Revenue management per campeggi e villaggi: la guida che non esisteva

Il revenue management di un campeggio somiglia a quello di un hotel solo nella logica: prezzo che si muove, controlli di soggiorno, previsione della domanda. Cambia tutto il resto, e cambia per una ragione sola: l’unità di vendita non è una camera. In un villaggio open-air vendi almeno tre prodotti con elasticità diverse, su un calendario che dura cinque mesi invece di dodici, a un cliente che paga per persona e non per unità.

Chi arriva dall’albergo porta con sé un riflesso condizionato: divide il ricavo per le camere e per i giorni, guarda il RevPAR, confronta con l’anno prima. In un campeggio quel gesto produce un numero che non descrive niente. Il denominatore è sbagliato, il numeratore è incompleto, e la media fra una piazzola da 40 euro e una casa mobile da 170 nasconde proprio la cosa che serviva vedere.

Tutti i conti di questa guida girano sulla stessa struttura ipotetica, così si possono seguire riga per riga: un villaggio della riviera adriatica con 340 piazzole, 90 case mobili e 30 appartamenti in muratura, aperto dal 10 aprile al 20 settembre, cioè 164 giorni. Non sono medie di mercato, sono numeri costruiti qui e coerenti fra loro.

Le tre unità di vendita, e perché non si comportano allo stesso modo#

Un villaggio non vende un prodotto declinato in categorie. Vende tre mercati diversi che condividono la reception, la piscina e il conto economico. Trattarli come un unico listino con dei coefficienti è il primo errore strutturale.

La piazzola#

La piazzola è il prodotto con il costo variabile più basso dei tre: consumi, quota di pulizia dei servizi comuni, poco altro. Il cliente porta l’attrezzatura, quindi il tuo investimento per notte venduta è minimo e il margine di contribuzione di una notte in più è altissimo. Ne discende una cosa pratica: nelle spalle di stagione scendere di prezzo per riempire ha senso molto più in basso di quanto avrebbe in albergo, perché non stai coprendo un costo di housekeeping da 25 euro.

La stessa piazzola cambia natura in agosto. Il cliente ha prenotato a marzo, il litorale è saturo, e l’alternativa non è una piazzola più economica: è non partire. La curva di domanda della piazzola è quindi molto più piatta in alta stagione e molto più inclinata nelle spalle. Un algoritmo che applica la stessa reattività in aprile e in agosto sbaglia in entrambe le direzioni.

La casa mobile e il glamping#

Qui vendi un’unità attrezzata con una capienza massima dichiarata, e la logica si avvicina a quella alberghiera: prezzo per unità, costo variabile di soggiorno alto (pulizia finale, biancheria, manutenzione, ammortamento della struttura), finestra di prenotazione lunga, concorrenza che non è il campeggio accanto ma l’appartamento in affitto e il tour operator del nord Europa che compra a blocchi. Le case mobili sono il prodotto che regge il ricavo del villaggio e che quasi sempre viene gestito peggio, perché il listino a settimana piena viene copiato dall’anno prima e non si muove mai.

L’appartamento in muratura#

Ha la struttura di costo di un residence e la stagionalità del campeggio. È l’unità che tiene aprile e settembre, quando le piazzole sono vuote e le case mobili si vendono male perché fa freddo la notte. Spesso ha anche il pubblico più anziano e la finestra di prenotazione più corta.

Su tutte e tre pesa poi una quarta variabile che in albergo esiste solo per i gruppi: la quota di capacità già impegnata prima che la stagione cominci. Allotment ai tour operator del nord Europa sulle case mobili, contratti con i club di caravanning, piazzole date in abbonamento. Sono volumi che entrano a gennaio, a prezzo fissato, e che riducono lo spazio su cui puoi ancora decidere qualcosa. Prima di parlare di prezzo dinamico bisogna sapere quante unità-notte sono davvero libere, e in un open-air quasi mai coincidono con la capacità nominale.

Tre prodotti, tre finestre di prenotazione, tre elasticità, tre concorrenti diversi. Il minimo sindacale è tenere tre listini separati e tre previsioni separate. Chi non lo fa scopre a fine stagione di aver riempito le piazzole svendendo e di aver lasciato invendute quindici case mobili in luglio.

Il denominatore: si calcola sui giorni di apertura, non su 365#

Un hotel cittadino aperto tutto l’anno divide per 365 e non ci pensa. Un villaggio che divide per 365 sta dicendo che i 201 giorni di chiusura sono capacità invenduta. Non lo sono: sono capacità che non esiste. Il riferimento corretto sono i giorni in cui la struttura è effettivamente vendibile.

