Cassa e stagionalita: perche una struttura redditizia puo restare senza soldi

Una struttura stagionale può chiudere l’anno in utile e restare senza soldi ad aprile. Non è un paradosso contabile: il conto economico registra costi e ricavi nel mese in cui maturano, il conto corrente registra il giorno in cui il denaro si muove. In cinque mesi di apertura i due calendari non coincidono quasi mai, e il punto più basso della cassa cade sempre prima del primo ospite.

Il piano di cassa serve a sapere due cose: quanto denaro serve, e in quale settimana. Sono due numeri diversi da qualunque riga del bilancio, e nessuno dei due si legge nel risultato d’esercizio. Una struttura che a fine anno guadagna cinquantamila euro può avere avuto bisogno di centotrentamila euro di liquidità per arrivarci.

Costruiamo il piano su una struttura dichiarata: un tre stelle superiore di 60 camere sulla riviera adriatica, aperto dal primo maggio al 30 settembre, quindi 153 giorni di apertura e 9.180 camere disponibili. Per tenere i conti leggibili l’esempio considera solo il ricavo camere al netto dell’IVA e tratta i servizi accessori come partita di giro: è una semplificazione, e più avanti diciamo che cosa nasconde.

Il calendario dei ricavi, che non è il calendario della cassa#

La stagione produce questi numeri di competenza. Sono il punto di partenza, e per adesso non hanno niente a che vedere con il conto corrente.

ADR e occupazione della stagione sono medie ponderate, non medie delle righe: 745.482 diviso 6.252 fa 119,24 euro, e 6.252 diviso 9.180 fa il 68,1 per cento. Il RevPAR sui giorni di apertura è 81,21 euro. Sui 365 giorni dell’anno solare sarebbe 34,04 euro, ed è il numero che rende incomparabile una struttura stagionale con una aperta tutto l’anno.

Le uscite che precedono il primo incasso#

Fra gennaio e aprile la struttura è chiusa, non vende nulla, e spende. Non spende poco: spende la parte più difficile da rimandare, perché senza le uscite che preparano la riapertura il primo maggio non si apre.

Sono 149.000 euro contro un incasso che nello stesso periodo vale 15.227 euro, e sono solo caparre. Il 24,1 per cento delle uscite dell’anno si concentra nel terzo di calendario in cui non entra quasi niente.

Le entrate che arrivano prima e quelle che arrivano dopo#

Ogni euro di ricavo camere ha una data di competenza e almeno una data di incasso, e le due coincidono solo per una parte del venduto. Nel nostro esempio il mix è dichiarato così: 30 per cento diretto con caparra del 30 per cento alla prenotazione e saldo alla partenza, 45 per cento da portali con pagamento in struttura e commissione del 18 per cento fatturata il mese dopo, 25 per cento da portali con pagamento anticipato che accreditano al netto il mese successivo al soggiorno. La caparra media arriva due mesi prima del soggiorno.

Il costo di intermediazione complessivo è il 12,6 per cento del ricavo: 18 per cento su un 70 per cento intermediato. Ma solo 8,1 punti escono davvero dal conto corrente come pagamento di una fattura, perché i 4,5 punti dei portali prepagati vengono trattenuti alla fonte e non si vedono mai passare.

Il terzo di ricavo che slitta è la ragione per cui ottobre, con zero camere vendute, incassa ancora 17.860 euro. Ed è anche la ragione per cui a maggio entrano 17.786 euro di caparre che sono ricavo di luglio, cioè un servizio non ancora reso e un debito verso l’ospite.

Il piano di cassa mese per mese#

Mettendo insieme incassi e uscite si ottiene la curva che conta. Partiamo da zero di cassa iniziale per rendere leggibile il fabbisogno.

Il mese peggiore è aprile, non gennaio#

Il punto più basso è il 30 aprile a meno 133.773 euro. Non è gennaio, che pure ha la rata di locazione: è aprile, perché in aprile si concentrano manutenzione, scorte e anticipi, e le caparre di giugno non bastano a coprirli. Da quel giorno la cassa risale, ma resta sotto lo zero fino a fine luglio. Sette mesi su dodici sotto lo zero, in una struttura che chiude l’anno con 94.451 euro di cassa generata.

