lavoro di due ore che decide quante gare vedrai.
L'errore tipico: tariffa accettata e mai caricata correttamente
La tariffa viene negoziata a ottobre, firmata a novembre e caricata a dicembre. A marzo l account risulta a zero camere-notte. Nove volte su dieci la tariffa non è visibile nel GDS con il codice usato dall azienda, oppure è caricata solo per la camera standard mentre l azienda cerca la superior. Fissa a dicembre un controllo di prenotabilità account per account, simulando la ricerca dal sistema del cliente: è l unico modo per accorgersene prima di perdere un trimestre.
Da non confondere con
L’RFP corporate non è la richiesta di preventivo per un evento, che in Italia viene chiamata allo stesso modo ma riguarda un gruppo, ha tempi di risposta di giorni e si valuta con una displacement analysis su date precise. L’RFP corporate riguarda invece un anno intero di prenotazioni individuali e si valuta su volumi attesi e stagionalità.