Il costo variabile per camera venduta: come si calcola davvero

Il costo variabile per camera venduta è la somma di ciò che non spenderesti se quella camera restasse vuota quella notte. Non è il costo totale diviso per le camere vendute: quel numero è un’altra cosa e serve ad altro. Nel quattro stelle da 78 camere che useremo per tutto l’articolo — città d’arte del centro Italia, aperto tutto l’anno, colazione inclusa, housekeeping in appalto e biancheria a noleggio — vale 30,48 euro a fronte di una tariffa media di 128 euro al netto dell’IVA. Di quei 30,48 euro, 13,89 sono commissioni di distribuzione.

Il dettaglio conta più del totale. Quasi la metà di quel costo non ha niente a che fare con la camera: dipende da chi ha portato la prenotazione, ed è la sola voce che si muove quando si muove il prezzo. Il resto cambia con l’occupazione, e non nel verso che si immagina: sotto una certa soglia sale, perché i minimi garantiti dei contratti si dividono per meno camere.

Il criterio: sparisce o non sparisce#

La domanda da fare a ogni voce è una sola: se stanotte quella camera resta vuota, questa spesa la sostengo lo stesso? Se sì, la voce è fissa e non entra. L’orizzonte conta: su cinque anni tutto è variabile, perché si può chiudere un piano o disdire un contratto; su una notte quasi tutto è fisso, e qui vale l’orizzonte corto.

Il secondo criterio è meno ovvio: la voce deve scalare con le camere vendute, non con gli ospiti presenti, non con le prenotazioni ricevute, non con i giorni di apertura. La colazione scala con gli ospiti, la commissione di incasso con le prenotazioni, il riscaldamento dei corridoi con i giorni. Ognuna va convertita in euro per camera venduta prima di essere sommata.

Le voci, una per una#

Pulizia e biancheria dipendono dalle partenze#

Una camera in partenza richiede pulizia a fondo e cambio completo di biancheria; una in fermata un rassetto e il cambio dei soli asciugamani. La proporzione fra i due casi la decide la permanenza media, qui 2,5 notti: la quota di notti che sono anche partenze è 1 diviso 2,5, cioè 0,40.

Con un appalto a 9,00 euro per la camera in partenza e 5,00 per il rassetto: 0,40 × 9,00 + 0,60 × 5,00 = 6,60 euro. La stessa formula sulla biancheria a noleggio (4,20 il kit completo, 1,30 il cambio parziale) dà 2,46 euro. Se la permanenza media passasse da 2,5 a 3,0 notti, la quota di partenze scenderebbe a 0,333 e l’housekeeping a 6,33 euro: ventisette centesimi guadagnati senza rinegoziare nulla.

Cortesie, materiali e utenze#

Saponi, carta, sacchetti e prodotti di pulizia seguono la stessa logica: 1,60 euro sulla partenza e 0,60 sul rassetto fanno 1,00 euro per camera venduta.

Le utenze vengono spesso liquidate come fisse, e in parte lo sono. La parte che dipende dalle camere vendute si stima così. Acqua: 250 litri per camera occupata, cioè 0,25 metri cubi, a 2,60 euro al metro cubo fra fornitura e depurazione, fanno 0,65 euro. Acqua calda: 150 litri da 15 a 40 gradi sono 150 × 25 × 1,163 wattora, cioè 4,36 kilowattora termici, che con un generatore a gas al 90 per cento di rendimento diventano 4,85 kilowattora di gas e a 0,10 euro valgono 0,48 euro. Elettricità: 2,5 kilowattora fra luci, televisore e climatizzazione, a 0,22 euro, fanno 0,55 euro. Totale 1,68 euro, su ipotesi di questa struttura: i consumi si leggono sui contatori, le tariffe sulle bollette.

La colazione inclusa#

La colazione è il caso ambiguo per eccellenza: non genera un ricavo separato, ma genera un costo che sparisce se la camera resta vuota. Entra. Con 3,10 euro di materia prima a persona, 1,7 persone per camera e il 92 per cento degli ospiti che scende davvero: 3,10 × 1,7 × 0,92 = 4,85 euro per camera venduta.

Il personale di sala non entra: con una camera in più il turno resta lo stesso. Entra solo quando la camera in più costringe ad aprire un secondo turno, e allora non è un costo variabile ma un costo a gradino.

