Aprire o restare chiusi: il conto che decide i giorni di apertura

Un giorno di apertura conviene quando le camere vendute quel giorno, moltiplicate per il margine che lasciano, superano il costo fisso che sostieni soltanto perché sei aperto. Non il costo fisso totale: soltanto la parte che sparirebbe davvero se quel giorno fossi chiuso. La soglia sta quasi sempre più in basso di quanto si creda, e questo sposta le date.

La struttura di riferimento di questo articolo è un tre stelle stagionale di 72 camere su una riviera italiana, colazione compresa, aperto da metà maggio a fine settembre. Tutti i numeri che seguono sono costruiti su questa struttura ipotetica: mostrano il metodo, non vanno copiati. Il tuo costo fisso giornaliero e il tuo margine per camera sono diversi, e il conto va rifatto con i tuoi.

Il calcolo si fa una volta e regge per tutta la stagione, perché il costo di tenere aperta la struttura cambia poco da un giorno all’altro. Quello che cambia ogni settimana è la domanda attesa. Confrontare le due cose, settimana per settimana, è tutto il lavoro.

Il margine di un giorno di apertura#

Un giorno di apertura ha una sola equazione. Le camere vendute portano un margine di contribuzione, cioè quello che resta del prezzo dopo aver pagato le commissioni e i costi che nascono con la camera occupata. Da quel totale si toglie il costo fisso del giorno, cioè la spesa che sostieni per il fatto stesso di avere le porte aperte, con una camera venduta o con trenta.

Il pedice della lettera F non è un dettaglio. Non entra nel conto tutto il costo fisso della struttura: entra soltanto la parte che sparisce chiudendo. L’imposta sull’immobile, il mutuo, il commercialista e l’ammortamento della ristrutturazione ci sono anche a serranda abbassata, quindi non hanno voce in capitolo nella decisione su un singolo giorno. Confonderli con il costo di apertura è l’errore più frequente in questo calcolo, e porta a chiudere giorni che invece pagavano.

Come si costruisce il costo fisso giornaliero#

Il costo fisso di un giorno di apertura si costruisce elencando ciò che deve esistere anche con la struttura quasi vuota. Non è una stima: sono voci che si leggono in busta paga, in bolletta e nei contratti di servizio, divise per i giorni di apertura previsti.

Milletrecentodieci euro al giorno è la cifra che quasi nessuna struttura stagionale ha mai scritto su un foglio. Si conoscono le buste paga, si conoscono le bollette, ma nessuno le divide per i giorni di apertura, e quindi nessuno sa quanto costa il singolo giorno.

Quanto ne resta a struttura chiusa#

Il passaggio che cambia il risultato è il secondo. Di quelle otto voci, non tutte si spengono chiudendo. La direzione lavora anche a struttura chiusa, perché prepara la stagione successiva, chiude i conti, tratta con gli operatori: i 160 euro al giorno restano interi. Le utenze non vanno a zero, perché l’allarme, le pompe di ricircolo, i frigoriferi e l’illuminazione di sicurezza restano accesi: dei 210 euro ne restano circa 45. Le assicurazioni non si sospendono per due settimane: dei 90 euro ne restano 35, e cambia solo la parte legata al consumo di materiali.

Restano quindi 240 euro al giorno anche da chiusi. Il costo davvero evitabile di un giorno di apertura è 1.310 meno 240, cioè 1.070 euro. È su questo numero, non su 1.310, che si decide se aprire. I due conti si separano proprio su quello che la struttura continua a spendere fuori stagione.

L’occupazione minima che pareggia il giorno#

Con il costo evitabile in mano serve il margine per camera venduta. Non l’incasso medio a camera, che comprende cose che poi si pagano: il margine è quello che resta dopo le commissioni di distribuzione e dopo i costi che nascono soltanto quando la camera viene occupata.

La differenza fra le due soglie è tutta la questione. Chi divide il costo fisso pieno per il margine ottiene 20 camere e chiude tutte le settimane sotto il 27,8 per cento di occupazione. Chi usa il costo evitabile ottiene 17 camere e chiude sotto il 23,6 per cento. Tre camere a notte di differenza: in una stagione sono settimane intere di calendario.

