Il punto di pareggio di una struttura ricettiva, calcolato bene

Il punto di pareggio di una struttura ricettiva si misura in camere-notte, non in punti di occupazione. È il numero di camere vendute che serve perché il margine di contribuzione copra esattamente i costi fissi, e si ottiene dividendo i costi fissi annui per la differenza fra tariffa media netta e costo variabile di una camera venduta.

La parte che quasi nessuno calcola è la seconda. La tariffa media netta non è una proprietà della struttura: è una proprietà del mix di canali. Cambia il mix e cambia il pareggio, a listino identico. Per questo non esiste una sola occupazione di pareggio: ne esiste una per ogni mix.

Struttura di riferimento per tutti i conti che seguono: un tre stelle di 60 camere in una località balneare dell’Adriatico, aperto da metà aprile a metà settembre, 150 giorni di apertura, 9.000 camere-notte disponibili nella stagione. Tutti i numeri sono costruiti qui, comprese le condizioni di canale, che nella realtà vanno lette sul proprio contratto.

La formula, e i tre numeri che la reggono#

La differenza al denominatore è il margine che ogni camera venduta lascia dopo aver pagato tutto quello che quella camera ha fatto spendere. Tre numeri, e tutti e tre si sbagliano in modo prevedibile.

I costi fissi sono annui, anche se apri cinque mesi#

Ammortamenti, affitto o imposte sull’immobile, assicurazioni, quota fissa delle utenze, manutenzione programmata, canoni dei sistemi, personale di struttura: tutto questo esiste dodici mesi l’anno. Una struttura stagionale che calcola il pareggio sui soli costi dei mesi di apertura ottiene un numero più basso e falso. Nell’esempio i costi fissi annui valgono 390.000 euro.

La tariffa netta non è l’ADR#

L’ADR che leggi nel gestionale è al lordo di tutto quello che il canale si trattiene. Il numero che entra nella formula è la tariffa che resta dopo le trattenute: commissioni, sconti contrattuali, costi di incasso, e la quota di spesa pubblicitaria direttamente attribuibile alla vendita.

Il costo variabile è più piccolo di quanto sembra#

Costo variabile di una camera venduta significa quello che non spendi se quella camera resta vuota: biancheria e lavanderia, prodotti di pulizia, cortesie, colazione consumata, acqua ed energia della camera, ore di pulizia effettivamente aggiuntive. Nell’esempio vale 27 euro.

Il pareggio dipende dal mix di canali#

Quei 92 euro non sono un dato della struttura: sono la media pesata di tariffe nette molto diverse fra loro. Con parità tariffaria, la tariffa lorda esposta è la stessa su tutti i canali, ma quello che arriva in cassa no.

Nell’esempio la tariffa media lorda al netto di IVA vale 110 euro su ogni canale. Le condizioni ipotizzate sono: 4% di costo sul diretto fra motore di prenotazione, incasso e quota pubblicitaria attribuibile; 18% di commissione sulle agenzie online; 22% di sconto contrattuale sul tour operator. Le tariffe nette che ne escono sono 105,60 euro, 90,20 euro e 85,80 euro.

Fra il mix B e il mix C ballano 418 camere-notte, pari a 4,6 punti di occupazione di stagione. Su 60 camere sono sette giorni pieni di albergo tutto esaurito, ottenuti senza toccare il listino, senza aprire un giorno in più e senza vendere una camera in più: solo cambiando da dove arriva la prenotazione.

La prima approssimazione da 92 euro corrisponde quasi esattamente al mix B, il più intermediato. Chi calcola il pareggio con la tariffa netta media dell’anno scorso e poi lavora tutto l’anno per spostare quote sul diretto sta usando un traguardo che non corrisponde più alla struttura che sta costruendo.

Il conto ha anche una lettura al contrario. Portare dieci punti di quota dalle agenzie online al diretto vale 1,54 euro di tariffa netta media, cioè 1,54 euro su ogni camera venduta. Su 6.000 camere-notte sono 9.240 euro di margine in più, e il pareggio scende da 5.807 a 5.677 camere-notte: 130 in meno.

Stagionalità: il pareggio mensile non esiste, quello di stagione sì#

La tentazione è dividere i 390.000 euro di costi fissi per dodici e chiedere a ogni mese di coprire la sua quota. Applicata a una struttura stagionale, quella divisione produce un aprile catastrofico e un agosto trionfale, e nessuna delle due informazioni serve a decidere qualcosa: aprile è sotto per costruzione, agosto è sopra per costruzione.

