CRS
Central Reservation System · Sistema centrale di prenotazione
Sistema che tiene in un unico punto l'inventario, i piani tariffari e le regole di vendita di una o più strutture, e li distribuisce a tutti i canali. È la fonte di verità da cui discendono i prezzi che il mercato vede.
Che cos’è
Il CRS nasce nelle catene, dove la stessa tariffa deve valere in cinquanta alberghi, essere venduta da venti canali e restare coerente. Il problema che risolve non è tecnico ma di governo: chi decide il prezzo, dove viene scritto, e come si evita che ogni struttura o ogni canale ne tenga una versione diversa.
La struttura è a strati. In basso c’è l’inventario, cioè quante camere per tipologia sono disponibili per data. Sopra ci sono i piani tariffari, con le loro condizioni di cancellazione, trattamenti e supplementi. Sopra ancora ci sono le regole di derivazione: una tariffa non rimborsabile costruita come meno 12% sulla flessibile, una tariffa corporate come importo fisso, una tariffa riservata visibile solo a un gruppo chiuso. Il CRS calcola e spinge; i canali ricevono e mostrano.
Nelle strutture indipendenti italiane il CRS puro è raro. Le sue funzioni si trovano spezzate fra gestionale, channel manager e booking engine, e la fonte di verità di fatto è il channel manager. Funziona finché l’hotel è uno solo e i piani tariffari sono pochi. Quando le strutture diventano tre o i piani tariffari venti, l’assenza di un punto centrale si paga in incoerenze quotidiane.
Come si usa
La domanda operativa da porsi non è se serva un CRS, ma dove viva oggi la fonte di verità delle tariffe. La risposta va scritta su carta, sistema per sistema, e deve essere una sola. Ogni luogo in cui un prezzo può essere modificato a mano senza passare da quel punto è una fonte futura di dispersione tariffaria.
Mappa della fonte di verità, gruppo di tre hotel
- Piani tariffari totali
- 24
- Piani costruiti come derivati
- 17
- Piani caricati a mano su ogni canale
- 7
- Punti in cui un prezzo è modificabile a mano
- 4 (gestionale, channel manager, extranet OTA, motore)
- Incoerenze trovate nel controllo trimestrale
- 11 date su 90
- Regola adottata: un solo punto di scrittura, gli altri in sola lettura
- Incoerenze nel trimestre successivo
- 1 data su 90
Lunedì mattina: fai l’elenco dei piani tariffari attivi e segna accanto a ciascuno chi lo può modificare e da quale sistema. I piani con più di un editore vanno resi derivati o congelati. È un’ora di lavoro che elimina la classe di errori più fastidiosa della distribuzione.
L'errore tipico
Modificare un prezzo direttamente nell’extranet di un canale perché è più veloce. La modifica regge finché il sistema centrale non spinge il valore successivo, poi viene sovrascritta senza avviso e nessuno se ne accorge fino alla prenotazione sbagliata. Le correzioni urgenti vanno fatte dal punto centrale, sempre, anche quando costano tre clic in più.
Da non confondere con
Il PMS gestisce il soggiorno: assegnazione camere, conto, check in e check out, notte contabile. Il CRS gestisce la vendita prima che il cliente arrivi. Nelle installazioni italiane i due si sovrappongono e il gestionale ospita anche le tariffe, ma restano funzioni distinte: chiedere al PMS di fare da CRS per tre strutture è la causa più comune di progetti di distribuzione che si arenano.