La differenza non è estetica. Sulla nostra struttura il ricavo delle unità in stagione è di 2.248.005 euro, con 460 unità totali.

Il secondo numero non è prudente, è privo di significato. Peggio: rende impossibile confrontare due anni. Se apri il 10 aprile un anno e il 25 marzo l’anno dopo, i giorni passano da 164 a 180 e il RevPAU su 365 giorni si muove per un motivo che non ha niente a che vedere con la vendita.

C’è una raffinatezza che vale la pena introdurre subito: i giorni di apertura possono essere diversi per tipologia. Se gli appartamenti aprono a Pasqua e le piazzole il 1 giugno, il denominatore va costruito tipologia per tipologia e poi sommato in unità-notte. È la ragione per cui il calcolo per tipologia non è un lusso analitico ma la base del conto.

Le piazzole date in abbonamento escono dal perimetro#

Molti villaggi cedono una parte delle piazzole in abbonamento per l’intera stagione: il cliente paga una cifra unica, lascia la roulotte o la casetta sul posto e viene quando vuole. Quelle unità non sono più vendibili a rotazione, quindi non appartengono al denominatore su cui puoi fare revenue. Se le lasci dentro, l’occupazione risulta gonfiata nei giorni feriali di luglio e il prezzo medio schiacciato, e nessuna delle due letture è vera.

La decisione, però, va presa con i numeri. Supponiamo che la nostra struttura consideri di dare 60 delle 340 piazzole in abbonamento a 2.400 euro per la stagione. Ogni piazzola in abbonamento produce 2.400 euro su 164 giorni di apertura, cioè 14,63 euro per unità-notte, garantiti e incassati in anticipo. Le stesse piazzole vendute a rotazione rendono 16,80 euro per unità-notte, ma solo se la stagione va come l’anno scorso.

La differenza è di 2,17 euro per unità-notte, cioè circa 356 euro a piazzola per stagione e poco più di 21.000 euro sulle sessanta. Quello è il prezzo che paghi per togliere il rischio, azzerare il costo di acquisizione su quelle unità e incassare a marzo. Può essere un ottimo affare o un regalo: dipende da quanto sono affidabili le tue spalle di stagione, perché l’abbonamento ti protegge soprattutto nei mesi in cui a rotazione venderesti poco. Quello che non è ammissibile è prendere la decisione senza mettere i due numeri accanto.

RevPAU: la metrica giusta, con un avvertimento#

Il RevPAU è il RevPAR con il denominatore corretto: ricavo per unità disponibile per notte di apertura. Si scompone esattamente come il RevPAR, in $\text{Occ}\times \overline{P}$, dove la barra indica il prezzo medio incassato per unità-notte venduta.

L’avvertimento è questo: il RevPAU aggregato di un villaggio è una media pesata di prodotti troppo diversi fra loro. Ecco la stagione della nostra struttura, tipologia per tipologia.

I 29,80 euro dell’ultima riga non descrivono nessuna delle tre righe sopra. Il valore sta fra 16,80 e 72,50 e non somiglia a nessuno dei due. Se l’anno prossimo converti 30 piazzole in 10 case mobili, il RevPAU aggregato sale anche se ogni singola tipologia peggiora, perché cambia il peso delle unità-notte nel denominatore. Il numero aggregato serve per il conto economico e per il confronto con l’anno prima solo se la capacità è identica; per capire dove intervenire serve la riga per riga.

Nota anche l’occupazione: 45,7 per cento su 164 giorni. In albergo sarebbe un disastro, in un open-air della riviera può essere una stagione normale, perché la domanda è concentrata in otto settimane. Il vero indicatore di salute di un villaggio non è l’occupazione media di stagione ma quanto delle spalle riesci a vendere, e a che prezzo.

Il cambio giorno e la settimana tipo: è una decisione di prezzo, non un vincolo tecnico#

Nei villaggi il giorno unico di arrivo e partenza esiste per una ragione operativa vera: le pulizie delle case mobili si concentrano, la squadra è dimensionata su quel picco, la lavanderia gira su cicli settimanali. Il problema è che una scelta nata in housekeeping finisce per governare il ricavo, e nessuno la rimette in discussione.

La settimana tipo è il perimetro che ti autoimponi: sabato-sabato, con soggiorno minimo di sette notti in alta stagione. Ha un costo misurabile. Prendiamo le quattro settimane di agosto sulle 90 case mobili.

