I sette conti che un albergatore dovrebbe saper fare a memoria

I sette conti sono questi: il RevPAR, il punto di pareggio, il costo vero di un canale, la tariffa di pareggio di un gruppo, il limite di overbooking, l’ARPAR e il costo di una restrizione. Nessuno richiede più di due operazioni. Sei di questi si fanno a mente in trenta secondi con i numeri che hai già in testa, e il settimo si fa su un foglio in cinque minuti.

Non servono a fare il revenue management: servono a non doverlo chiedere a nessuno prima di rispondere. Quando un’agenzia chiede trenta camere per due notti, quando il commerciale propone di entrare su un nuovo portale, quando qualcuno dice che il sabato va messo il minimo due notti, la differenza fra chi decide e chi rimanda è saper fare il conto sul momento, con un margine di errore accettabile.

Tutti gli esempi che seguono sono costruiti sulla stessa struttura ipotetica: un quattro stelle di 90 camere in una città d’arte del centro Italia, con un costo variabile per camera venduta di 22 euro, che comprende pulizia, lavanderia, cortesie, colazione ed energia marginale. Restando sempre gli stessi parametri, i sette conti si possono confrontare fra loro.

1. Il RevPAR, e perché da solo non basta mai#

Risponde alla domanda: quanto sto ricavando da ogni camera che possiedo, non da ogni camera che vendo. È l’unico numero che tiene insieme prezzo e riempimento, e quindi l’unico che non si può migliorare svuotando l’hotel o svendendolo.

Le due vie devono dare lo stesso numero. Se non lo danno, hai un problema di definizioni prima che di prezzo: quasi sempre è l’ADR calcolata su un insieme di camere diverso da quello del ricavo, perché qualcuno ha escluso le camere di cortesia da una parte e non dall’altra. Vale la pena rifare il conto nei due modi una volta al mese: costa trenta secondi e intercetta gli errori di estrazione.

Il RevPAR mente in due modi, e vanno conosciuti entrambi. Il primo è il denominatore: se togli dalla vendita le camere in ristrutturazione, il RevPAR sale senza che sia entrato un euro in più. Il secondo è che ignora completamente quanto ti è costato produrre quel ricavo. Due mesi con lo stesso RevPAR possono lasciare in cassa cifre molto diverse, ed è esattamente il problema che risolve il conto numero sei.

2. Il punto di pareggio: quante camere, e a che tariffa#

Risponde alla domanda: da quale camera in poi comincio a guadagnare. È il primo conto da fare in una struttura stagionale, prima ancora di decidere se aprire.

Il numero di camere da vendere è il pezzo di sopra della frazione: $N=\frac{\mathrm{CF}}{\mathrm{ADR}–c_v}$, cioè i costi fissi divisi per il margine di contribuzione di una camera.

La seconda riga del risultato è quella che serve nelle trattative: sotto 89,59 euro di tariffa media, a quel volume, ottobre chiude in perdita. Il conto ha un limite noto: i costi fissi non sono mai del tutto fissi, perché sopra una certa occupazione entrano turni di pulizia aggiuntivi e ore straordinarie. Va rifatto quando cambia la struttura dei costi, non ogni settimana.

In una struttura stagionale il conto va fatto sull’intera stagione e non sul mese, perché i costi di pre-apertura e di chiusura vanno spalmati sui giorni in cui si vende davvero. Una struttura aperta centoventi giorni con gli stessi costi fissi annuali di una aperta tutto l’anno ha un’occupazione di pareggio molto più alta, e non è un dettaglio contabile: è il motivo per cui certe tariffe promozionali che funzionano in città sono suicide su una riviera.

3. Il costo vero di un canale#

Risponde alla domanda: di cento euro incassati su questo canale, quanti me ne restano davvero. La commissione è solo il primo strato; sotto ci sono la quota di tecnologia, il costo della transazione e, sul diretto, il costo della pubblicità che ha portato quella prenotazione.

La stessa cosa in percentuale è il cost of sale, $\mathrm{CoS}=\frac{K}{V}$, che serve per confrontare canali con prenotazioni di durata diversa.

Quei 30,30 euro sono il tetto reale di spesa per acquisire la stessa prenotazione in diretto: fino a lì il diretto conviene ancora, oltre no. Le percentuali usate qui sono ipotesi di questo esempio; le tue sono nei contratti che hai firmato e nella fattura mensile del motore di prenotazione, e vanno lette una volta all’anno.

4. Quanto vale davvero un gruppo#

Risponde alla domanda: sotto quale tariffa questo gruppo mi fa perdere soldi. La risposta non dipende dal listino, dipende da che cosa avresti venduto in quelle stesse date senza il gruppo.

