La stagione RFP: come si prepara e come si vince una gara corporate

Una gara corporate si vince prima di rispondere, non mentre si risponde. La tariffa da proporre esce dal tuo calendario e dal tuo mix, non dalla cifra che l’azienda ha scritto nella richiesta: si parte dal contributo che quelle camere genererebbero senza il contratto, si aggiunge quello che l’azienda porta in più e si accetta solo se il valore atteso annuo resta positivo dopo aver contato le notti in cui quel contratto ti toglie camere che avresti venduto a tariffa piena.

La stagione delle richieste di offerta aziendali è la parte più formalizzata del lavoro commerciale di un albergo, e insieme la più trascurata dalle strutture indipendenti italiane. Le catene hanno uffici dedicati che a giugno stanno già caricando i dati. Un quattro stelle indipendente, spesso, scopre l’esistenza della gara quando riceve la mail e ha nove giorni per rispondere.

I numeri di questa guida sono costruiti su una struttura dichiarata: un quattro stelle business di 120 camere in una città del Nord Italia, con polo fieristico e distretto manifatturiero, aperto tutto l’anno, 43.800 camere-notti disponibili. Ogni conto è rifacibile a mano.

Che cos’è un RFP alberghiero e chi te lo manda davvero#

RFP sta per request for proposal: una richiesta strutturata con cui chi compra viaggi d’affari chiede a un elenco di alberghi una tariffa valida per l’anno solare successivo, di solito su un formato standard con decine di campi obbligatori. Non è una trattativa: è una raccolta di offerte comparabili. Il primo errore è trattarla come una mail di un cliente.

Dietro la richiesta ci sono quattro interlocutori diversi, e confonderli costa margine.

L’azienda che compra direttamente#

Ha un travel manager o, più spesso in Italia, un ufficio acquisti che gestisce i viaggi insieme ad altre categorie di spesa. Guarda tre cose: la tariffa, la vicinanza alle sedi o ai fornitori, la conformità alle regole interne. È l’interlocutore con cui il rapporto conta di più e con cui puoi davvero negoziare, perché la produzione la genera lui.

Il consortium#

Un’organizzazione che aggrega molte agenzie e molte aziende e vende agli alberghi l’accesso al proprio programma tariffario in cambio di una quota di iscrizione, di una commissione sulle prenotazioni o di entrambe. Il vantaggio è la visibilità su una platea larga. Il rischio è che la produzione arrivi diluita su decine di aziende diverse, con volumi bassi per ciascuna e nessuna relazione diretta.

La TMC#

L’agenzia di viaggi d’affari che opera per conto dell’azienda. Prenota, applica la policy, gestisce i rimborsi e incassa una commissione. È il canale attraverso cui passa la maggior parte delle prenotazioni corporate, e il suo costo va contato nel conto della tariffa: una tariffa da 132 euro che paga il 10 per cento di commissione non è una tariffa da 132 euro.

Le piattaforme di raccolta#

Sistemi che standardizzano il formato della richiesta e della risposta. Non decidono nulla, ma impongono scadenze rigide e campi obbligatori: se sbagli un campo, l’offerta viene scartata senza che nessuno ti chiami. Vale la pena imparare il formato una volta e riusarlo.

Il calendario della stagione#

La struttura del calendario non è una convenzione arbitraria: discende dal fatto che i programmi aziendali partono il primo gennaio e devono essere caricati e testati prima. Da lì si costruisce tutto a ritroso. Questo è l’impianto che regge la maggior parte dei programmi annuali.

Se ricevi il primo invito a settembre significa che sei nella lista di riserva di qualcuno. Non è un dramma, ma sappi in che posizione stai giocando.

Che cosa devi avere pronto prima di rispondere#

Chi risponde bene ha già in mano quattro documenti, e li ha preparati ad aprile.

La produzione per conto degli ultimi due anni. Camere-notti, ricavo camera, ADR effettiva, soggiorno medio, distribuzione mensile. Non le notti che l’azienda dichiarava: quelle che ha prodotto davvero.

Il fattore di realizzo. Il rapporto fra notti prodotte e notti dichiarate, calcolato sui tuoi conti, non su una media presa altrove. È il moltiplicatore più importante di tutta la stagione: senza di esso stai valutando promesse.

