Minimo garantito di spesa F&B
F&B minimum · Minimum spend
La soglia di spesa in ristorazione che un gruppo si impegna a raggiungere durante l'evento, spesso in cambio della sala senza noleggio. Se la spesa effettiva resta sotto, la differenza viene addebitata.
Che cos’è
Uno spazio meeting ha lo stesso problema di una camera: se resta vuoto quel giorno, quel giorno non torna. Ma a differenza della camera, la sala vale poco di per sé e molto per quello che ci si consuma dentro. Da qui nasce lo scambio più comune della vendita MICE: l’hotel rinuncia al noleggio della sala, il gruppo si impegna a spendere almeno una certa cifra in ristorazione.
Il minimo garantito è quell’impegno scritto. Non è un acconto e non è un prezzo: è una soglia. Se il gruppo la supera, non succede niente. Se resta sotto, paga la differenza come voce autonoma in fattura, di solito chiamata compensazione o mancato raggiungimento del minimo.
Serve a due cose. Protegge il ricavo dello spazio in un modo che il cliente accetta più volentieri di un noleggio, perché in teoria non gli costa nulla. E sposta la trattativa dal prezzo della sala, che il cliente confronta con quello di tutti gli hotel della città, al volume di consumo, che è molto più difficile da confrontare.
Come si calcola
Il minimo non si tira a caso: si ricava dal valore che stai rinunciando a incassare. Se rinunci a 900 euro di noleggio e il tuo margine sulla ristorazione è del 66%, il minimo deve portare almeno 900 euro di margine, quindi circa 1.360 euro di spesa. Sotto quella soglia, regalare la sala è una perdita secca.
Alla soglia di pareggio va aggiunto un ricarico, perché lo scambio deve convenire e perché la sala ha comunque costi di allestimento e di pulizia. Nella pratica il minimo si fissa fra due e tre volte il valore del noleggio.
Convegno di due giorni in un hotel da 160 camere con sala plenaria
- noleggio sala plenaria a listino, 2 giorni
- 1.800,00 EUR
- margine medio sulla ristorazione banchetti
- 66%
- minimo garantito richiesto in contratto
- 4.500,00 EUR
- coffee break 4 x 45 persone x 9,00 EUR
- 1.620,00 EUR
- pranzi 2 x 45 persone x 32,00 EUR
- 2.880,00 EUR
- ipotesi di partecipazione ridotta a 34 persone
- coffee break e pranzi effettivi
- 3.400,00 EUR
- camere del gruppo
- 38 camere-notte a 128,00 EUR = 4.864,00 EUR
- minimo di pareggio
- 2.727,00 EUR
- spesa F&B effettiva
- 4.500,00 EUR
- addebito compensativo
- 0 EUR
- addebito compensativo
- 1.100,00 EUR
- ricavo F&B fatturato comunque
- 4.500,00 EUR
- ricavo totale dell evento
- 9.364,00 EUR
Come si usa
Il minimo va scritto con quattro precisazioni, e ognuna di esse è stata dimenticata da qualcuno almeno una volta. Al netto o al lordo di IVA e servizio: senza specificarlo si discute in fattura. Quali consumi contano: solo il banchetto o anche il bar, il minibar e i conti individuali dei partecipanti al ristorante. Su quale periodo: l’intero evento o ogni singola giornata. E che cosa succede se il gruppo si riduce, cioè come il minimo si lega alle clausole di attrition sulle camere.
Da fare lunedì: costruisci una tabella con il valore di noleggio di ogni sala e il minimo corrispondente a due livelli, pareggio e obiettivo. È lo strumento che permette al commerciale di rispondere in mezz’ora a una richiesta senza chiamare il revenue manager, e di non regalare mai la sala sotto la soglia.
Il minimo funziona meglio quando è raggiungibile in modo naturale con l’offerta standard. Un minimo che il gruppo può centrare solo comprando una cena di gala che non aveva previsto non viene accettato, oppure viene accettato e poi genera una discussione in fattura: in entrambi i casi hai perso.
L'errore tipico: minimo scritto e mai verificato prima della fine
Il minimo va monitorato durante l’evento, non scoperto in fattura. A metà di un convegno di due giorni si sa già se il gruppo arriverà alla soglia, e il momento giusto per parlarne è quello: proporre un aperitivo di chiusura o un upgrade del pranzo trasforma un addebito compensativo, che il cliente vive come una penale e che gli lascia un cattivo ricordo, in consumo vero e in un servizio in più. Lo stesso denaro, due esiti commerciali opposti.
Da non confondere con
Il minimo di spesa non è l’attrition. L’attrition riguarda le camere del blocco che il gruppo non utilizza e prevede una penale sulle camere-notte non prese; il minimo riguarda la ristorazione. Un contratto MICE serio ha entrambe le clausole e vanno lette insieme, perché un gruppo che si riduce fa scattare tutte e due.
E non è un acconto: l’acconto è denaro versato in anticipo e imputato al conto finale, il minimo è una soglia che può non produrre nessun addebito.