Quei 94.451 euro si riconciliano con il conto economico in modo esatto. Ricavi 745.482, meno 93.931 di intermediazione, meno 557.100 di altri costi operativi: fa 94.451. Togliendo 45.000 euro di ammortamenti, che non sono un’uscita, il risultato d’esercizio è 49.451 euro. Cassa e utile differiscono per gli ammortamenti sull’anno intero, e differiscono per tutto il resto dentro l’anno.

Quanto costa finanziare la stagione#

Un saldo negativo va coperto, e coprirlo costa. Se lo copri con un fido di cassa, il costo si calcola sui saldi medi effettivi, non sul picco.

Nel nostro piano la somma dei saldi negativi vale 491.362 euro-mese. Con un tasso annuo nominale ipotizzato al 9 per cento, il costo degli interessi è 491.362 per 0,0075, cioè 3.685,22 euro l’anno. Sono 0,59 euro per camera venduta e lo 0,49 per cento del ricavo camere. Il tasso è un’ipotesi da sostituire con le condizioni scritte sul proprio contratto, insieme alle commissioni di messa a disposizione fondi che qui non sono conteggiate.

La cifra sembra piccola. Il punto non è la cifra: è che senza 133.773 euro disponibili ad aprile la stagione non parte, e chi te li presta guarda il bilancio dell’anno precedente, non il forecast di agosto.

La politica di caparra è una scelta finanziaria, non solo commerciale#

Chiedere una caparra più alta, spingere la tariffa senza diritto di disdetta con pagamento immediato, anticipare l’acconto dei gruppi: sono decisioni che di solito si discutono in termini di conversione. Hanno anche un effetto misurabile sulla curva di cassa. Confrontiamo tre varianti sullo stesso piano.

Il risultato è scomodo per chi vende caparre come soluzione finanziaria. Portare l’acconto dal 30 al 50 per cento sposta il picco di 10.150 euro e fa risparmiare 621 euro di interessi, al prezzo di una condizione più dura in fase di prenotazione. Spostare a 60 giorni il pagamento di un solo fornitore, quello delle scorte iniziali, sposta il picco di 18.000 euro e non costa nulla al cliente. La leva sui tempi di pagamento in uscita è più forte della leva sulle condizioni in entrata, e nessuna delle due cambia di un euro il risultato dell’anno.

Dove questo piano sbaglia#

Quattro cose, e la prima è quella che fa più danni.

La caparra incassata non è un ricavo#

Finché l’ospite non ha dormito, quella somma è un debito. Se una cancellazione è ammessa, va restituita; se il soggiorno non si può erogare, va restituita comunque. Usare gli acconti di luglio per pagare la manutenzione di aprile significa finanziare i lavori con denaro altrui a scadenza incerta. È prassi diffusa, funziona finché la stagione va, e si rompe esattamente nell’anno in cui la stagione non va, cioè quando serve.

Il piano non contiene l’IVA#

Nella realta l’imposta sull’alloggio entra insieme all’incasso e esce alla liquidazione periodica successiva. In una struttura stagionale entra a luglio e ad agosto e viene versata dopo: per qualche settimana il conto corrente contiene denaro che non è tuo. Aliquote, periodicità e scadenze vanno verificate alla data e con il proprio consulente, ma l’effetto sul profilo è sempre lo stesso: agosto sembra più ricco di quanto sia e il mese di versamento sembra un disastro.

La curva delle caparre reale è più larga, e questo inganna#

Qui abbiamo ipotizzato che l’acconto arrivi due mesi prima del soggiorno. Nelle strutture con una clientela abituale una parte arriva a gennaio e a febbraio. Sembra un miglioramento, e sul saldo di aprile lo è; ma sposta indietro anche il momento in cui la struttura crede di avere denaro proprio, e quindi anticipa le decisioni di spesa. Il buco non sparisce, si sposta e diventa meno visibile.

