Joiner
Aggiunto al gruppo
Il partecipante che si aggiunge a un gruppo prenotando per conto proprio, fuori dal blocco camere contrattato. Occupa una camera nelle stesse date, ma non consuma il blocco e quindi non riduce l'attrition dovuta dall'organizzatore.
Che cos’è
Il joiner nasce da una cosa banale: un gruppo non è un blocco monolitico. Un congresso di quattrocento persone porta con sé accompagnatori che arrivano una notte prima, relatori che prenotano tardi, partecipanti che vogliono una camera migliore di quella contrattata, aziende che iscrivono qualcuno dopo la data di scadenza del blocco. Tutte queste persone dormono nelle stesse date del gruppo ma entrano dalla porta individuale.
Le forme sono tre. Il joiner che prenota con il codice del gruppo, alla tariffa negoziata, dopo il cut-off. Il joiner che prenota a tariffa pubblica perché il blocco è chiuso o perché non conosce il codice. E il joiner che estende il soggiorno del gruppo di una o due notti, sulle code delle date contrattate.
Per il revenue la domanda è una sola: queste camere alimentano il conteggio del blocco oppure no. La risposta non è tecnica, è contrattuale. Nella maggior parte dei contratti italiani i joiner a tariffa pubblica non scaricano l’attrition, mentre i joiner con il codice di gruppo la scaricano. Se il contratto tace, l’organizzatore sosterrà sempre che scarichino, e la discussione avviene a soggiorno terminato, nel momento peggiore.
Come si calcola
Il conteggio va tenuto su due binari. Da una parte le camere del blocco ritirate entro il cut-off, le uniche che entrano nel calcolo dell’attrition e del wash factor. Dall’altra le camere dei joiner, che entrano nell’occupazione e nel ricavo ma vanno tracciate a parte perché hanno tariffe e condizioni diverse.
Congresso di due notti, hotel 140 camere
- blocco contrattato B
- 40 camere per notte
- camere del blocco ritirate R
- 31
- joiner con codice di gruppo
- 9
- joiner a tariffa pubblica
- 4
- tariffa di gruppo
- 96,00 EUR
- tariffa pubblica media dei joiner
- 139,00 EUR
- garanzia contrattuale
- 90% del blocco = 36 camere
- camere occupate dal gruppo G
- 31 + 13 = 44
- attrition sul blocco
- (40 – 31) / 40 = 22,5%
- penale dovuta
- (36 – 31) x 96 = 480 EUR a notte
- ricavo joiner a tariffa pubblica
- 4 x 139 = 556 EUR a notte
Come si usa
La prima azione è tracciarli. Apri un rate code dedicato al gruppo, con una pagina di prenotazione o un link riservato, e chiedi all’organizzatore di distribuirlo. Senza codice i joiner si mescolano al transient e non sai più quante camere quel gruppo ti sta portando davvero: sbagli il pace del gruppo, sbagli il displacement dell’anno successivo e non hai argomenti in trattativa.
La seconda è decidere la tariffa. Un joiner che arriva dopo il cut-off su una data nel frattempo compressa non ha diritto alla tariffa di gruppo: quel blocco è scaduto e la camera vale il prezzo di mercato. Su una data debole, invece, concedere la tariffa di gruppo anche dopo il cut-off conviene quasi sempre, perché l’alternativa è una camera vuota.
Lunedì mattina: prendi i tre gruppi più grandi degli ultimi dodici mesi e conta quante camere in più hanno portato oltre il blocco. Quel rapporto, calcolato sui tuoi gruppi e non su una media presa altrove, è il numero da mettere sul tavolo la prossima volta che lo stesso organizzatore chiede uno sconto.
I joiner conteggiati nel blocco per abitudine
Accade in quasi tutti gli hotel senza un contratto scritto sul punto. A fine soggiorno l’organizzatore mostra che il gruppo ha occupato 44 camere su 40 contrattate e conclude che di attrition non se ne parla. In realtà 13 di quelle camere le hai vendute tu, alcune a tariffa piena, e 9 camere del blocco sono rimaste vuote fino a pochi giorni prima, bloccate e non vendibili. Il danno è doppio: rinunci alla penale e hai tenuto inventario fermo. La clausola da inserire è di due righe e dice che solo le camere prenotate con il codice del gruppo entro il cut-off riducono l’attrition.
Da non confondere con
Il joiner non è un walk-in né una qualunque prenotazione individuale che capita nelle stesse date. Ciò che lo definisce è il legame con l’evento: viaggia per la stessa ragione del gruppo e sarebbe partito solo se il gruppo ci fosse stato. È per questo che nel displacement va contato come ricavo generato dal gruppo, anche quando la camera è stata pagata a tariffa pubblica.
Non va confuso con l’estensione di soggiorno del gruppo, che riguarda gli stessi ospiti del blocco su notti aggiuntive, ed è di solito la parte più redditizia di un congresso perché cade su shoulder night.