Il calendario delle date compresse. Le notti in cui l’anno scorso hai chiuso sopra il 90 per cento di occupazione, o in cui hai rifiutato richieste. Su quelle date ogni camera data a tariffa negoziata è una camera tolta a qualcun altro.

Il costo per camera occupata. Costo variabile e margine sui ricavi accessori, per il segmento business. Senza queste due cifre non puoi calcolare nessuna tariffa minima.

Come si costruisce la tariffa da proporre#

Si parte dal proprio calendario, non dalla richiesta#

Il ragionamento corretto è per data, non per conto. Una camera che il 14 novembre resterebbe vuota vale, come alternativa, zero. La stessa camera durante la fiera di ottobre vale il contributo pieno della domanda che stai rifiutando. La tariffa minima accettabile non è una sola: sono due, e il contratto deve tenerne conto.

Nella nostra struttura il costo variabile per camera occupata è 26 euro (pulizia, biancheria, cortesie, colazione inclusa nella tariffa business, utenze correlate) e il margine sui ricavi accessori del segmento business è 12 euro a notte, al netto dei costi diretti. Il costo di distribuzione medio dei conti corporate è il 7,52 per cento, cioè 9,92 euro a notte su una tariffa di 132 euro. Su una data in cui la camera resterebbe vuota, la tariffa minima è $\frac{26–12+0}{1–0,0752}=15,14$ euro.

Quindici euro. È il motivo per cui il criterio del costo variabile, da solo, è inutile: qualunque tariffa proposta da qualunque procurement lo supera. Il criterio che conta è il secondo termine.

Sulle date compresse, la domanda alternativa è la tariffa flessibile a 189 euro, con un costo di distribuzione medio del 12 per cento e un margine accessorio leisure di 9 euro. Il suo contributo per camera-notte è $189\times 0,88+9–26=149,32$ euro. La tariffa minima accettabile diventa $\frac{26–12+149,32}{1–0,0752}=176,60$ euro.

Centosettantasei euro e sessanta, contro i quindici e quattordici della data vuota. È la stessa camera, lo stesso albergo, lo stesso cliente. Cambia solo la data. Un contratto che non distingue le due situazioni sta regalando la differenza.

La tariffa corporate è un tetto, non un pavimento#

Punto che quasi tutti sottovalutano al primo anno: la tariffa negoziata è il massimo che potrai chiedere a quel cliente, non il minimo che incasserai. Quando la tariffa flessibile scende sotto il livello negoziato, la TMC prenota quella più bassa. Il risultato è che l’ADR effettiva del conto finisce sistematicamente sotto la tariffa contrattata, e la distanza dipende da quante notti dell’anno la tua tariffa pubblica scende sotto il livello concordato.

Conseguenza operativa: se metti la tariffa corporate a 132 euro e la tua tariffa flessibile di bassa stagione sta a 109, quel conto ti produrrà 109 euro in bassa stagione e 132 in alta. Il valore atteso va calcolato sull’ADR che ti aspetti davvero, non su quella che scrivi nel contratto.

Il valore atteso di un conto su base annua#

Questa è la formula che dovrebbe decidere ogni accettazione. Mette insieme il volume promesso, il realizzo storico, il margine unitario e il costo delle camere che il contratto ti toglie sulle date piene.

La prima parentesi è il contributo per camera-notte del conto. Il secondo termine è il valore di quello che rinunci a vendere per far posto al contratto. Se il secondo termine è più grande del primo prodotto, il conto vale meno di zero.

Il conto vale 33.490,64 euro l’anno di contributo. Non 51.480 euro, che è il ricavo camera e non finisce in tasca a nessuno. La differenza fra i due numeri, quasi diciottomila euro, è esattamente ciò che il direttore commerciale non vede quando presenta il conto come «cinquantunmila euro di fatturato».

Accettare o rifiutare: tre conti a confronto#

Nella stessa stagione arrivano tre richieste. Le valutiamo con la stessa formula, cambiando solo i parametri. Il costo variabile resta 26 euro per tutti e il contributo della domanda alternativa sulle date compresse resta 149,32 euro.

