Prenotazione garantita e non garantita
Guaranteed booking · Guarantee policy · Prenotazione a garanzia
La prenotazione garantita è coperta da carta, deposito o accordo aziendale, e in caso di mancato arrivo è addebitabile. Quella non garantita si tiene solo fino a un orario, di solito le 18, e poi la camera torna in vendita.
Che cos’è
Una prenotazione è una promessa. La distinzione fra garantita e non garantita riguarda che cosa succede se la promessa non viene mantenuta: se hai in mano uno strumento per farti pagare comunque, la prenotazione è garantita; se non ce l’hai, è non garantita e a un certo punto della sera devi decidere se continuare a tenere la camera per qualcuno che forse non verrà.
Le forme di garanzia sono quattro: carta di credito con autorizzazione, deposito o caparra incassata, prepagamento totale, e garanzia aziendale con fattura a fine mese. Le ultime due sono le più solide. La carta è la più diffusa e la più fragile, perché l’addebito di un no-show su carta non presente può essere contestato e portare a un chargeback.
La non garantita esiste ancora, soprattutto sul telefono e sui contratti corporate con TMC, e ha una regola nota in tutto il mondo: si tiene fino alle 18, poi si rilascia. È l’origine della frase che si sente in ogni ricevimento italiano alle sei di sera, rilasciamo le non garantite.
Come si calcola
La quota di non garantite che si presenta si misura sui dati propri e cambia molto per segmento e per giorno. Nel corporate di città è alta e abbastanza stabile, nel leisure telefonico è sensibilmente più bassa: sono due numeri da ricavare dal proprio storico, non da assumere. Il complemento è quello che torna vendibile alle 18, e va usato nel forecast del giorno, non scoperto quando succede.
La stessa quota entra nel calcolo dell’overbooking, insieme al no-show delle garantite, che è molto più basso perché chi ha lasciato la carta tende a disdire invece che sparire.
Sera di rilascio in un 4 stelle da 130 camere, mercoledi
- arrivi previsti
- 58
- di cui garantite con carta o prepagate
- 44
- di cui non garantite
- 14
- quota storica di presentazione delle non garantite
- 86%
- no-show storico delle garantite
- 2,5%
- ADR degli ultimi walk-in e last minute serali
- 155,00 EUR
- no-show addebitabili nel mese sulle garantite
- 31
- tariffa media addebitata (prima notte)
- 128,00 EUR
- contestazioni e chargeback
- 3 casi, 384 EUR
- camere da rimettere in vendita alle 18
- 2
- camere attese libere dalle garantite
- 1
- camere recuperabili complessive
- 3
- ricavo recuperabile
- 465 EUR
- ricavo da no-show incassato
- 3.968 EUR
- incasso netto da no-show
- 3.584 EUR
Come si usa
La politica di garanzia va differenziata per data, non per hotel. Nelle notti in cui prevedi di riempire, tutte le prenotazioni devono essere garantite e l’orario di rilascio va anticipato alle 16; nelle notti deboli conviene accettare non garantite senza problemi, perché il costo di tenere la camera è zero e rifiutare la prenotazione ti fa perdere un cliente.
Da fare lunedì: verifica che il PMS produca ogni pomeriggio la lista delle non garantite in arrivo e che qualcuno la chiami prima delle 17. Una telefonata converte una parte di quelle prenotazioni in garantite e trasforma il resto in camere che puoi rivendere con due ore di anticipo invece che con zero.
Sul lato incasso, la garanzia serve solo se la usi. Un hotel che ha politica di addebito e non addebita mai i no-show ha di fatto una politica non garantita, con il costo del sistema di garanzia e nessuno dei benefici.
L'errore tipico: garanzia raccolta e mai verificata
La carta viene inserita nella prenotazione e nessuno controlla che sia valida fino al momento del check-in. Al giorno dell’arrivo si scopre che l’autorizzazione è scaduta o che la carta è stata rifiutata, e ormai la camera è stata tenuta per settimane come garantita. La verifica va fatta con un’autorizzazione di importo simbolico entro 48 ore dalla prenotazione e ripetuta 48 ore prima dell’arrivo: le prenotazioni che falliscono il controllo vanno declassate a non garantite e trattate come tali nel forecast.
Da non confondere con
La garanzia non è la politica di cancellazione. La garanzia dice come ti fai pagare se l’ospite non arriva; la politica di cancellazione dice entro quando può disdire senza costi. Una prenotazione può essere garantita con carta e cancellabile gratis fino alle 18 del giorno prima: sono due clausole indipendenti che vanno scritte entrambe.
E non coincide con il prepagato. Il prepagato è la forma più forte di garanzia, ma è anche una condizione di pagamento, con conseguenze diverse su cassa, IVA e rimborsi.