Il punto sensibile del conto è una sola voce: le camere transient previste. Se il forecast dice 78 camere e la realtà è 60, non spiazzi niente e il gruppo è quasi tutto guadagno; se dice 78 e la realtà è 88, il gruppo ti costa molto più di quanto hai calcolato. Il conto è buono quanto il tuo forecast, e per questo va rifatto anche a due settimane dalla data, quando il gruppo non è più modificabile ma le condizioni di rinuncia sì.

Manca ancora una voce, e va aggiunta appena hai lo storico per farlo: la quota di camere che il gruppo prenota e non utilizza. Se i gruppi simili rilasciano regolarmente camere prima della scadenza, le camere-notte davvero occupate sono meno di sessanta e la tariffa di pareggio scende. Fino a quando quel dato non esiste, è più prudente calcolare su tutte le camere bloccate e negoziare invece le condizioni di rinuncia.

5. Il limite di overbooking#

Risponde alla domanda: quante camere in più posso vendere stanotte senza mettermi nella condizione di mandare via un ospite. La regola veloce che si sente in giro, vendi tante camere quante sono le mancate presentazioni medie, ignora il fatto che sbagliare in eccesso costa molto più che sbagliare in difetto: il conto pieno di un ospite mandato altrove pesa più del margine di una camera.

La regola veloce, sulle stesse notti, avrebbe detto quattro o cinque camere. La soglia le riduce a tre, e la ragione è tutta nel rapporto fra 420 e 146: un walk costa quasi il triplo di quanto rende la camera che stai provando a vendere. Nota anche che la distribuzione va costruita sulle notti simili, non su tutto l’anno: le mancate presentazioni di un martedì di febbraio non dicono niente su un sabato di compressione.

6. L’ARPAR, cioè il RevPAR che sa quanto costa vendere#

Risponde alla domanda: fra due mesi con RevPAR quasi uguale, quale mi ha lasciato più soldi. È il conto che smaschera l’occupazione comprata a caro prezzo sui canali sbagliati.

Su 2.700 camere disponibili in un mese da trenta giorni, 2,73 euro di ARPAR sono 7.371 euro. È la cifra che un cruscotto basato sul solo RevPAR non ti mostrerà mai, e la ragione per cui il mese B, festeggiato in riunione, è stato il mese peggiore.

Il limite dell’ARPAR è il costo di distribuzione medio: se un mese ha pochi canali molto costosi e molti quasi gratuiti, la media nasconde entrambi. Per questo il conto va rifatto almeno una volta per segmento, e non solo sul totale della struttura. Resta comunque un numero più onesto del RevPAR, e si costruisce con dati che hai già.

7. Il costo di una restrizione#

Risponde alla domanda: il minimo due notti sul sabato mi sta facendo guadagnare o perdere. Una restrizione non è gratis: sposta domanda, ma ne distrugge una parte, e il saldo va misurato su tutto il periodo che tocca, mai sulla sola notte protetta.

La restrizione costa 1.686 euro su un solo fine settimana. Il conto si ribalta se il sabato non si riempirebbe comunque, o se la domenica ha una tariffa vicina a quella del sabato: sono i due casi in cui il minimo soggiorno funziona. Il dato difficile è quante richieste di sola notte si perdono davvero, e si stima dal numero di ricerche rifiutate registrate dal motore di prenotazione nei fine settimana in cui la restrizione era attiva.

I sette conti in una tabella#

Tutti i valori della colonna centrale vengono dagli esempi costruiti in questa pagina su una struttura ipotetica da 90 camere: sono lì per far vedere l’ordine di grandezza del risultato, non per essere usati come riferimenti.

Cosa fare lunedì mattina#

1. Calcola il tuo costo variabile per camera venduta sommando le voci reali dell’ultimo bilancio: prodotti di pulizia, lavanderia, cortesie, colazione, energia riferibile alla camera occupata, costo del lavoro di riassetto. Scrivi il numero e datalo.
2. Prendi i costi fissi dell’ultimo esercizio, dividili per dodici e calcola la tua occupazione di pareggio mese per mese. Nei mesi in cui è sopra il sessanta per cento, il problema non è tariffario.
3. Apri l’ultima fattura del motore di prenotazione e l’ultimo estratto conto delle commissioni e calcola il cost of sale reale dei tuoi tre canali principali su una prenotazione tipo di due notti.
4. Estrai dal PMS le ultime quaranta notti in compressione e conta le mancate presentazioni notte per notte: ti serve la distribuzione, non la media.
5. Calcola l’ARPAR degli ultimi dodici mesi accanto al RevPAR e guarda i mesi in cui le due curve divergono: sono i mesi in cui hai comprato occupazione.
6. Metti i sette conti su una pagina sola, con i tuoi numeri già dentro, e tienila stampata dove rispondi alle richieste dei gruppi.
7. Alla prossima richiesta di gruppo, calcola la tariffa di pareggio prima di guardare quella che ti hanno offerto. L’ordine conta: al contrario, il numero che hai letto ti condiziona.