Pagamento anticipato
Prepayment
L'incasso totale o parziale del soggiorno al momento della prenotazione invece che alla partenza. È una condizione di pagamento distinta dalla non rimborsabilità, con cui viene abitualmente confusa.
Che cos’è
Il pagamento anticipato riguarda quando i soldi arrivano. La non rimborsabilità riguarda se i soldi tornano indietro. Sono due dimensioni indipendenti e tutte e quattro le combinazioni esistono: una tariffa può essere pagata subito e completamente rimborsabile, oppure pagata alla partenza e non rimborsabile, con addebito della penale in caso di cancellazione.
Confonderle produce errori concreti in tre punti. Nella comunicazione al cliente, che crede di aver comprato una cosa e ne ha comprata un’altra. Nella contabilità, perché un incasso anticipato su una prenotazione rimborsabile è un debito verso il cliente e non un ricavo, e va rilevato come acconto fino al soggiorno. Nella gestione delle contestazioni, perché un addebito effettuato mesi prima del soggiorno è quello più facile da contestare.
Le forme praticate in Italia sono tre. L’acconto, tipicamente fra il 20 e il 30 per cento, che è la formula più diffusa nelle strutture stagionali e nell’extralberghiero. Il saldo completo alla prenotazione, tipico delle tariffe scontate e dei pacchetti. Il saldo a una data intermedia, per esempio trenta giorni prima dell’arrivo, che è la formula dei gruppi e dei soggiorni lunghi ed è quella che concilia meglio le esigenze delle due parti.
Come si calcola
Il beneficio puramente finanziario si calcola come il costo del denaro che eviti per i giorni di anticipo, meno il costo dell’incasso. È istruttivo farlo, perché ridimensiona molte convinzioni: su importi medi e anticipi normali il saldo è di pochi euro per prenotazione.
Il vero conto è un altro e riguarda le cancellazioni. Se l’incasso anticipato è associato a condizioni che riducono la cancellazione, il valore è la differenza fra i due tassi moltiplicata per il margine della prenotazione, e questo termine è di un ordine di grandezza superiore a quello finanziario.
Struttura stagionale 64 camere, prenotazione estiva pagata a marzo
- importo del soggiorno
- 420,00 EUR
- giorni di anticipo rispetto alla partenza
- 95
- tasso annuo di finanziamento evitato
- 6%
- costo di incasso fra carta e gateway
- 1,4%
- tasso di cancellazione senza anticipo
- 24%, con saldo anticipato = 6%
- margine per prenotazione
- 240,00 EUR
- beneficio finanziario
- 420 x 0,06 x 95 / 365 = 6,56 EUR
- costo di incasso
- 420 x 0,014 = 5,88 EUR
- valore finanziario netto
- 0,68 EUR
- valore atteso della minore cancellazione
- 0,18 x 240 = 43,20 EUR
Come si usa
La prima decisione è dove applicarlo. L’anticipo ha senso sulle prenotazioni con lungo lead time e alta probabilità di cancellazione, cioè esattamente quelle su cui l’albergo tiene ferma la camera per mesi senza nessuna garanzia. Non ha senso sul last minute, dove non c’è tempo perché il rischio si materializzi e l’attrito in fase di acquisto costa più del beneficio.
La seconda è la finestra di addebito, che va scritta nelle condizioni con precisione: al momento della conferma, a una data fissa, oppure alla scadenza del termine di cancellazione gratuita. Quest’ultima è spesso la scelta migliore: il cliente prenota senza barriere, e l’addebito parte esattamente quando la prenotazione diventa impegnativa.
La terza è la modalità. Un incasso vero sulla carta produce un movimento contestabile per mesi; una preautorizzazione o una garanzia con addebito differito ottiene quasi lo stesso effetto psicologico con meno rischio. Per le prenotazioni intermediate, l’addebito passa spesso da una carta virtuale utilizzabile solo in una finestra e per un importo definito.
Lunedì mattina: prendi le condizioni di pagamento pubblicate sul tuo motore e su ogni OTA e verifica che dicano la stessa cosa. La discrepanza fra quanto scritto sul sito e quanto configurato sul canale è la prima causa di contestazione degli addebiti.
L'acconto contabilizzato come ricavo
Un acconto incassato a marzo per un soggiorno di agosto non è ricavo di marzo: è un debito verso il cliente finché il servizio non viene erogato. Le strutture stagionali che lo registrano come ricavo si trovano con un conto economico che mostra utili in primavera e perdite in autunno, e soprattutto con un dato di ADR e RevPAR falsato nei mesi di incasso. Anche in un cruscotto gestionale semplice, l’incasso e la competenza vanno tenuti su due righe diverse: la cassa dice quando arrivano i soldi, il RevPAR dice quando si produce il ricavo.
Da non confondere con
Il pagamento anticipato non è la caparra confirmatoria. La caparra è un istituto giuridico preciso, con conseguenze definite in caso di inadempimento di entrambe le parti; l’acconto è un semplice anticipo sul prezzo. La differenza conta quando la prenotazione salta e va scritta nelle condizioni, perché determina cosa si trattiene e cosa si restituisce.
Non è nemmeno la prenotazione garantita. La garanzia è la comunicazione di uno strumento di pagamento che consente di addebitare in caso di mancato arrivo; il pagamento anticipato è l’addebito effettivo già avvenuto. Una prenotazione può essere garantita senza alcun incasso, ed è la formula più diffusa in albergheria di città.