Il conto che funziona è cumulativo. I costi fissi dell’anno sono un unico blocco da coprire con il margine di contribuzione dell’intera stagione, e quello che si controlla mese per mese è la traiettoria. Il piano di stagione dell’esempio prevede 6.400 camere-notte, il 71,1% di occupazione, con il mix A.

Il margine cumulato supera i 390.000 euro di costi fissi durante agosto: a fine luglio mancano 103.899 euro, agosto ne produce 116.187 in 31 giorni, quindi il pareggio della stagione cade intorno al 28 agosto. Da quel giorno in poi ogni camera venduta lascia 67,16 euro di risultato.

La stagione chiude con 429.824 – 390.000 = 39.824 euro di risultato operativo. Il margine di sicurezza è di 6.400 – 5.807 = 593 camere-notte, il 9,3% del piano: basta una stagione con dieci giorni di pioggia a luglio per azzerarlo.

La data del pareggio è più utile della percentuale. Dice in quale settimana la struttura smette di lavorare per i costi fissi, e permette di misurare l’anticipo o il ritardo rispetto al piano in giorni invece che in punti percentuali.

Pareggio economico e pareggio di cassa#

Il pareggio calcolato finora è economico: usa i costi come li vede il conto economico, ammortamenti compresi. Il pareggio di cassa risponde a un’altra domanda, quella che la proprietà fa davvero: quante camere devo vendere per pagare tutto quello che va pagato.

Si passa da uno all’altro togliendo dai costi fissi le voci che non escono di cassa e aggiungendo le uscite che non passano dal conto economico. Nell’esempio: 390.000 euro di costi fissi, di cui 70.000 di ammortamenti, più 48.000 euro di quota capitale del mutuo. I costi fissi di cassa valgono 390.000 – 70.000 + 48.000 = 368.000 euro, e il pareggio di cassa scende a 368.000 ÷ 67,16 = 5.479 camere-notte, il 60,9% di occupazione di stagione.

Fra 5.479 e 5.807 camere-notte la struttura perde a bilancio e paga tutti. È una zona che si può attraversare per una stagione, non per cinque: sotto il pareggio economico gli ammortamenti non vengono rigenerati e la struttura si consuma senza che il conto corrente se ne accorga.

Il rapporto può anche rovesciarsi. Con un mutuo più corto, per esempio 90.000 euro di quota capitale invece di 48.000, i costi fissi di cassa salgono a 410.000 euro e il pareggio di cassa diventa 6.105 camere-notte, il 67,8%: più alto di quello economico. In quel caso la struttura può chiudere l’anno in utile e restare comunque senza soldi.

Anche il pareggio di cassa resta un conto di stagione, non di tesoreria. Non dice quando i soldi entrano. Le caparre arrivano in primavera, i fornitori si pagano durante la stagione e i mesi chiusi bruciano cassa senza ricavo: il calendario delle entrate va guardato a parte.

I ricavi accessori spostano il traguardo#

Se bar, parcheggio, ombrelloni e mezza pensione lasciano 9 euro di margine per camera occupata, il margine unitario passa da 67,16 a 76,16 euro e le camere-notte di pareggio scendono da 5.807 a 5.121, il 56,9% di occupazione. Sono 686 camere-notte in meno, più di quanto valga qualunque manovra sul mix di canali dell’esempio.

Due condizioni perché il conto sia lecito. La prima: nel margine accessorio va messo il margine, non il ricavo, quindi al netto del costo del venduto e del personale dedicato. La seconda: il margine accessorio deve muoversi davvero con le camere occupate. Un ristorante che lavora anche con clientela esterna ha una parte di margine che non dipende dalle camere, e quella parte va tolta dal calcolo e trattata come riduzione dei costi fissi.

Quando questo conto non funziona#

Il primo problema è che i costi fissi non sono una retta. Sono una scala. Superata una certa occupazione serve una persona in più ai piani per tutta la stagione, e i costi fissi salgono di colpo di qualche decina di migliaia di euro. Il pareggio valido sotto quel gradino non è valido sopra: esiste un intervallo di volumi in cui la struttura passa dall’utile alla perdita crescendo. Prima di usare il numero, verifica dentro quale gradino di organico ti trovi.

Il secondo problema è più insidioso perché il conto sembra funzionare lo stesso: il pareggio è circolare. La tariffa netta media dipende dal mix, e il mix dipende da quanto sei lontano dal pareggio. Se a fine luglio sei sotto traiettoria, la reazione naturale è aprire tutto agli intermediari e chiudere qualche allotment con il tour operator. Il mix scivola da A verso B, la tariffa netta media scende di 2,31 euro e il pareggio sale da 5.807 a 6.014 camere-notte. Il traguardo si sposta mentre corri, e si sposta di 207 camere-notte, più di un terzo del margine di sicurezza dell’intero piano di stagione.