Le commissioni: l’unica voce che dipende dal prezzo#

Le commissioni sono una percentuale del valore venduto, quindi crescono con la tariffa. Nella nostra struttura il mix di canali e le condizioni ipotizzate sono questi:

Su 128 euro netto IVA, 10,85 per cento fa 13,89 euro. Sono condizioni ipotizzate per questa struttura, non valori di mercato: le tue si leggono sui tuoi contratti. Verifica anche la base di calcolo, perché alcuni contratti applicano la commissione all’importo lordo pagato dall’ospite, e in quel caso il costo sale in proporzione all’IVA.

Che cosa resta fuori#

L’imposta di soggiorno non è un costo: la incassi e la riversi. Il personale a chiamata sparisce se le camere non si vendono, quindi è variabile, ma non lo è per camera: lo è a blocchi di sei o otto ore. Spalmarlo linearmente lo fa sembrare troppo piccolo sulla camera che fa scattare la chiamata e troppo grande su tutte le altre.

Il conto completo#

I 30,48 euro vanno tenuti in due blocchi: 16,59 euro indipendenti dal prezzo e 13,89 euro che ne sono una percentuale. È la separazione, non il totale, a rendere il numero utilizzabile.

Perché il numero cambia con l’occupazione#

Due clausole rompono la linearità. L’appalto di pulizia ha un minimo garantito di 260 euro al giorno e una maggiorazione del 12 per cento sulle camere oltre la sessantacinquesima. Il buffet ha un costo minimo di allestimento di 165 euro al giorno, perché va riempito comunque.

A 27 camere il minimo di 260 euro diviso 27 fa 9,63 invece di 6,60 e il minimo del buffet fa 6,11 invece di 4,85: il costo variabile sale a 34,77 euro, il 14,1 per cento in più che a occupazione media. A 72 camere la maggiorazione sulle sette camere oltre soglia aggiunge otto centesimi per camera.

Il numero che serve è il costo della camera in più#

Costo medio variabile e costo della camera aggiuntiva coincidono solo nel tratto lineare. Nella giornata da 27 camere, quanto costa venderne una ventottesima? L’appalto è ancora sotto il minimo (28 × 6,60 = 184,80 euro, meno di 260), quindi quella pulizia non costa niente in più: la stai già pagando. Anche il buffet è sotto il minimo, perché 28 camere fanno 43,8 colazioni per 135,76 euro di materia prima contro i 165 già impegnati. Restano biancheria, cortesie e utenze, 5,14 euro, più la commissione del canale.

• Dal sito, al 3,5 per cento su 128 euro: 5,14 + 4,48 = 9,62 euro.
• Da un portale al 17 per cento: 5,14 + 21,76 = 26,90 euro.

Non 34,77. All’altro estremo la settantatreesima camera di una giornata piena costa 31,27 euro, perché la pulizia arriva maggiorata a 7,39. Il costo marginale è una curva a U che il costo medio nasconde.

A che cosa serve: prezzo minimo e gruppi#

Siccome la commissione è una percentuale del prezzo, il prezzo minimo non si ottiene sommando: va risolto.

Con tutte le voci in gioco (v = 16,59) e un canale al 17 per cento: 16,59 / 0,83 = 19,99 euro. In una giornata vuota, dove pulizia e buffet sono già pagati (v = 5,14), sullo stesso canale il minimo scende a 6,19 euro; sul diretto al 3,5 per cento con v = 16,59 è 17,19 euro.

La seconda applicazione è il gruppo, che ha parametri propri: permanenza più corta e quindi più partenze, doppia occupazione più alta, colazione consumata da tutti, commissione di agenzia al posto di quella del portale.

Il gruppo conviene con margine largo, nonostante una tariffa del 36 per cento sotto la media. Ma conviene solo se la stima dello spiazzamento è onesta: se invece di 12 camere ne sposta 24, il margine perso sale a 2.340,48 euro e l’effetto netto diventa negativo di 59,68 euro. Decide quella stima, non il costo variabile, che serve solo a valorizzare ciò che entra.

I limiti di questo numero#

Il primo limite è che il costo variabile per camera venduta è una funzione a gradini, non una retta: la formula lineare funziona nella fascia centrale di occupazione e mente ai due estremi, che sono i momenti in cui la si usa per decidere. Il minimo garantito dell’appalto, poi, è fisso rispetto alle camere vendute ma non rispetto alle decisioni di apertura: se la domanda è «tengo aperto o chiudo questo periodo», il perimetro si allarga e il conto va rifatto.

