Function space
Sale meeting · Spazi congressuali
L'insieme degli spazi vendibili per eventi: sale riunioni, sale plenarie, foyer, spazi espositivi e sale ristorante commercializzabili. È una seconda capacità, con una propria disponibilità e un proprio spiazzamento.
Che cos’è
Negli alberghi congressuali le camere non sono l’unica risorsa scarsa. La sala plenaria da trecento posti è una sola, e nel giorno in cui la vendi a un evento non la puoi vendere a nessun altro. Trattare gli spazi come un servizio accessorio da concedere in omaggio per portare camere è l’errore strutturale del settore: significa regalare la risorsa che genera i margini più alti per venderne una che ne genera di più bassi.
Lo spazio ha caratteristiche proprie. Si vende a giornate o a mezze giornate, non a notti. La sua capacità dipende dall’allestimento: la stessa sala da 200 metri quadri fa 220 posti a platea, 90 a banchi di scuola, 60 a ferro di cavallo e 140 a cena. È divisibile e ricomponibile, quindi la disponibilità non è un numero ma una combinazione. E ha vincoli fisici che nessuna trattativa può superare: due plenarie da duecento persone alla stessa ora non ci stanno, anche se le camere ci sarebbero.
Da qui nasce l’idea di misurare il rapporto fra spazio e camere. Un evento che occupa tutto il piano congressi e non porta camere ti blocca la vendita a un evento residenziale, e quel mancato ricavo va calcolato esattamente come si calcola lo spiazzamento sulle camere.
Come si calcola
Il rapporto serve a confrontare richieste incomparabili. Un evento con rapporto alto compra un albergo, uno con rapporto vicino a zero compra una sala e va prezzato come tale, cioè a tariffa piena di affitto senza sconti motivati dalle camere. La soglia di riferimento la fissa ogni albergo sui propri consuntivi, calcolando il rapporto su tutti gli eventi già ospitati e guardando dove si separano le due popolazioni: nell’esempio qui sotto il congresso residenziale sta a 0,155 camere-notte per metro quadro-giorno e l’assemblea locale a zero, e la soglia cade fra i due.
Hotel 140 camere con 620 mq di sale, due richieste sullo stesso giovedì e venerdì
- Richiesta A, congresso residenziale, sala impegnata
- 380 mq per 2 giorni
- Camere-notte richieste da A
- 118
- Ricavo totale atteso A, camere e accessorio
- 19.400 EUR
- Richiesta B, assemblea locale senza pernottamenti, sala impegnata
- 560 mq per 1 giorno
- Camere-notte richieste da B
- 0
- Affitto sala proposto per B
- 1.900 EUR
- Rapporto A
- 118 / 760 = 0,155
- Rapporto B
- 0
- Ricavo per mq-giorno di A
- 25,53 EUR
- Ricavo per mq-giorno di B
- 3,39 EUR
- B accettabile solo se non impedisce A, cioè su una data senza richieste residenziali
Come si usa
La prima cosa da fare è avere un calendario degli spazi separato da quello delle camere, con lo stato di ogni sala per ogni giornata e non solo per gli eventi confermati. Nella maggior parte degli alberghi italiani questa informazione vive in un foglio di calcolo del banqueting che il revenue manager non guarda mai, ed è il motivo per cui le due vendite si ostacolano a vicenda.
La seconda è mettere in contratto una clausola di rapporto minimo camere-spazio sui grandi eventi: la sala plenaria a quel prezzo è concessa a condizione che il gruppo utilizzi almeno un certo numero di camere-notte, altrimenti si applica l’affitto pieno. È la traduzione contrattuale di tutto il ragionamento e vale più di qualunque trattativa sul prezzo della sala.
Lunedì mattina: prendi le prossime otto settimane e segna le giornate in cui la sala principale è opzionata da eventi senza camere. Su quelle date chiedi al commerciale se esistono richieste residenziali in sospeso, perché è lì che si perde silenziosamente il ricavo più alto.
La sala regalata per portare le camere
La frase che si sente in ogni trattativa italiana è che la sala si dà gratis perché tanto porta cinquanta camere. Il conto quasi mai torna: la sala gratis vale 1.800 euro di margine quasi puro, le cinquanta camere a tariffa scontata ne valgono 2.400 al netto dei costi variabili e spiazzano domanda individuale per 1.500. Regalare lo spazio è una concessione che costa più di uno sconto camera equivalente, perché il margine sullo spazio è il doppio. Se devi concedere qualcosa, concedi sulla camera e fatti pagare la sala.
Da non confondere con
Il function space non è la capacità ricettiva. Sono due inventari indipendenti, con unità di misura diverse e cicli di prenotazione diversi: gli spazi si opzionano prima e si liberano più tardi. Un albergo può essere pieno di camere e vuoto di sale, e in quel caso il gruppo giusto è quello che compra solo spazio.
Non va confuso nemmeno con il ricavo accessorio nel suo insieme. L’affitto degli spazi è una parte dell’accessorio, ma la disponibilità di spazio è un vincolo di capacità: si gestisce con logiche di inventario, non solo con logiche di prezzo.