Inventario
Inventory · Disponibilita
L'insieme delle camere che l'hotel può vendere, distinto per tipologia e per data. Non coincide con le camere fisiche: fra le mura e ciò che è davvero vendibile ci sono camere fuori uso, allotment ceduti e blocchi di gruppo.
Che cos’è
Inventario è una parola che in albergo indica tre cose diverse, e quasi tutti i disallineamenti nascono dal fatto che nessuno dice quale delle tre sta usando.
L’inventario fisico sono le camere che esistono: le mura. Cambia solo con lavori di ampliamento o con una riclassificazione, e serve alla proprietà e alla licenza.
L’inventario contrattuale è quello dichiarato all’esterno: le camere censite nel PMS, quelle comunicate allo STR per il benchmark, quelle su cui è calcolato un canone di locazione o un contratto di gestione. È il numero che finisce a denominatore delle metriche pubblicate.
L’inventario vendibile è quello che il revenue manager governa oggi su una data precisa: le camere che restano dopo aver tolto le fuori uso, quelle già occupate, quelle bloccate per un gruppo in opzione e quelle cedute a un tour operator in allotment e non ancora rilasciate. È l’unico dei tre che cambia ogni ora.
Esiste poi un quarto livello: l’inventario per canale, cioè quante camere di quella tipologia mostri su un portale e quante sul sito. Nelle configurazioni moderne non si divide più l’inventario per canale ma si lavora a pool comune, e questa è quasi sempre la scelta corretta.
Come si calcola
La disponibilità di una data è una sottrazione. Il punto delicato non è la formula, è che i quattro termini vivono in sistemi diversi: le fuori uso nel PMS o nel gestionale della manutenzione, le occupate nel PMS, i blocchi di gruppo nel modulo eventi o in un foglio dell’ufficio commerciale, gli allotment nei contratti. Il channel manager conosce solo ciò che qualcuno gli ha comunicato.
Le rotture di sincronia più frequenti sono cinque: modifiche fatte a mano sull’extranet di un portale; camere messe fuori uso nel PMS senza che l’informazione si propaghi; gruppi in stato tentative che tengono camere e non le restituiscono alla scadenza; allotment scaduti e mai rilasciati; tipologie duplicate che sommano due volte le stesse camere.
Sabato fra tre settimane, hotel 140 camere
- inventario fisico If
- 140
- camere fuori uso F
- 4
- camere già prenotate O
- 121
- allotment tour operator non richiamato A
- 6
- disponibilità mostrata dal channel manager
- 15 camere
- causa
- blocco tentative di 6 camere non propagato dal modulo gruppi
- disponibilità reale D
- 140 – 4 – 121 – 6 = 9 camere
- 6 camere esposte alla vendita che potrebbero non esistere
- a tariffa media 148 EUR, un dirottamento su quella notte costa fra 400 e 700 EUR
Come si usa
La regola che risolve la maggior parte dei problemi è una sola: un solo padrone dell’inventario. O comanda il PMS e il channel manager esegue, o comanda il channel manager e il PMS registra. Mai due sistemi che scrivono entrambi sulla stessa disponibilità, e mai interventi manuali sull’extranet dei portali, nemmeno urgenti, nemmeno una volta.
Accanto a questo serve una riconciliazione periodica. Esporta la disponibilità per tipologia delle prossime quattordici date dal PMS, dal channel manager e da due portali e mettile a confronto. Le differenze si vedono in due minuti e indicano il punto della catena dove qualcuno lavora a mano.
Lunedì mattina: fai questo confronto sulle date con occupazione prevista sopra il 90 per cento. Sono le uniche in cui una differenza si trasforma davvero in un dirottamento, ed è lì che il controllo si ripaga.
Le tipologie duplicate che vendono la stessa camera due volte
È il guasto d’inventario più insidioso perché non sembra un errore. Un hotel ha 18 camere allestibili a matrimoniale o a due letti separati, e nel PMS vengono censite come 18 matrimoniali e 18 twin per lasciare scegliere il cliente. Se il channel manager non le gestisce come un pool comune a capacità condivisa, l’inventario esposto diventa 36 e il sold out arriva a camere già finite. Lo stesso vale per le doppie uso singola censite come tipologia autonoma. La verifica va fatta subito: somma la capacità di tutte le tipologie caricate nel channel manager e confrontala con le camere fisiche. Se la somma è più alta, o esiste un pool o esiste un problema.
Da non confondere con
L’inventario non è le camere disponibili. Le camere disponibili sono una misura di periodo, camere per notti, usata a denominatore delle metriche; l’inventario è uno stato istantaneo su una data singola, e cambia mentre lo guardi.
Non va confuso con l’allotment, che è un modo di cedere una parte dell’inventario a un intermediario con regole di rilascio. L’allotment è una sottrazione temporanea, non una riduzione dell’inventario: le camere tornano a te alla scadenza del periodo di release, e se nessuno controlla quella scadenza restano ferme.