Last room availability: quanto costa davvero concederla

La last room availability è la clausola con cui garantisci a un’azienda la sua tariffa negoziata fino all’ultima camera disponibile, anche nelle notti in cui potresti vendere a molto di più. Non è gratis: su un conto corporate da 190.000 euro l’anno in un albergo business da 140 camere, il costo della clausola si misura ed è di circa 15.000 euro, quasi l’8 per cento della produzione del conto.

Quel costo non compare da nessuna parte. Il report di fine anno mostra il conto a 190.000 euro e lo mette in cima al portafoglio corporate. La tariffa che hai davvero concesso, però, non è 95 euro: è 87,50.

La buona notizia è che il calcolo è semplice e si fa con dati che hai già. La cattiva è che quasi nessuno lo fa, e quindi la clausola si concede o si nega per sensazione, di solito nel momento peggiore della trattativa.

Che cosa dice esattamente la clausola#

Con la clausola di disponibilità fino all’ultima camera ti impegni a vendere all’azienda la tariffa negoziata ogni volta che hai anche una sola camera libera di quella tipologia. Senza la clausola la tariffa aziendale è caricata su allotment oppure resta soggetta a chiusura: quando la domanda sale, la chiudi e vendi al pubblico.

La differenza si vede solo nelle notti forti. In tutte le altre le due formule producono lo stesso risultato, perché la camera per l’azienda c’è comunque e la tariffa pubblica non è superiore a quella negoziata. Tutto il costo della last room availability è concentrato in un numero ristretto di notti all’anno, e tutto il valore che l’azienda ci vede sta esattamente nelle stesse notti.

Perché le aziende la chiedono, e perché non è un capriccio#

Un travel manager non compra una tariffa: compra una probabilità. Se la tariffa negoziata sparisce nelle venti notti dell’anno in cui la città è piena, i suoi viaggiatori prenotano altrove o pagano il pubblico, e il programma viaggi perde il controllo proprio quando il controllo serve. Nella valutazione di un’offerta, un albergo con tariffa più alta e last room availability batte spesso un albergo più economico che non la concede.

Va detto anche il rovescio. La clausola trasferisce sull’albergo il rischio di domanda che l’azienda non vuole correre. È un servizio: ha un valore per chi lo compra e deve avere un prezzo per chi lo vende. Il problema non è che la clausola venga concessa, è che venga concessa senza sapere quanto costa, e quindi senza chiedere niente in cambio.

La clausola costa solo nelle notti compresse#

Il primo passo del calcolo non riguarda la tariffa, riguarda il calendario. Devi sapere quante sono state, l’anno scorso, le notti in cui hai finito quasi pieno.

Un criterio operativo che funziona: conta le notti chiuse sopra il 92 per cento di occupazione. Nel nostro albergo da 140 camere significa 129 camere vendute o più. Sono le notti in cui, con ogni probabilità, la camera concessa all’azienda sarebbe stata comprata da qualcun altro a tariffa piena. Le notti in cui la domanda supera la capacità sono l’unico posto in cui la clausola produce un costo reale.

Se il conteggio ti restituisce cinque notti, la discussione è finita: concedi la clausola e usala come argomento in trattativa, perché ti costa poco. Se ti restituisce sessanta notti, la clausola è una delle voci di costo più grosse del tuo contratto corporate e va trattata come tale.

La formula del costo#

Restiamo su un albergo business da 140 camere in una città del nord Italia con calendario fieristico. Il conto corporate in esame produce 2.000 camere-notte l’anno a 95 euro.

Le 200 camere-notte concesse nelle notti compresse sono il 10 per cento della produzione del conto, ed è su quel 10 per cento che si concentra tutto il costo. Il valore effettivo del conto scende da 190.000 a 175.000 euro, e la tariffa realmente concessa è $\frac{175.000}{2.000}=\mathrm{87,50}$ euro.

Il differenziale va calcolato al netto della distribuzione#

I 75 euro di differenziale sono lordi, e le due tariffe non arrivano in cassa attraverso lo stesso canale. La camera pubblica di una notte fieristica arriva in buona parte dalle agenzie online e costa commissione; la camera aziendale arriva dal GDS con la commissione dell’agenzia di viaggi e una fee di transazione. Il confronto corretto è fra i due valori netti.

Il costo scende da 15.000 a 12.740 euro, perché anche la camera che avresti venduto al pubblico portava con sé un costo di distribuzione. Sul netto il conto vale 2.000 per 82,50, cioè 165.000 euro; tolta la clausola restano 152.260 euro, ovvero 76,13 euro a camera-notte. Le due letture, lorda e netta, sono entrambe valide: quello che non si può fare è mescolarle, confrontando la produzione lorda di un conto con il costo netto della clausola di un altro.

Quanto cambia il conto al variare delle notti compresse#

Il costo della clausola dipende da due sole variabili: quante notti sono compresse e quanto vale il differenziale in quelle notti. La tabella mostra il costo annuo lordo per il nostro conto, sempre con 5 camere a notte concesse.

