Caparra, acconto e cauzione
Caparra confirmatoria · Deposito cauzionale · Deposit
Tre figure diverse di somma versata prima del soggiorno: la caparra confirmatoria garantisce il contratto, l'acconto è un anticipo di prezzo, il deposito cauzionale copre eventuali danni. Cambiano chi tiene i soldi in caso di rinuncia.
Che cos’è
Sono tre cose che il linguaggio quotidiano dell’albergo tratta come una sola, e che invece hanno effetti opposti quando la prenotazione salta.
La caparra confirmatoria è disciplinata dall’articolo 1385 del codice civile ed è l’unica delle tre che dà una tutela vera. Funziona in modo simmetrico: se chi l’ha versata non adempie, l’altra parte può recedere e trattenerla; se è la parte che l’ha ricevuta a non adempiere, l’altra può recedere ed esigere il doppio di quanto versato. Per essere caparra deve essere voluta come tale e risultare in modo inequivocabile dalle condizioni di prenotazione.
L’acconto è un semplice anticipo sul prezzo. Non ha funzione di garanzia. Se il contratto si scioglie, in linea di principio va restituito, salvo quanto diversamente e validamente pattuito. Chiamare acconto una somma che si voleva trattenere in caso di rinuncia è il modo più comune per rendere inefficace metà della propria politica di cancellazione.
Il deposito cauzionale è un’altra cosa ancora: non è pagamento del soggiorno, è una somma o un blocco su carta a garanzia di danni e consumi. Va restituita o sbloccata alla partenza, al netto di eventuali addebiti documentati.
| Figura | Funzione | Se l’ospite rinuncia | Va in ricavo |
|---|---|---|---|
| Caparra confirmatoria | Garanzia del contratto | Può essere trattenuta | Alla rinuncia o all’arrivo |
| Acconto | Anticipo di prezzo | Di regola va restituito | All’erogazione del servizio |
| Deposito cauzionale | Garanzia di danni | Va restituito | Mai, salvo addebiti |
Come si usa
La politica di cancellazione non vive nel motore di prenotazione, vive nelle condizioni contrattuali. Il motore applica una regola tecnica, ma se le condizioni che l’ospite accetta parlano di acconto e tu poi trattieni la somma come se fosse caparra, la contestazione ha buone probabilità di arrivare, e sulle carte di credito arriva sotto forma di chargeback.
La mossa operativa è una revisione testuale. Lunedì mattina apri le condizioni di prenotazione pubblicate sul tuo sito, quelle caricate sulle extranet e il testo delle mail di conferma. Verifica che dicano tutte la stessa cosa e che usino la parola giusta per quello che vuoi ottenere. Se vuoi trattenere in caso di rinuncia, la somma va qualificata come caparra confirmatoria in modo espresso; se accetti di restituire, chiamala acconto e sii coerente.
Sul piano del prezzo, la scelta ha un valore misurabile. Una prenotazione con caparra qualificata è, dal punto di vista del rischio, molto più simile a una non rimborsabile che a una flessibile: la probabilità di perdere la notte senza incasso crolla. Questo giustifica uno sconto rispetto alla tariffa flessibile, ma un sconto più contenuto di quello della non rimborsabile, perché la data resta modificabile.
Valore atteso di tre condizioni sulla stessa camera, 4 notti
- tariffa flessibile totale
- 560,00 EUR
- probabilità storica di cancellazione entro il termine
- 26%
- tariffa con caparra confirmatoria del 30%
- 546,00 EUR
- quota trattenibile in caso di rinuncia
- 163,80 EUR
- tariffa non rimborsabile
- 476,00 EUR
- valore atteso della flessibile
- 414,40 EUR
- valore atteso con caparra
- 0,74 x 546,00 + 0,26 x 163,80 = 446,63 EUR
- valore atteso della non rimborsabile
- 476,00 EUR
L'errore tipico: la parola caparra usata solo nella mail
Molti alberghi scrivono caparra nella mail di richiesta e acconto nelle condizioni generali, oppure viceversa. In caso di contestazione conta quello che l’ospite ha accettato al momento della prenotazione, non quello che gli hai scritto dopo. Allinea i tre testi, e verifica in particolare le condizioni caricate sulle extranet dei portali, che quasi nessuno rilegge da anni.
Da non confondere con
La caparra confirmatoria non è la caparra penitenziale, che è il prezzo del diritto di recedere e ha una funzione diversa. Non è la clausola penale, che quantifica in anticipo il danno. E non è la tariffa non rimborsabile, che è un prodotto commerciale: lì il cliente paga tutto subito in cambio di uno sconto e rinuncia al rimborso, mentre la caparra è un istituto che si applica a qualunque tariffa la preveda.
La qualificazione delle somme versate e i loro effetti dipendono da come sono formulate le condizioni contrattuali: verifica i riferimenti sulle fonti ufficiali e fai rivedere i tuoi testi da un professionista prima di applicarli.