Banquet Event Order
BEO · Ordine di servizio evento
Il documento operativo che traduce il contratto di un evento in servizi, orari, allestimenti, coperti garantiti e prezzi. È la base su cui cucina e sale lavorano e su cui si fattura il banchetto.
Che cos’è
Il contratto di un evento dice che cosa il cliente ha comprato e a che prezzo. Il BEO dice che cosa succede fisicamente in albergo quel giorno: a che ora si apre la sala, come è disposta, quante persone si siedono, che cosa mangiano, quale impianto audio serve, chi paga e come. È il documento che passa dalla vendita all’operativo.
Nasce nella tradizione dei grandi hotel congressuali americani e si è imposto ovunque perché risolve un problema di responsabilità: finché l’accordo resta nelle email del commerciale, la cucina non sa quanti coperti preparare e nessuno è responsabile dell’errore. Con il BEO firmato dal cliente e distribuito ai reparti, ogni riga ha un destinatario.
Per il revenue è il documento in cui il ricavo di un evento diventa misurabile prima che avvenga: noleggio della sala, coperti, bevande, allestimenti, tecnica. Senza BEO non si può calcolare il RevPAM di una sala né valutare se un gruppo con poche camere ma molta ristorazione convenga più di un gruppo con molte camere e niente altro.
Come si calcola
Il cuore economico del BEO è la garanzia sui coperti. Il cliente comunica un numero garantito entro un termine, tipicamente 72 o 48 ore prima; da quel momento paga almeno quel numero anche se si presentano meno persone. La cucina prepara un margine di sicurezza sopra la garanzia, di norma il 3-5%, che l’hotel serve senza addebitare se non viene usato.
Il ricavo complessivo dell’evento si compone di quattro voci che vanno tutte scritte nel BEO con il loro prezzo, altrimenti in fase di fatturazione qualcuna sparisce.
BEO di una cena di gala in un 4 stelle con sala da 250 posti
- coperti garantiti comunicati 72 ore prima
- 180
- coperti effettivamente presentati
- 168
- menu concordato per coperto
- 58,00 EUR
- forfait bevande per coperto
- 16,00 EUR
- noleggio sala
- 900,00 EUR
- audio, luci e service
- 640,00 EUR
- allestimento floreale addebitato
- 380,00 EUR
- coperti preparati dalla cucina (garanzia + 5%)
- 189
- costo derrate a coperto
- 17,40 EUR
- ore di occupazione della sala
- 6
- coperti fatturati
- 180
- ricavo ristorazione
- 10.440 EUR
- ricavo bevande
- 2.880 EUR
- ricavo totale evento
- 15.240 EUR
- costo derrate
- 3.289 EUR
- margine lordo sulla ristorazione
- 68,5%
- RevPAM orario sulla sala
- 2.540 EUR
Come si usa
Il BEO va usato come strumento di prezzo, non solo di servizio. Ogni riga che nel BEO compare come inclusa senza importo è una riga su cui l’hotel ha rinunciato a un ricavo: il service audio, il cambio di allestimento fra la sessione plenaria e la cena, la sala di regia, il parcheggio dei relatori. Scriverle con un valore, anche quando poi si azzerano in trattativa, rende visibile quanto si è concesso.
Da fare lunedì: prendi gli ultimi dieci BEO chiusi e calcola per ciascuno il ricavo totale diviso le ore di occupazione della sala. È il numero che permette di confrontare una riunione di mezza giornata con una cena di gala e di decidere quale delle due richieste accettare quando arrivano sulla stessa data.
Il BEO va distribuito ai reparti con almeno una settimana di anticipo e aggiornato con versioni numerate. Un BEO modificato via chat il giorno stesso è la causa più frequente di errori costosi in banchettistica.
L'errore tipico: garanzia raccolta troppo tardi o mai messa per iscritto
Il commerciale non richiama il cliente al termine delle 72 ore e la garanzia resta il numero indicativo del contratto, scritto sei mesi prima. Se si presentano cinquanta persone in meno, l’hotel non ha una base per fatturare e finisce per accettare i coperti effettivi, perdendo in un colpo il margine di tutta la serata. Il termine di garanzia va inserito nel calendario del commerciale come attività obbligatoria, e la comunicazione del cliente va conservata per iscritto, anche una sola email.
Da non confondere con
Il BEO non è il contratto. Il contratto regola obblighi, penali, attrition e pagamenti; il BEO è l’ordine di servizio che ne discende e può cambiare più volte senza rinegoziare il contratto. Quando i due documenti si contraddicono, in giudizio vale il contratto: per questo le condizioni economiche nel BEO devono ripetere quelle contrattuali e non inventarne di nuove.
E non è la rooming list, che riguarda le camere del gruppo e i nomi degli occupanti. Un evento può avere BEO senza camere, per esempio un matrimonio del posto, e camere senza BEO, per esempio un gruppo turistico che non consuma niente in hotel.