Extranet
Portale partner OTA · Backoffice canale
L'interfaccia web con cui un portale mette a disposizione dell'albergo la gestione di tariffe, disponibilità, contenuti, promozioni, fatture e recensioni. È il canale di comunicazione ufficiale fra struttura e piattaforma.
Che cos’è
Ogni portale ha il suo pannello riservato agli alberghi, e nel linguaggio quotidiano si chiamano tutti extranet. È il posto dove l’albergo vede quello che il portale vede di lui: come appare la scheda, quanto converte, quali promozioni sono attive, quanto ha fatturato e quanto deve, cosa hanno scritto gli ospiti.
La confusione nasce quando in mezzo c’è un channel manager. Da quel momento esistono due porte per modificare la stessa cosa, e non hanno lo stesso rango. Il channel manager è la fonte autorizzata di tariffe e disponibilità: legge dal PMS e scrive sul portale. L’extranet resta una porta aperta che permette di scrivere gli stessi campi a mano, e ogni volta che qualcuno la usa introduce una versione dei dati che il sistema non conosce.
Come si usa
La divisione del lavoro è semplice e va scritta su un foglio appeso in ufficio. Dal channel manager: prezzi, disponibilità, soggiorni minimi e massimi, chiusure alla vendita, restrizioni di arrivo e partenza. Sempre e solo da lì, senza eccezioni, comprese le emergenze.
Dall’extranet: tutto ciò che il channel manager non gestisce e che non riguarda prezzo e disponibilità. Fotografie, descrizioni, servizi, politiche della struttura, orari; risposte alle recensioni; contestazione delle commissioni su prenotazioni non arrivate; incasso delle carte di credito virtuali; adesione o uscita dai programmi promozionali; lettura dei rapporti di visibilità, conversione e posizionamento, che sono dati che il channel manager non ti dà.
Hotel 70 camere, un mese di attività sui due strumenti
- modifiche di prezzo e disponibilità inviate dal channel manager
- 2.840
- modifiche fatte a mano dall’extranet
- 11
- di cui poi sovrascritte dal sistema entro 24 ore
- 8
- prenotazioni contestate per no-show e carta non valida
- 6
- importo recuperato in commissione
- 410 EUR
- recensioni con risposta pubblicata
- 23
- aggiornamenti di contenuto e fotografie
- 4
Come si legge
La parte dell’extranet che vale davvero il tempo è quella dei dati che non hai da nessun’altra parte: quante volte la tua scheda è stata mostrata, quante volte è stata aperta, quante prenotazioni ne sono uscite, come ti posizioni rispetto agli alberghi che il portale considera tuoi concorrenti.
Da fare lunedì: entra una volta a settimana, sempre lo stesso giorno, e guarda tre cose: le recensioni senza risposta, le prenotazioni da contestare e la sezione delle opportunità suggerite dal portale, che vanno lette e quasi sempre rifiutate ma che ogni tanto contengono una promozione utile su date deboli. Un quarto d’ora, non di più.
L'errore tipico: la chiusura fatta a mano in una serata piena
Sono le nove di sera, restano due camere, il ricevimento entra nell’extranet e chiude la vendita per non rischiare un overbooking. Da lì possono succedere due cose, entrambe brutte. Il channel manager al successivo allineamento riapre la disponibilità perché nel PMS le camere risultano libere, e la chiusura non è mai esistita. Oppure il portale registra un blocco manuale che il channel manager non riesce a sovrascrivere, e quelle date restano chiuse per settimane senza che nessuno se ne accorga, finché non ci si chiede perché da quel canale non arrivi più niente. Se serve chiudere, si chiude dal channel manager: ci vogliono gli stessi trenta secondi e il sistema resta allineato.
Da non confondere con
L’extranet non è il channel manager. Il primo appartiene al portale e mostra un solo canale; il secondo è tuo e parla con tutti i canali insieme partendo da un’unica disponibilità. Chi gestisce quattro portali da quattro extranet non ha un sistema di distribuzione: ha quattro inventari separati che prima o poi divergeranno.
E non è il booking engine. Quello è il motore di prenotazione del tuo sito, che vende in tuo nome senza commissione; l’extranet è il pannello di controllo della vetrina di qualcun altro.