Agency model
Modello agency
Accordo in cui l'albergo resta il venditore: fissa la tariffa esposta, incassa dal cliente e paga all'intermediario una commissione sulle notti consumate. È il modello prevalente in Italia per i grandi portali.
Che cos’è
Nel modello agency l’intermediario è un mandatario: mostra la tariffa che l’hotel ha caricato, raccoglie la prenotazione e viene pagato a risultato. Il cliente paga in struttura oppure con carta al momento del soggiorno, l’albergo emette il documento fiscale, e alla fine del mese riceve una fattura di commissione sulle notti effettivamente consumate.
È il modello più favorevole all’albergo su tre punti. Il controllo del prezzo esposto resta suo. Il rapporto fiscale con il cliente resta suo, il che semplifica documenti, imposta di soggiorno e contabilità. E il rischio di cancellazione non produce commissione: se la prenotazione salta e viene segnalata correttamente, non si paga nulla.
Ha però due contropartite. La prima è che l’hotel sopporta il rischio di credito e di incasso: una carta che non funziona al check in è un problema dell’albergo. La seconda è che la commissione è dovuta anche quando il portale non ha fatto altro che intercettare un cliente che cercava il nome dell’hotel, e in agency questa quota è tipicamente più alta che nel merchant.
Come si calcola
Il calcolo è semplice, la riconciliazione no. Ogni mese va confrontata la fattura con l’estrazione delle notti consumate dal gestionale, riga per riga, cercando tre cose: cancellazioni fatturate, no show fatturati, e prenotazioni fatturate su un valore diverso da quello incassato.
Riconciliazione mensile, hotel 90 camere
- Notti consumate da estrazione gestionale
- 682
- Ricavo lordo del canale
- 85.932 EUR
- Commissione attesa al 17%
- 14.608 EUR
- Commissione fatturata dal portale
- 15.284 EUR
- Differenza
- 676 EUR
- Righe in eccesso trovate
- 9 cancellazioni tardive e 2 no show
- Importo contestato e riaccreditato
- 676 EUR
- Su base annua, se non controllato
- circa 8.100 EUR
Come si usa
La leva principale del modello agency è la disponibilità, non il prezzo. Poiché l’hotel controlla la tariffa esposta, il modo per governare il costo del canale è decidere quante camere e quali tipologie renderlo capace di vendere, data per data. È una decisione quotidiana che si esegue dal channel manager.
Lunedì mattina: metti in calendario la riconciliazione fattura contro consumato come attività fissa mensile, assegnata a una persona, con un termine. Deve essere fatta entro il periodo utile per contestare, che nei principali contratti è breve. È l’attività amministrativa con il ritorno orario più alto di tutta la distribuzione.
L'errore tipico
Segnalare i no show in ritardo o non segnalarli affatto perché il modulo è scomodo. La commissione su una camera mai occupata viene addebitata comunque, e passato il termine non si recupera. In un hotel di 90 camere con quaranta no show all’anno a 130 euro medi, la commissione indebita vale oltre 900 euro. La segnalazione va fatta il giorno stesso, durante il night audit, non a fine mese.
Da non confondere con
Non è la stessa cosa della commissione a un’agenzia di viaggi tradizionale, anche se il meccanismo è identico. La differenza sta nel volume e nella dipendenza: un’agenzia porta qualche prenotazione all’anno, un portale in modello agency può rappresentare un terzo della produzione. Il modello contrattuale è simile, il potere negoziale no.