Beta è la richiesta più grossa: novecento camere-notti dichiarate, il 50 per cento in più di Alfa. Vale meno di zero. Tre cose insieme la affondano: un realizzo del 40 per cento, perché il programma aggrega aziende che non hanno alcun obbligo di usarlo; un costo di distribuzione del 14 per cento fra quota di programma e commissione; e soprattutto 240 notti su 360 che cadono su date in cui la camera si vende comunque a 189 euro.

Beta non va necessariamente rifiutato. Va rifiutato così com’è. Con un blackout sulle 240 notti compresse restano 120 notti che valgono $120\times 83,48=10.017,60$ euro senza alcuno spiazzamento. Il conto passa da meno cinquemila a più diecimila cambiando una clausola, non la tariffa.

Gamma è il caso opposto: piccolo, poco appariscente, quasi tutto prenotato in diretto, con un realizzo dell’80 per cento perché lo studio ha davvero i suoi consulenti in trasferta. Vale 103,30 euro per camera-notte, più di Alfa che ne vale 85,87. È il tipo di conto che nessuno festeggia in riunione e che regge il margine.

Last room availability: quanto costa concederla#

La last room availability è la clausola che ti obbliga a offrire la tariffa negoziata ogni volta che hai anche una sola camera disponibile, comprese le notti in cui la domanda supera la capacità. È la clausola più richiesta e la più costosa, ed è quasi sempre concessa senza calcolarla.

Sul conto Alfa il calcolo è diretto. Con la clausola, tutte le 390 notti entrano, comprese le 58 su date compresse, e il contributo lordo del conto è 42.151,20 euro. Senza la clausola, cioè con un blackout su quelle 58 notti, il conto produce 332 notti a 108,08 euro, cioè 35.882,56 euro, e le 58 camere liberate si vendono alla domanda alternativa per $58\times 149,32=8.660,56$ euro. Totale 44.543,12 euro.

Duemilatrecentonovantuno euro l’anno. Ora la domanda giusta: quanto volume puoi permetterti di perdere rifiutando la clausola, prima che rifiutarla diventi un errore? Basta dividere il costo della clausola per il contributo unitario del conto: $2.391,92÷108,08=22,13$ camere-notti, cioè il 6,67 per cento delle 332 notti non compresse.

La regola operativa che ne esce è netta. Se rifiutare la last room availability ti costa più di ventidue camere-notti l’anno su quel conto, concedila. Se ti costa meno, negozia il blackout. E nella maggior parte dei casi la risposta sta nel mezzo: si concede la clausola con un elenco di date escluse, tipicamente le giornate di fiera e i grandi eventi, che è la formula che chiude quasi tutte le trattative serie.

Un avvertimento onesto sul limite di questo conto: assume che la domanda alternativa sulle 58 notti si presenti davvero e riempia le camere liberate. Se la compressione è meno forte di quella dell’anno scorso, il costo della clausola è più basso di 2.391,92 euro e il blackout diventa una difesa inutile che ti fa perdere il conto. Per questo il calcolo va rifatto ogni anno sul calendario aggiornato, non ereditato dal contratto precedente.

Le altre clausole che contano#

La tariffa è la parte visibile. Il margine si decide sulle clausole, che quasi nessuno legge con la stessa attenzione.

Blackout dates. L’elenco delle date escluse dalla tariffa negoziata. È il contrappeso della last room availability e va costruito sul calendario delle date compresse, non su una lista generica. Chiedi da subito le date che ti servono: aggiungerle dopo l’aggiudicazione non si può.

Sconto dinamico contro tariffa fissa. Uno sconto percentuale sulla tariffa flessibile segue il mercato e ti protegge quando i prezzi salgono; una tariffa fissa ti protegge quando scendono. Se sei in una città con forte stagionalità e picchi di fiera, la tariffa fissa su tutto l’anno è la scelta più cara che puoi fare.

Commissione e canoni. Commissione alla TMC, quota di iscrizione al programma, canone GDS a prenotazione. Vanno sommati e trasformati in punti percentuali sulla tariffa prima di decidere: nel conto Alfa fanno 9,92 euro a notte, cioè il 7,52 per cento.