Quelle 42 unità-settimana invendute sono il residuo di una domanda che c’era ma non entrava nella griglia: chi poteva partire mercoledì, chi aveva dieci giorni di ferie a cavallo di due sabati, chi cercava quattro notti. Aprire un secondo giorno di cambio, il mercoledì, con soggiorno minimo di tre notti solo sulle unità rimaste libere, permette di venderne una parte.

Il prezzo a notte dei soggiorni brevi è più alto di quello settimanale, ed è giusto che lo sia: il soggiorno corto consuma un cambio pulizia ogni tre o quattro notti invece che ogni sette. Il conto va fatto così, sottraendo il costo operativo reale. Se dopo aver sottratto i cambi in più il numero resta positivo di 22.120 euro su quattro settimane, la rigidità del sabato ti è costata quella cifra.

Le notti orfane: il buco che nessuno può comprare#

Una notte orfana è una notte libera circondata da notti occupate, in una finestra troppo corta perché qualcuno possa prenotarla con i vincoli che hai impostato. Nei villaggi si formano soprattutto nelle spalle, dove convivono soggiorni settimanali, weekend lunghi e soste di passaggio: fra una partenza di martedì e un arrivo di venerdì restano due notti che il motore, con il soggiorno minimo a sette, non mostra a nessuno.

Sono invisibili nei report standard, perché il pickup e l’occupazione le contano semplicemente come notti libere. Per vederle devi interrogare il PMS unità per unità e giorno per giorno, cercando le sequenze di una-quattro notti libere fra due soggiorni.

Quattromila euro su un solo mese e una sola tipologia, ottenuti senza nuovi clienti e senza pubblicità: solo togliendo un vincolo dove non serviva. La regola pratica è semplice: il soggiorno minimo alto ha senso quando la domanda supera l’offerta, cioè in agosto. Nelle spalle è quasi sempre una tassa che ti autoimponi.

Fasce di età: la stessa piazzola può valere il 47 per cento in più#

Il listino open-air non ha un prezzo, ne ha quattro sommati. Questa è la struttura reale di una notte in piazzola.

Le soglie di età sono la leva più sottovalutata dell’intero listino. Non sono un gesto commerciale verso le famiglie: sono il modo in cui decidi quanto vale davvero la tua piazzola, perché il ricavo dipende da chi ci dorme dentro. Con questo listino di alta stagione, piazzola 24 euro, adulto dai 13 anni 13 euro, ragazzo 6-12 anni 9 euro, bambino 3-5 anni 6 euro, sotto i 3 anni gratis, tessera club 7 euro a persona dai 3 anni in su, e quota di apertura pratica 25 euro a prenotazione, ecco tre nuclei sulla stessa identica piazzola per sette notti.

Stessa unità, stesse notti, stesso periodo: il RevPAU va da 67,57 a 99,57 euro, cioè il 47 per cento in più, solo per la composizione del nucleo. Ne discendono due conseguenze operative.

La prima: il forecast di ricavo non può basarsi solo sulle notti vendute. Devi prevedere anche le presenze, cioè le notti-persona: nei tre nuclei della tabella qui sopra la quota per persona e la tessera pesano fra il 62 e il 75 per cento del conto a notte, contro i 24 euro fissi della piazzola. Un giugno con molte coppie senza figli e un giugno con molte famiglie da quattro producono lo stesso numero di notti-unità e ricavi molto diversi.

La seconda: spostare una soglia di età di un anno è una manovra di prezzo a tutti gli effetti. Portare la fascia gratuita da sotto i 3 anni a sotto i 2 anni aumenta il ricavo su una fetta precisa di clientela senza toccare nessun prezzo esposto. Va fatto con gli occhi aperti, perché è anche la manovra che i clienti abituali notano per primi, ed è quella che genera le recensioni più velenose se scoperta al check-in invece che in fase di preventivo.

Tessera club e quota di gestione pratica: sono ricavo, contale#

Nella maggior parte dei villaggi italiani la tessera club è obbligatoria e dà accesso a piscina, animazione, spiaggia, campi sportivi. Contabilmente è spesso tenuta separata, e questo produce il difetto più grave dei cruscotti open-air: il RevPAU viene calcolato sul solo alloggio e ignora una quota enorme del ricavo.