Il secondo limite cambia il modo di leggere le vendite a prezzo basso: il costo variabile non contiene l’usura. Il rinnovo di una camera costa 14.000 euro ogni otto anni, cioè 1.750 euro all’anno, e con 248,2 camere vendute all’anno per camera fisica (365 × 0,68) fanno 7,05 euro per camera venduta. Non è un costo variabile in senso contabile, perché il rinnovo si farà comunque, ma accelera con l’uso: su una camera venduta a 30 euro pesa quanto un quarto del prezzo. Chi riempie sistematicamente a tariffa bassa consuma capitale con un anticipo che nessun conto economico gli mostra.

Il terzo limite è il più serio. Il costo variabile calcolato bene dà quasi sempre ragione a chi vuole vendere: il margine di contribuzione è alto, quindi quasi ogni prenotazione conviene. Ripetuto ogni giorno, il ragionamento porta a svendere sempre, con ogni singola decisione corretta presa da sola. Nessuna riga del conto dice che vendere a 60 euro oggi insegna al mercato ad aspettare i 60 euro domani. Quel costo esiste e va messo a mano, come tariffa minima commerciale separata e più alta del minimo economico.

Cosa fare lunedì mattina#

1. Apri il contratto di housekeeping e trascrivi quattro cifre: camera in partenza, rassetto, minimo giornaliero garantito, soglie di maggiorazione.
2. Prendi la permanenza media degli ultimi dodici mesi e calcola 1 diviso quel numero: è il peso delle partenze su pulizia e biancheria.
3. Chiedi alla cucina il costo della materia prima per colazione a persona e moltiplicalo per la doppia occupazione media e per la quota di ospiti che scende.
4. Leggi sui contratti, canale per canale, il costo sul valore venduto e la base di calcolo; pondera con le quote di camere vendute dell’ultimo anno.
5. Costruisci due numeri e non uno: la parte in euro indipendente dal prezzo e la percentuale di distribuzione. Non sommarli finché non hai fissato una tariffa.
6. Calcola il costo variabile su tre giornate reali — una vuota, una media, una piena — e mettile sulla stessa riga del cruscotto.
7. Fissa per iscritto il prezzo minimo economico per canale, poi il minimo commerciale, più alto, e scrivi perché è più alto.

Domande frequenti#

L’imposta di soggiorno va messa nel costo variabile?#

No: la incassi per conto del Comune e la riversi, quindi non è né un tuo ricavo né un tuo costo. Va tolta dai ricavi prima di calcolare la tariffa media e non va messa fra i costi; se la togli da un lato solo, il margine di contribuzione risulta sbagliato di tutto l’importo. Diventa un costo vero solo la quota che devi versare senza essere riuscito a incassarla.

Devo calcolare un costo variabile diverso per ogni tipologia di camera?#

Solo quando le tipologie hanno costi di servizio diversi in modo misurabile. Una suite che richiede il doppio del tempo di pulizia e ospita più persone ha un costo variabile diverso da una singola, e la media sposta il prezzo minimo nel verso sbagliato su entrambe. Se la differenza è solo di metri quadri e arredo, la media basta: distingui quando lo scarto supera il dieci per cento del totale.

Ogni quanto va ricalcolato?#

Due volte l’anno per le voci contrattuali — appalto, biancheria, forniture — e a ogni cambio di condizione di canale o di tariffa di una utenza. La voce che invecchia più in fretta è la commissione media ponderata, perché non dipende da un contratto ma dal mix di canali, e il mix si sposta da solo: se in un trimestre la quota del diretto scende di dieci punti, il costo variabile cambia senza che nessuno abbia rinegoziato niente.

Costo per camera venduta e costo per prenotazione sono la stessa cosa?#

No, e confonderli si paga sui soggiorni brevi. Il costo per camera venduta si misura per camera-notte, mentre alcune voci scattano una volta per prenotazione: la transazione di incasso, la gestione di una cancellazione, la preparazione dell’arrivo. Con permanenza media 2,5 notti, 2,00 euro per prenotazione valgono 0,80 euro per camera venduta; su una prenotazione di una notte valgono 2,00. Ecco perché i soggiorni di una notte rendono meno a parità di tariffa.