Il terzo problema è concettuale. Il pareggio non è un obiettivo. Una struttura che chiude in pareggio non ha remunerato il capitale investito né il lavoro della proprietà, e se il titolare lavora in struttura senza stipendio i costi fissi sono sottostimati e il pareggio è semplicemente falso. Il numero che serve davvero è il pareggio calcolato dopo aver messo fra i costi fissi uno stipendio di mercato per chi lavora e il rendimento minimo che accetteresti sul capitale.

Il quarto problema riguarda l’ipotesi di tariffa costante. La formula assume che la camera-notte numero 6.000 valga quanto la numero 1.000, e non è vero: le ultime camere si vendono scontando, soprattutto sotto data. Il margine reale delle camere marginali è più basso della media, quindi il pareggio vero è leggermente più alto di quello calcolato. Non è un errore grande, ma va nella direzione sbagliata: il conto è ottimista, non prudente.

Cosa fare lunedì mattina#

1. Prendi il bilancio dell’ultimo anno chiuso e separa i costi in due colonne: quelli che esistono anche a struttura vuota e quelli che spariscono se non vendi la camera. I dubbi vanno nella colonna dei fissi.
2. Calcola il costo variabile per camera venduta dividendo la seconda colonna per le camere-notte vendute dell’anno, e controlla che il risultato sia riconoscibile: se viene 8 euro o 60 euro, hai classificato male.
3. Estrai la tariffa netta media per canale, non complessiva: tariffa media lorda meno commissioni, sconti e costi di incasso di quel canale.
4. Calcola la tariffa netta media pesata con il mix dell’anno scorso e con il mix che hai in testa per quest’anno. Sono due numeri diversi e portano a due pareggi diversi.
5. Dividi i costi fissi annui per il margine unitario e scrivi il risultato in camere-notte, poi convertilo in occupazione di stagione dividendo per le camere-notte disponibili.
6. Costruisci la colonna del margine cumulato mese per mese sul piano dell’anno e segna sul calendario il giorno in cui il cumulato supera i costi fissi.
7. Rifai il conto togliendo gli ammortamenti e aggiungendo la quota capitale dei finanziamenti: è il numero da dare alla proprietà e alla banca.
8. Verifica dove si trova il prossimo gradino di organico e scrivi a quale volume scatta, perché sopra quel volume il pareggio va ricalcolato.

Domande frequenti#

Quanto deve essere alta l’occupazione per andare in pareggio?#

Non esiste un numero valido per tutte le strutture, e nella stessa struttura cambia con il mix di canali. Nell’esempio costruito qui, con gli stessi costi e lo stesso listino, il pareggio va dal 62,2% al 66,8% di occupazione di stagione solo spostando le quote fra diretto, agenzie online e tour operator. Chiunque proponga una soglia di occupazione valida in generale sta ignorando la variabile che pesa di più.

Nei costi fissi ci metto anche l’affitto e la rata del mutuo?#

L’affitto sì, è un costo fisso a tutti gli effetti. La rata del mutuo va spezzata: gli interessi sono un costo e stanno nei costi fissi economici, la quota capitale non è un costo e non entra nel pareggio economico. Entra invece nel pareggio di cassa, dove al posto degli ammortamenti si mette la quota capitale effettivamente rimborsata nell’anno.

Se a fine luglio sono sotto traiettoria, conviene svendere ad agosto?#

Conviene solo se la camera venduta in più lascia margine positivo e non porta via una vendita a tariffa piena. Sotto il pareggio la logica di breve periodo dice di vendere qualunque camera sopra il costo variabile, ma quella logica ignora due cose: lo sconto raramente resta confinato alle camere che sarebbero rimaste vuote, e lo spostamento di mix verso i canali più cari alza il pareggio stesso. Prima di svendere, calcola di quanto sale il traguardo.

Come calcolo il costo variabile per camera se non ho una contabilità analitica?#

Con un conto dal basso, che si fa in mezza giornata. Elenca le voci che spariscono se la camera resta vuota: lavanderia, prodotti, cortesie, colazione, consumi della camera, ore di pulizia aggiuntive. Prendi il costo unitario di ciascuna da una fattura recente e sommale. Poi confronta il totale con la variazione dei costi fra un mese di alta e uno di bassa occupazione divisa per la differenza di camere vendute: i due numeri devono somigliarsi.