Quotazione
Preventivo · Quote
Il documento con cui l'hotel formalizza a un'azienda o a un organizzatore la proposta per un gruppo o un evento: camere per data, tariffe, servizi inclusi, condizioni di cancellazione e data entro cui l'offerta resta valida.
Che cos’è
La quotazione è il momento in cui una richiesta generica diventa un impegno. Arriva da un’azienda per un incontro commerciale, da un’agenzia MICE per un congresso, da un portale che manda la stessa domanda a otto hotel della città. In tutti i casi l’hotel risponde con un documento che vincola solo se stesso: il cliente resta libero, l’hotel no.
È per questo che la quotazione è uno strumento di revenue e non di segreteria. Ogni preventivo con camere tenute in opzione toglie inventario alla vendita per un tempo che decidi tu, e se le opzioni restano aperte troppo a lungo l’hotel finanzia gratis l’indecisione di clienti che non chiuderanno.
Il contenuto minimo è sempre lo stesso: camere per singola data e per tipologia, tariffa per data e non tariffa unica, trattamento, sale e servizi con il loro prezzo, tassa di soggiorno a parte, modalità di pagamento, cut-off per il rilascio delle camere non confermate, attrition ammessa, penali di cancellazione a scaglioni e data di scadenza dell’offerta.
Come si calcola
Due numeri governano il lavoro. Il primo è il tasso di conversione, da calcolare per canale di richiesta perché i valori sono radicalmente diversi: una richiesta diretta da un’azienda che ti conosce chiude molto più spesso di una girata da un portale a otto strutture insieme, con le agenzie MICE in mezzo. L’ordine è sempre questo, ma le distanze fra i tre valori si misurano solo sul proprio registro dei preventivi.
Il secondo è il valore atteso, cioè il ricavo della quotazione moltiplicato per la probabilità di chiusura. È il numero da confrontare con il costo di spiazzamento quando la stessa data è richiesta da due gruppi.
Ufficio commerciale di un 4 stelle congressuale, un trimestre
- quotazioni inviate
- 54
- di cui da richiesta diretta aziendale
- 21
- di cui da portali di richieste multiple
- 33
- confermate da richiesta diretta
- 8
- confermate da portali
- 3
- conversione complessiva
- 11 / 54 = 20,4%
- conversione richiesta diretta
- 8 / 21 = 38,1%
- conversione da portali
- 3 / 33 = 9,1%
- valore atteso di una quotazione da portale con 25 camere x 105 EUR x 2 notti
- 5.250 x 0,091 = 478 EUR
Come si usa
Tre regole cambiano i risultati più di qualunque revisione di listino. La prima è il tempo di risposta: sulle richieste MICE chi risponde entro quattro ore chiude molto più di chi risponde il giorno dopo, perché la prima proposta completa diventa il termine di paragone. La seconda è la scadenza: sette-dieci giorni per un evento a più di sei mesi, quarantotto ore sotto i trenta giorni. La terza è che le camere restano in tentative solo fino alla scadenza, poi tornano vendibili in automatico.
La tariffa va costruita per data, mai piatta. Un congresso di tre notti che comprende un martedì debole e un venerdì compresso non può avere lo stesso prezzo nei tre giorni: la tariffa unica regala esattamente la parte che stai spiazzando.
Lunedì mattina: conta le quotazioni degli ultimi novanta giorni che hanno ancora camere in opzione senza risposta. Quelle oltre la scadenza vanno chiuse oggi e l’inventario rimesso in vendita.
Le opzioni eterne che tengono ferme le camere migliori
È l’errore che costa di più e non compare in nessun report. Un ufficio commerciale che non mette scadenze accumula decine di gruppi in stato tentative, quasi sempre sulle date di alta domanda, perché è lì che si concentrano gli eventi. Il channel manager vede meno camere, il sistema alza i prezzi su un inventario che in realtà è libero e il transient si perde. Su un hotel congressuale di medie dimensioni sono decine di migliaia di euro l’anno. Il rimedio non richiede coraggio commerciale: scadenza obbligatoria su ogni quotazione e rilascio automatico alla scadenza.
Da non confondere con
La quotazione non è il contratto. È una proposta unilaterale che diventa vincolante per entrambi solo con la firma e con il primo acconto. Fino a quel momento le camere possono essere tenute o rilasciate secondo la politica dell’hotel, e questo va detto per iscritto nella quotazione stessa.
Non va confusa con l’allotment, che è un accordo continuativo su una disponibilità ricorrente con un intermediario, mentre la quotazione riguarda un evento singolo con date certe.