In forma generale la soglia si scrive in due modi equivalenti: in camere, $n^{*}=\frac{F_e}{m}$, oppure in occupazione.

Settimana per settimana, dove il calendario si rompe#

La soglia da sola non decide niente. Va appoggiata sulla domanda attesa, che nelle spalle di stagione non è una media mensile ma una curva ripida: da una settimana all’altra le camere vendute cambiano di un terzo o di metà. Ecco il calendario della struttura di esempio, con le camere vendute medie per notte che ci si aspetta dallo storico e dalle prenotazioni già in mano.

Le tre settimane in perdita valgono insieme 4.566,66 euro. È una cifra che si vede in bilancio. Ma non è ancora la risposta, perché la scelta non è fra aprire così e chiudere. Le alternative sono almeno tre, e la seconda e la terza cambiano il segno.

La chiusura parziale, che quasi nessuno calcola#

Fra aperto e chiuso c’è una terza posizione: aperto con meno struttura. Un solo corpo camere, ricevimento con una persona sola e reperibilità notturna, colazione continentale servita da un addetto, piscina chiusa, pulizie a chiamata invece che a squadra fissa. Non è una mezza misura: è una configurazione diversa, con un costo fisso diverso e un prezzo diverso.

Con meno servizi il prezzo scende: niente piscina, colazione ridotta, nessuna animazione. Poniamo che il prezzo medio incassato scenda da 98,00 a 90,00 euro e che le derrate della colazione scendano da 7,14 a 5,10 euro a camera. Il margine per camera diventa 90,00 meno 9,90 di commissioni meno 14,50 di costo variabile meno 5,10, cioè 60,50 euro. Il pareggio diventa 530,00 diviso 60,50, cioè 8,76 camere: nove camere vendute.

Nove camere invece di diciassette. Le stesse tre settimane, gestite in configurazione ridotta con le stesse camere vendute per notte, producono 948,50 euro nella prima settimana di maggio, 2.642,50 nella seconda e 1.795,50 nell’ultima di settembre: 5.386,50 euro in tutto, invece di una perdita di 4.566,66. La differenza fra le due configurazioni sulle stesse date è 9.953,16 euro.

Il confronto ha un’ipotesi dentro, ed è giusto dirla: assume che la domanda resti la stessa con la piscina chiusa e la colazione ridotta. Non è ovvio. Se il calo di servizio fa perdere due camere a notte, la prima settimana passa da 948,50 a 101,50 euro di margine. La configurazione ridotta regge finché il servizio tagliato è quello che nelle spalle di stagione nessuno usa: a metà maggio la piscina esterna è vuota anche quando è aperta.

Quello che il conto non cattura#

Tre conseguenze non entrano nella formula e possono ribaltarla.

Il personale che non torna#

Chiudere una settimana prima significa mandare a casa il personale stagionale una settimana prima. Chi lavora una stagione sceglie anche in base a quanto dura. Poniamo che anticipare la chiusura faccia perdere tre persone su dodici della squadra stagionale, e che rimpiazzarle costi in media 1.100 euro a testa fra annunci, selezione, cinque giorni di affiancamento pagato e minore produttività nelle prime settimane: sono 3.300 euro. Chiudere l’ultima settimana ne fa risparmiare 1.522,22. Il conto si ribalta, e si ribalta ogni anno nello stesso punto.

I contratti che hanno una data dentro#

Gli accordi con gli operatori e le agenzie hanno un periodo di validità. Se hai firmato un allotment fino al 20 settembre e chiudi il 13, non stai risparmiando: stai rompendo un contratto, con la penale scritta o con il costo non scritto di non essere richiamato l’anno dopo. Vale anche per i portali, dove una chiusura anticipata ripetuta riduce la presenza della struttura nelle ricerche di quel periodo, e la presenza non si ricostruisce in una stagione.