Sulla nostra struttura, con 34.441 unità-notte vendute e una media di 3,1 persone per unità-notte occupata, le presenze di stagione sono circa 106.800. Di queste, 98.400 hanno almeno tre anni e pagano la tessera. Le prenotazioni sono 6.150, con un soggiorno medio di 5,6 notti, e ognuna paga la quota di apertura pratica da 25 euro.

Il RevPAU passa da 29,80 a 40,97 euro: il 37,5 per cento in più. Chi guarda solo il primo numero sta pilotando la struttura con un terzo del cruscotto spento. E non è un dettaglio contabile: la tessera club è a testa e al giorno, quindi si comporta come un prezzo per persona, con la stessa sensibilità alla composizione del nucleo e alla lunghezza del soggiorno.

La quota di gestione pratica ha una logica diversa: è fissa a prenotazione, non a notte. Questo la rende leggera sul soggiorno lungo e pesante su quello corto, ed è il motivo per cui va guardata insieme al soggiorno medio. Su un soggiorno da 3 notti in bassa stagione da 180 euro, 25 euro di pratica sono il 13,9 per cento del conto: il cliente li vede, e li vede alla fine.

La previsione in un open-air: notti, presenze e composizione#

Con questa struttura di ricavo, un forecast che stima solo occupazione e prezzo medio per unità è strutturalmente incompleto. Servono tre serie, tenute separate per tipologia.

• Unità-notte vendute: la base, come in albergo.
• Presenze, cioè notti-persona: guidano la tessera club e la quota persone del listino; si stimano con il rapporto persone per unità-notte occupata, che per tipologia e periodo è molto più stabile di quanto ci si aspetti.
• Numero di prenotazioni: guida la quota di gestione pratica e i costi di gestione della pratica stessa; si ricava dalle unità-notte diviso il soggiorno medio.

Le tre serie hanno anche finestre di prenotazione diverse. Le case mobili di agosto si vendono da gennaio a marzo; le piazzole di giugno si vendono a due o tre settimane; gli appartamenti di settembre si vendono a dieci giorni. Un unico rapporto di pickup che somma tutto mostra una curva che non appartiene a nessuno dei tre prodotti e che non permette nessuna decisione.

C’è infine un vincolo che l’albergo non conosce: nell’open-air buona parte del costo è fissa e concentrata all’apertura. Piscine da riempire e trattare, animazione da assumere, market e bar da rifornire, manutenzione post-inverno. Quei costi partono il giorno dell’apertura indipendentemente da quante unità vendi. Ne discende che il valore di una notte venduta in aprile non è il suo margine contabile, ma il contributo che dà a coprire una struttura di costo già accesa. È la ragione per cui le tariffe di spalla di un villaggio possono scendere molto più di quanto scenderebbero in un hotel, ed è la ragione opposta per cui allungare la stagione di due settimane senza domanda reale è un modo rapido per perdere soldi.

Cosa fare lunedì mattina#

1. Ricalcola il RevPAU dell’ultima stagione dividendo per i giorni di apertura effettivi, separatamente per piazzole, case mobili e appartamenti, e per ciascuna tipologia usa i suoi giorni di apertura, non quelli del villaggio.
2. Aggiungi al numeratore tessera club e quota di gestione pratica. Se non erano dentro, misura di quanto sale il numero: è la parte di ricavo che stavi ignorando.
3. Estrai dal PMS le notti libere isolate fra due soggiorni per l’intera stagione, mese per mese, e moltiplicale per il prezzo medio di quel mese. È il primo recupero disponibile senza spendere niente in acquisizione.
4. Conta le unità-settimana invendute nei periodi con cambio giorno unico e soggiorno minimo di sette notti. Mettici accanto il costo di un cambio pulizia. Il saldo dice se il vincolo si difende da solo.
5. Calcola il totale a settimana per tre nuclei tipici (coppia, famiglia con bambino piccolo, famiglia con due ragazzi) su ogni tipologia e per ogni periodo di listino. Confronta quei totali con quelli di tre strutture simili sul litorale: è il tuo posizionamento reale.
6. Misura il rapporto persone per unità-notte occupata per tipologia e per mese sugli ultimi due anni. Serve a trasformare la previsione di notti in una previsione di ricavo.
7. Scegli una sola soglia di età e simula lo spostamento di un anno sull’intera stagione passata, applicandolo ai nuclei realmente ospitati. Prima di decidere, guarda anche quante prenotazioni ne sarebbero state toccate.
8. Separa i tre listini e le tre previsioni. Finché piazzole e case mobili stanno nello stesso foglio con un moltiplicatore, non stai facendo revenue management: stai facendo aritmetica.