L’estremo in alto a sinistra è una clausola da 5.000 euro, il 2,6 per cento della produzione: si concede senza discutere. L’estremo in basso a destra è una clausola da 30.000 euro, il 15,8 per cento della produzione, che porta la tariffa effettiva del conto da 95 a 80 euro esatti. Sono lo stesso contratto, lo stesso testo, la stessa firma: cambia solo il calendario dell’albergo.

Da qui la regola pratica. La last room availability non è una scelta di politica commerciale da fare una volta per tutte: è una decisione di prezzo che dipende dalla forma della tua domanda, e va rifatta ogni anno, perché il calendario cambia.

Le alternative negoziali#

Fra concedere la clausola in bianco e negarla ci sono almeno cinque posizioni intermedie, tutte calcolabili con la stessa formula. I risparmi che seguono partono sempre dal caso base da 15.000 euro.

Clausola con blackout date#

Escludi le date note in anticipo, tipicamente le fiere maggiori. Se quindici delle quaranta notti compresse diventano date escluse dal contratto, restano venticinque notti e 125 camere-notte concesse: il costo scende a 9.375 euro, con 5.625 euro di risparmio. È l’alternativa più facile da far accettare, perché il travel manager sa già che in quelle date la città è ingestibile.

Clausola con tetto giornaliero#

La garanzia vale, ma per un numero massimo di camere a notte. Portando il tetto da cinque a tre camere il costo passa da 15.000 a 9.000 euro. L’azienda mantiene la copertura per il flusso ordinario e perde solo la coda. Rispetto ai blackout ha un vantaggio pratico: non richiede di indovinare le date in anticipo.

Tariffa aziendale dinamica#

Invece di una tariffa fissa a 95 euro, uno sconto percentuale sulla tariffa pubblica del giorno. Con uno sconto del 12 per cento, nelle notti compresse l’azienda paga 149,60 invece di 170, e la clausola costa 20,40 euro a camera-notte: 4.080 euro l’anno invece di 15.000.

Il conto però ha una seconda metà. Nelle 1.800 camere-notte non compresse, con una tariffa pubblica media di 105 euro, l’azienda pagherebbe 92,40 invece di 95: 2,60 euro in meno per camera-notte, cioè 4.680 euro l’anno di produzione persa. Il risparmio netto è 6.240 euro, non 10.920. Resta il più efficace dei cinque interventi, ma metà del beneficio se ne va nelle notti normali, e questo va detto prima di proporlo come soluzione miracolosa.

Clausola in cambio di volume garantito#

Concedi la clausola per intero e chiedi in cambio un impegno di volume superiore. Quattrocento camere-notte in più, se cadono in notti non compresse, non hanno alcun costo di spiazzamento: al netto della distribuzione e di 16 euro di costo variabile per camera occupata valgono 400 per 66,50, cioè 26.600 euro di margine, contro i 12.740 euro netti che la clausola costa. È lo scambio migliore quando l’azienda ha volume vero da spostare, ed è il motivo per cui la clausola andrebbe messa sul tavolo come merce di scambio e mai regalata all’inizio.

Clausola su una sola tipologia#

La garanzia vale sulla camera standard e non sulle superiori. Costa poco all’azienda, che nelle notti forti accetta la standard, e ti lascia libere le tipologie su cui il differenziale nelle notti compresse è più ampio. Funziona solo se il tuo inventario di standard è abbastanza profondo da non trasformare la clausola in una promessa che non puoi mantenere.

Cosa fare prima di firmare il prossimo contratto#

1. Estrai dal PMS le notti dell’ultimo anno chiuse sopra il 92 per cento di occupazione e contale. È l’unico numero che stabilisce se questa discussione ti riguarda davvero.
2. Per ognuna di quelle notti registra la tariffa media effettivamente ottenuta dal segmento individuale: è il tuo ADR alternativo, e non coincide con la tariffa pubblica caricata.
3. Per ogni conto corporate con last room availability, conta le camere-notte prodotte proprio in quelle notti. Se il PMS non incrocia conto e data di soggiorno, la query costa mezza giornata di lavoro e si riusa ogni anno.
4. Calcola il costo della clausola conto per conto, sottrailo dalla produzione e rifai la classifica del portafoglio corporate con i valori depurati.
5. Ripeti lo stesso calcolo al netto dei costi di distribuzione e decidi una volta per tutte se lavori in lordo o in netto, per tutti i conti allo stesso modo.
6. Prepara per il prossimo rinnovo tre versioni della clausola già quantificate: piena, con blackout, con tetto giornaliero. Entrare in trattativa con tre prezzi invece che con un sì o un no cambia la conversazione.
7. Non concedere mai la last room availability nella prima risposta a una gara. È l’ultima cosa che dai, e la dai in cambio di volume, di durata del contratto o di una tariffa più alta.