Gli abituali che vengono sempre in quella settimana#

Ogni struttura stagionale ha un gruppo di clienti che occupa sempre lo stesso periodo. Sono la parte più prevedibile della domanda, e sono anche quelli che, trovando chiuso una volta, trovano un’altra struttura e la tengono. La perdita non è la settimana chiusa, è il valore di quelle prenotazioni negli anni successivi. Prima di spostare una data, conta quanti ospiti di quella settimana erano già stati da te.

Dove questo conto sbaglia#

Il limite serio non è nessuno di quelli appena elencati: è che il costo evitabile non è lo stesso all’inizio e alla fine della stagione, e quasi tutti lo trattano come se lo fosse.

Alla fine della stagione, chiudere libera tutto: il personale se ne va, i contratti si sospendono, le utenze scendono. I 1.070 euro sono davvero evitabili. All’inizio no. Nella settimana di apertura il ricevimento, la governante e il manutentore sono in struttura da giorni per allestire, provare gli impianti, ricevere le forniture, e li paghi comunque: 290 più 130 più 120, più circa 100 euro di utenze che si accendono per gli allestimenti, fanno 640 euro al giorno già impegnati. Il costo davvero evitabile della prima settimana non è 1.070 ma 430 euro.

Con 430 euro la soglia della prima settimana diventa 430,00 diviso 65,58, cioè 6,56 camere: sette camere vendute. La prima settimana di maggio, che nella tabella perdeva 2.440,34 euro, con le stesse 11 camere a notte ne produce 2.039,66. La settimana che sembrava la peggiore è quella che conviene di più tenere, perché gran parte del suo costo la paghi comunque.

L’asimmetria ha una conseguenza pratica precisa: a parità di domanda, aprire una settimana dopo fa risparmiare molto meno di quanto faccia chiudere una settimana prima. Chi vuole accorciare la stagione deve accorciarla in fondo, non all’inizio. È il contrario di quello che si fa di solito, perché l’apertura sembra un impegno e la chiusura una liberazione.

Restano due avvertenze sul metodo. La prima: il calcolo giudica un giorno alla volta, e i soggiorni durano più di un giorno. Chiudere il mercoledì taglia anche le prenotazioni che sarebbero arrivate il lunedì per tre notti, quindi il costo della chiusura è sempre un po’ più alto di quello che la tabella mostra. La seconda: le camere vendute per notte usate qui sono attese, non certe. Se lo scarto tipico fra atteso e realizzato nelle spalle di stagione è di quattro o cinque camere, una soglia di diciassette e una domanda attesa di quindici non sono due numeri diversi: sono lo stesso numero visto male.

Cosa fare a febbraio, quando si decidono le date#

1. Prendi le buste paga, le bollette e i contratti di servizio dell’ultima stagione e costruisci la tabella delle voci fisse divise per i giorni di apertura: è la riga da 1.310 euro dell’esempio, con i tuoi numeri.
2. Segna accanto a ogni voce quanto ne resta a struttura chiusa. Chiedilo al fornitore dove non lo sai: la lavanderia e la manutenzione impianti hanno quasi sempre un minimo contrattuale che nessuno ha mai letto.
3. Calcola il margine per camera venduta partendo dall’incasso medio, non dalla tariffa esposta, e togliendo commissioni, costo variabile di camera e derrate della colazione.
4. Dividi il costo evitabile per il margine e scrivi la soglia in camere. Tienila su un foglio dove la vedono anche il direttore e la governante.
5. Estrai dallo storico le camere vendute per notte delle prime tre e delle ultime tre settimane, tenendo separati i giorni da lunedì a mercoledì da quelli da giovedì a domenica.
6. Confronta ogni settimana con la soglia, e correggi la soglia della prima settimana togliendo la quota di costo già impegnata nella pre-apertura.
7. Per le settimane sotto soglia costruisci il costo fisso della configurazione ridotta prima di decidere di chiudere: è quasi sempre la scelta che vince.
8. Prima di fissare le date, conta quante prenotazioni delle settimane a rischio venivano da ospiti già stati da te e quante da contratti con operatori. Se sono più di un terzo, il conto giornaliero non basta a decidere.