Politica di cancellazione. Le tariffe corporate hanno quasi sempre cancellazione gratuita fino al giorno dell’arrivo. Su un conto con soggiorno medio di 1,2 notti e prenotazioni a ridosso, questo significa camere bloccate che si liberano quando non le rivendi più. È una voce di costo reale: se il conto ha cancellazioni tardive frequenti, o la si limita a una fascia oraria del giorno prima, o si sconta nel valore atteso.

Servizi inclusi. Colazione, connessione, palestra, un livello di parcheggio. Ogni servizio incluso è margine accessorio che sparisce: nel nostro conto la colazione è già dentro il costo variabile di 26 euro. Se in trattativa aggiungi il parcheggio gratuito, togli euro dalla riga del margine accessorio e rifai il conto.

Obblighi di reportistica e verifica del caricamento. Molti programmi prevedono controlli automatici sulla visibilità della tariffa e penali o esclusione in caso di errore. È lavoro amministrativo puro, ma una tariffa caricata male vale zero: sono i soldi più stupidi che si possano perdere.

Verificare a consuntivo#

La stagione RFP si giudica un anno dopo, confrontando il valore atteso con il valore prodotto. Questa è la parte che quasi nessuna struttura indipendente fa, ed è quella che rende utile la stagione successiva, perché aggiorna il fattore di realizzo.

Il conto Alfa, a consuntivo, ha prodotto 412 camere-notti sulle 600 dichiarate: realizzo effettivo del 68,7 per cento, un po’ meglio del 65 per cento stimato. L’ADR effettiva però è stata 128,60 euro invece di 132,00, perché in tredici settimane di bassa stagione la tariffa flessibile è scesa sotto il livello negoziato. Le notti su date compresse sono state 71 invece di 58, perché la fiera di ottobre è durata un giorno in più. Il costo di distribuzione per notte è sceso a 9,72 euro, perché la commissione segue la tariffa: $0,06\times 128,60+2,00=9,72$ euro, dove il primo termine è la commissione sul 60 per cento delle notti e il secondo il canone GDS spalmato sul soggiorno medio.

Il conto ha fatturato il 2,9 per cento in più del previsto e ha reso il 2,6 per cento in meno. Il fatturato è salito perché le notti sono state di più; il valore è sceso perché tredici di quelle notti in più sono cadute su date piene, dove ogni camera concessa a 128,60 euro ha portato 104,88 euro di contributo al posto dei 149,32 della domanda alternativa.

Questo è l’unico modo per capire se un conto va rinnovato, rinegoziato o lasciato andare. E l’unico modo per costruire un fattore di realizzo tuo, che è il parametro con cui vincerai la stagione successiva senza svenderti.

Cosa fare lunedì mattina#

1. Estrai dal PMS la produzione degli ultimi due anni per ogni conto corporate: camere-notti, ricavo camera, ADR effettiva, soggiorno medio, distribuzione per mese. Metti l’ADR effettiva accanto alla tariffa contrattata e guarda la differenza.
2. Calcola il fattore di realizzo di ogni conto come notti prodotte diviso notti dichiarate nella richiesta dell’anno precedente. Se non hai conservato le notti dichiarate, comincia a conservarle da questa stagione.
3. Costruisci il calendario delle date compresse dell’anno precedente: tutte le notti chiuse sopra il 90 per cento. Salvalo come elenco di date, non come impressione.
4. Calcola una volta sola il costo variabile per camera occupata e il margine sui ricavi accessori del segmento business, al netto dei costi diretti. Ti serviranno in ogni conto della stagione.
5. Applica la formula del valore atteso a ogni conto che hai in portafoglio, con i parametri veri. Ordina i conti per valore atteso per camera-notte, non per fatturato.
6. Per ogni conto in fondo alla classifica, prova a rifare il conto con un blackout sulle date compresse e verifica se passa in positivo. Quella è la controproposta da mettere sul tavolo.
7. Calcola il costo della last room availability sui tuoi tre conti principali e traducilo in camere-notti di volume che puoi permetterti di perdere. Portalo in trattativa come numero, non come principio.
8. Fissa in calendario, entro fine dicembre, una verifica di caricamento tariffa su GDS e canali per ogni conto aggiudicato. È mezza giornata di lavoro che protegge tutto il resto.