Alzare i prezzi non risolve un problema di cassa#

Questo è il punto che quasi nessuno si aspetta. Se in questo piano aumenti del 5 per cento tutte le tariffe della stagione e vendi lo stesso numero di camere, il risultato dell’anno migliora di 32.578 euro netti di intermediazione. Il punto più basso di aprile migliora di 761 euro. Il motivo è banale: ad aprile il ricavo di luglio non è ancora incassato, e l’unica parte che si muove sono le caparre. Un problema di redditività si risolve con il prezzo e con il mix, un problema di cassa si risolve solo con le date.

Cosa fare lunedì mattina#

1. Apri un foglio con dodici colonne, una per mese, e tre righe: incassi, uscite, saldo cumulato. Non aggiungere altro finché le tre righe non sono piene.
2. Prendi l’estratto conto degli ultimi dodici mesi e classifica ogni movimento sopra i mille euro per mese, non per categoria contabile. Serve la data, non il codice.
3. Scrivi le uscite obbligate dei mesi di chiusura prima di qualunque previsione di vendita: canoni, assicurazioni, rate, manutenzione di riapertura, scorte, anticipi.
4. Per ogni canale di vendita segna su un foglio due date: quando incassi e quando paghi la commissione. Se non le sai, chiedile per iscritto all’account manager del portale.
5. Calcola il punto più basso della curva e aggiungi il 15 per cento come margine per gli imprevisti. Quello, e non il fatturato, è il numero da portare in banca.
6. Chiedi ai tre fornitori più grandi delle voci di riapertura un pagamento a 60 giorni. È gratis, si ottiene per iscritto e sposta il picco più di qualunque politica di caparra.
7. Fissa una regola scritta: nessuna decisione di spesa discrezionale prima del 15 luglio, quando la curva torna vicina allo zero.
8. A ottobre rifai il piano con i dati veri della stagione appena chiusa e confronta il picco previsto con quello effettivo. Lo scarto ti dice quanto sei bravo a stimare le date, che è un’abilità diversa dal saper stimare le vendite.

Domande frequenti#

Quanta liquidità serve per aprire una struttura stagionale?#

Serve una somma pari al punto più basso della curva di cassa cumulata, più un margine per gli imprevisti. Non si calcola in percentuale sul fatturato: dipende da quanto costa la riapertura, da quanto sono anticipate le caparre e da quando i portali accreditano. Nell’esempio di questo articolo, una struttura da 745.482 euro di ricavo camere ha bisogno di 133.773 euro di liquidità ad aprile, cioè il 18 per cento del ricavo annuo. Con un mix di canali diverso lo stesso fatturato produrrebbe un fabbisogno diverso.

Perché il commercialista dice che l’anno è andato bene e io non riesco a pagare i fornitori?#

Perché state guardando due documenti che rispondono a domande diverse. Il conto economico dice se i ricavi hanno superato i costi nel periodo, e ci mette dentro gli ammortamenti, che non sono uscite, e ci lascia fuori le rate di capitale dei finanziamenti, che sono uscite. Il piano di cassa dice se il denaro c’è il giorno in cui serve. Una struttura può essere redditizia e insolvente contemporaneamente: sono due condizioni indipendenti.

Conviene passare tutto al non rimborsabile pagato subito per avere più cassa?#

Migliora la cassa, ma meno di quanto sembri, e costa. Nel confronto di questo articolo, raddoppiare la caparra sul diretto sposta il picco di 10.150 euro su 133.773 e fa risparmiare 621 euro di interessi in un anno. In cambio si irrigidiscono le condizioni di prenotazione, di solito con uno sconto associato e una quota di rinunce. Prima di irrigidire la vendita conviene provare a spostare le date di pagamento in uscita, che non costa niente al cliente.

Come tratto le caparre già incassate quando leggo il saldo di banca?#

Tienile separate nel foglio, in una riga che si chiama denaro di terzi. Ogni mese scrivi quanto del saldo corrisponde a soggiorni non ancora erogati e quanto a imposte da versare: la differenza fra il saldo di banca e questi due importi è la cassa realmente disponibile. Alcune strutture usano un secondo conto corrente solo per gli acconti. È scomodo, e funziona, perché impedisce fisicamente di spendere ad aprile i soldi di luglio.