Alloggiati Web
Comunicazione alla questura · Portale Alloggiati
Portale della Polizia di Stato attraverso cui le strutture ricettive e i locatori comunicano alla questura le generalità delle persone alloggiate, entro i termini fissati dalla normativa di pubblica sicurezza.
Che cos’è
Chiunque dia alloggio a titolo oneroso deve comunicare all’autorità di pubblica sicurezza le generalità delle persone alloggiate. L’adempimento esiste da molto prima di internet; oggi si assolve caricando un file o compilando una schedina sul portale Alloggiati Web della Polizia di Stato, con credenziali rilasciate dalla questura competente.
I termini sono stretti e sono la parte che ha effetti operativi. La comunicazione va effettuata entro le ventiquattro ore dall’arrivo, e per i soggiorni che si esauriscono in poche ore il termine si riduce, con l’obbligo di comunicare entro un numero di ore molto ridotto dall’arrivo. Vanno comunicati tutti gli alloggiati, non solo l’intestatario della prenotazione: bambini compresi, ciascuno con il proprio documento o con l’indicazione del capofamiglia o capogruppo secondo le regole del tracciato.
Il risvolto meno ovvio è che questo adempimento vincola il check-in a un momento identificabile. Non esiste ospite che entra in camera senza essere stato registrato, e questo condiziona tutto quello che il revenue costruisce intorno agli orari di arrivo: early check-in venduto, self check-in notturno, day use.
Come si usa
Il dato anagrafico è anche un dato di revenue, e questo è il punto che quasi tutti trascurano. Il numero di persone effettivamente alloggiate serve per l’imposta di soggiorno, per la doppia occupazione, per il calcolo del RevPAG e per la comunicazione statistica regionale. Se le schedine sono compilate male, sono sbagliati anche tutti quei numeri.
Lunedì mattina apri il PMS e verifica due cose. La prima è se esiste l’integrazione automatica con il portale: se il ricevimento ricopia a mano le anagrafiche, stai pagando lavoro che cresce linearmente con l’occupazione e che in alta stagione ruba tempo proprio quando servirebbe vendere upgrade al banco. La seconda è dove sta il controllo di qualità: la trasmissione va verificata, non data per fatta, e la ricevuta va conservata secondo le regole del portale.
Il collegamento con il night audit è naturale: la chiusura di giornata è il momento in cui verificare che ogni camera occupata abbia le proprie schedine trasmesse e che il conteggio persone coincida con quello del PMS. È un controllo di due minuti che protegge tre numeri diversi.
Costo del lavoro dell'adempimento manuale, hotel da 120 camere
- camere-notte vendute in luglio
- 3.348
- arrivi nel mese
- 1.190
- ospiti medi per arrivo
- 1,9
- schedine da compilare
- 2.261
- tempo medio per schedina compilata a mano
- 70 secondi
- costo orario lordo del ricevimento
- 22,00 EUR
- ore di lavoro nel mese
- 44 ore
- costo del mese
- circa 968 EUR
- costo annuo stimato su stagionalità piena
- oltre 7.000 EUR
L'errore tipico: schedine trasmesse ma ospiti contati male
La coppia che arriva con un bambino piccolo viene spesso registrata come due persone perché il bambino non paga la camera. Il risultato è che il numero di alloggiati comunicato non coincide con quello reale, l’imposta di soggiorno viene calcolata su una base sbagliata e la statistica delle presenze parte storta. Il conteggio degli ospiti deve seguire le persone fisiche presenti, non chi paga.
Da non confondere con
Non è la rilevazione statistica del movimento turistico, che va all’ente regionale e serve a produrre dati aggregati su arrivi e presenze: quella è statistica, questa è pubblica sicurezza, e in molte Regioni si assolvono su due sistemi distinti anche se i dati partono dalla stessa registrazione. Non è nemmeno la verifica dell’identità dell’ospite, che è un passaggio ulteriore e con regole proprie: caricare i dati sul portale non significa aver identificato chi entra in camera.
Termini, tracciati e modalità di questo adempimento sono soggetti ad aggiornamenti frequenti: verifica sempre le indicazioni del portale ufficiale e della questura competente, e per la tua situazione rivolgiti a un professionista.