Authorization level
Livello di autorizzazione · Overbooking limit
Il numero massimo di prenotazioni accettabili su una data, capacità fisica più camere sovraprenotate. È il tetto assoluto sopra tutti i limiti per classe tariffaria.
Che cos’è
Il livello di autorizzazione è il numero che il sistema confronta con le prenotazioni in casa per decidere se accettarne un’altra. Sta sopra tutta la gerarchia: prima si verifica di non aver superato il tetto complessivo, poi si verifica il limite della classe tariffaria richiesta.
La distinzione fra capacità e livello di autorizzazione è semplice ma fa una differenza pratica enorme, perché il livello di autorizzazione non è uno solo. Esiste a livello di casa, ed è quello che deriva dal calcolo di overbooking. Ma esiste anche per tipologia di camera, e lì il ragionamento cambia: puoi sovraprenotare tranquillamente le camere standard se hai superior libere, perché il rimedio è un upgrade e costa poco. Non puoi fare lo stesso con la suite, perché sopra non c’è niente.
È il punto che manda in crisi la maggior parte delle configurazioni PMS italiane: il tetto di casa è impostato bene, i tetti per tipologia sono lasciati uguali alla capacità fisica, e il risultato è che si chiude la vendita delle standard quando ci sono ancora dodici superior vuote.
Come si calcola
C è la capacità al netto delle camere fuori servizio, non la capacità a listino. È la fonte di errore più banale e più frequente: quattro camere in ristrutturazione non tolte dal sistema producono quattro dirottamenti la notte piena.
Per la tipologia il calcolo va fatto in cascata, dal basso verso l’alto: la standard può sovraprenotare fino a quanto le tipologie superiori possono assorbire con un upgrade, tenendo conto che anche loro hanno la propria domanda.
Hotel 200 camere, tre tipologie, notte satura
- Capacità totale a listino
- 200 camere
- Camere fuori servizio
- 3
- Capacità effettiva C
- 197 camere
- Overbooking calcolato b
- 18 camere
- Standard 140 camere, superior 45, suite 12
- Capacità di assorbimento in upgrade delle superior
- 9 camere
- Livello di autorizzazione di casa
- 215 prenotazioni
- Livello di autorizzazione standard
- 140 + 9 = 149
- Livello di autorizzazione superior
- 45 (nessun assorbimento verso l alto oltre le suite già vendute)
- Livello di autorizzazione suite
- 12, mai sovraprenotate
Come si usa
Il livello di autorizzazione va rivisto ogni mattina sulle date a meno di quattordici giorni, perché dipende dalla composizione delle prenotazioni in casa e non solo dalla data. Due notti con la stessa occupazione prevista ma con quota di non rimborsabili al 20 e al 65 per cento hanno erosione attesa diversa e quindi tetto diverso.
Il controllo operativo del lunedì: verifica che le camere fuori servizio siano tolte dal sistema, che i tetti per tipologia non siano rimasti uguali alla capacità fisica, e che il channel manager stia leggendo il tetto giusto. Su questi tre punti si trovano errori in un hotel su tre.
Il tetto lasciato acceso quando la data si sgonfia
Il livello di autorizzazione va abbassato man mano che ci si avvicina all arrivo e l incertezza sull erosione si riduce. A trenta giorni sovraprenotare 18 camere è ragionevole; a due giorni, con il quadro ormai chiaro, va ricalcolato sulle prenotazioni effettive in casa e quasi sempre scende. Il tetto lasciato fisso fino alla sera prima è il modo classico in cui un hotel si ritrova con sette ospiti in più e nessuna camera. Metti un controllo obbligatorio a sette e a tre giorni.
Da non confondere con
Il livello di autorizzazione non è il booking limit. Il limite riguarda una classe tariffaria, e ce n’è uno per classe; il livello di autorizzazione riguarda la data intera e ce n’è uno solo, che vale per tutti.
Non è neppure la capacità. La capacità è un fatto fisico e cambia solo con i lavori; il livello di autorizzazione è una decisione che cambia ogni giorno con il forecast e con la composizione delle prenotazioni.