Finestra di prenotazione
Booking window · Lead time · Anticipo
Il numero di giorni che separano il momento della prenotazione dalla data di arrivo. Misurata su tutte le prenotazioni di un periodo, descrive quanto in anticipo il mercato compra la tua struttura.
Che cos’è
È la distanza temporale fra l’acquisto e il consumo. Un ospite che prenota il 3 marzo per arrivare il 20 luglio ha una finestra di 139 giorni; chi prenota alle 18 per la stessa sera ha una finestra di zero. Sono due clienti diversi, con disponibilità a pagare diversa, propensione a cancellare diversa e canale di arrivo diverso.
La finestra è il parametro che determina quanto in anticipo devi decidere. Se la tua finestra media è di 12 giorni, i prezzi di aprile puoi fissarli a fine marzo. Se è di 95 giorni, come in molti resort e villaggi open air, le decisioni sull’estate si prendono a febbraio e correggerle a giugno serve a poco perché il grosso è già venduto.
La finestra non è uguale dappertutto e non si muove nello stesso modo: negli hotel urbani resta corta, nel leisure stagionale e nell’open air è molto più lunga e tende ad allungarsi ancora. La cosa importante non è la tendenza generale ma la tua distribuzione.
Come si calcola
La differenza di date è banale. Le tre scelte che contano sono altre. Primo: pesare o non pesare per numero di camere e notti. La finestra media semplice conta un gruppo da 40 camere come una prenotazione singola, il che la falsa; per uso operativo si pesa per camere-notte. Secondo: includere o escludere le cancellate. Se le escludi, la finestra si accorcia artificialmente, perché le prenotazioni lunghe cancellano di più. Terzo: usare la mediana oltre alla media, perché la distribuzione ha sempre una coda lunga a destra.
Il modo giusto di guardarla è per classi, non con un numero solo. Le classi utili sono: giorno stesso, 1-3 giorni, 4-7, 8-14, 15-30, 31-60, 61-120, oltre 120.
Distribuzione dell'anticipo, hotel 110 camere in città, anno intero
- Giorno stesso
- 9% delle camere-notte
- 1-3 giorni
- 17%
- 4-7 giorni
- 14%
- 8-14 giorni
- 15%
- 15-30 giorni
- 18%
- 31-60 giorni
- 14%
- oltre 60 giorni
- 13%
- Finestra media pesata
- 31 giorni
- Finestra mediana
- 12 giorni
- Il 55% del volume entra entro due settimane
Come si usa
La finestra dice dove mettere l’attenzione. Con mediana a 12 giorni e media a 31, il calendario operativo si divide in due: le prossime tre settimane sono la zona in cui il prezzo cambia davvero i risultati, mentre oltre i sessanta giorni si sta solo posizionando il listino. Molti hotel fanno il contrario, discutendo per ore i prezzi di sei mesi avanti e non toccando i prossimi dieci giorni.
La finestra è anche il miglior predittore semplice del rischio di cancellazione. Un’analisi su 119.390 prenotazioni reali di due hotel portoghesi, pubblicata da Antonio, de Almeida e Nunes nel 2019, mostra che il tasso di cancellazione sale in modo monotono con l’anticipo: 6,8 per cento per chi prenota lo stesso giorno, 11,0 per cento fra uno e sette giorni, 31,3 per cento fra quindici e trenta giorni, 44,8 per cento fra 121 e 180, fino al 71,3 per cento oltre i quattrocento giorni. Sono due strutture sole e i livelli assoluti non si trasferiscono all’Italia, ma la forma del fenomeno è quella, e si ritrova ovunque: più lontano prenoti, meno la prenotazione è un impegno.
La conseguenza operativa è diretta. Le camere vendute con nove mesi di anticipo non sono camere vendute, sono opzioni gratuite in mano al cliente. Se la tua struttura raccoglie molto volume oltre i 120 giorni, o vendi quel volume con condizioni non rimborsabili e caparra, oppure lo tratti nel forecast con un coefficiente di sfrido.
Usare la media come se fosse la distribuzione
Media 31 giorni e mediana 12 descrivono la stessa struttura, e la media non descrive nessun cliente reale: quell’hotel ha un mercato last minute grosso e una coda di prenotazioni lontane. Fissare le politiche di cancellazione o le finestre di sconto sulla media significa sbagliare su entrambi i gruppi. Guarda sempre le classi.
Da non confondere con
La finestra riguarda la singola prenotazione; la curva di prenotazione riguarda la singola data di soggiorno. Sono due tagli ortogonali degli stessi dati: la curva si ottiene aggregando gli anticipi di tutte le prenotazioni che insistono su una notte. Non confonderla nemmeno con l’ALOS, che misura la lunghezza del soggiorno e non la distanza dall’acquisto.