Corporate negotiated rate
LNR · Local Negotiated Rate · Tariffa aziendale
La tariffa fissa concordata con un'azienda per un anno solare e applicata alle sue prenotazioni individuali di lavoro. È un prezzo bloccato in cambio di un volume dichiarato, non di un volume garantito.
Che cos’è
La tariffa negoziata nasce dall’esigenza dell’ufficio acquisti di un’azienda di sapere in anticipo quanto costerà una notte a Milano nel prossimo anno. In cambio della prevedibilità l’azienda promette volume e, spesso, l’inserimento dell’albergo nella propria lista di strutture preferite. In inglese si chiama LNR, local negotiated rate, quando è trattata direttamente dall’albergo, e si distingue dalle tariffe consortili negoziate a livello di catena.
Ha tre forme. Quella classica è l’importo fisso per tutto l’anno, semplice da caricare e da controllare, ma pericolosa nei periodi di alta domanda. La seconda è lo sconto percentuale sulla BAR del giorno, chiamata anche tariffa dinamica: segue il mercato, protegge l’albergo nei picchi ed è oggi la forma più diffusa nelle grandi aziende, con uno sconto che si negozia caso per caso sul volume atteso. La terza è mista, con importo fisso nei mesi deboli e sconto sulla BAR nei mesi forti.
Due clausole cambiano il valore del contratto più della tariffa stessa. La last room availability obbliga a vendere all’azienda fino all’ultima camera libera: è la richiesta più costosa che un’azienda possa fare e va pagata con un prezzo più alto, non concessa per cortesia. Le date di blackout escludono le notti di fiera e i grandi eventi: senza di esse la tariffa fissa diventa uno sconto del 50% proprio quando l’albergo è pieno.
Come si calcola
Il livello di partenza si costruisce dal basso: si prende l’ADR medio previsto nelle notti in cui l’azienda produce davvero, cioè quasi sempre da lunedì a giovedì fuori dalle settimane di picco, e si applica lo sconto che il volume merita. Lo sconto va graduato sul volume atteso e verificato, con una scala decisa in anticipo: la fascia più stretta per le aziende che portano poche decine di camere-notte l’anno, una fascia intermedia per chi supera il centinaio, la fascia più ampia solo dove il volume è documentato dal production report degli anni precedenti.
Il controllo vero è però la formula del pavimento. Se in una parte delle notti l’azienda occupa camere che avresti venduto comunque a BAR, quella parte va valutata al costo pieno dell’occasione persa; nelle notti restanti il riferimento è il costo variabile per camera, che si prende dal proprio conto economico e non da un valore di listino.
Valutazione di una richiesta aziendale, 4 stelle da 110 camere
- camere-notte dichiarate dall azienda
- 300
- tasso di realizzo storico applicato
- 0,5
- camere-notte attese
- 150
- quota di notti con spiazzamento stimata
- 0,25
- BAR media nelle notti compresse
- 178 EUR
- costo variabile per camera
- 24 EUR
- ADR medio previsto nelle notti dell azienda
- 128 EUR
- sconto richiesto
- 14%
- tariffa minima accettabile
- 0,25 x 178 + 0,75 x 24 = 62,50 EUR
- tariffa proposta
- 110 EUR, sopra il pavimento
- valore atteso annuo camere
- 150 x 110 = 16.500 EUR
Come si usa
La tariffa va sempre accompagnata da tre condizioni scritte: volume minimo con verifica semestrale, date di blackout, e disponibilità garantita solo fino a una certa soglia di occupazione, per esempio l’85%. Senza queste tre righe il contratto è un’opzione gratuita in mano al cliente.
Da fare lunedì: incrocia il listino delle tariffe negoziate in vigore con il production report degli ultimi dodici mesi e segna le aziende sotto la soglia dichiarata. A gennaio, quando parte la stagione degli RFP, quel foglio è la base per rinegoziare o disdire. Quasi sempre una parte consistente del listino può essere disdetta senza perdere volume apprezzabile: sono account che hanno la tariffa e non producono.
L'errore tipico: tariffa fissa senza blackout in città di fiera
Un contratto a 105 euro fissi firmato a novembre sembra ragionevole. Poi arriva la settimana del salone, la BAR sale a 290 e le venti camere dell azienda entrano a 105 con last room availability. Su cinque notti sono 18.500 euro di ricavo mancato, più di tutto quello che l account produce nel resto dell anno. Ogni tariffa fissa deve avere in contratto l elenco delle date escluse, e l elenco si aggiorna ogni anno prima della firma.
Da non confondere con
La tariffa negoziata non è una tariffa di contratto da wholesaler. La prima si applica a prenotazioni individuali che entrano una alla volta e non impegna camere; la seconda è capacità venduta in blocco, con allotment e release. Le due hanno logiche di prezzo diverse e non vanno confrontate a colpi di percentuale di sconto.