Revenue management per affitti brevi: cosa cambia davvero rispetto all’albergo

Tre differenze strutturali separano l’affitto breve dall’albergo, e tutte e tre cambiano i conti. Un appartamento non è sostituibile con un altro, quindi non esiste inventario aggregato. Il costo di un cambio ospite è alto e fisso, quindi la durata minima è una decisione economica e non commerciale. In molte destinazioni la domanda arriva a blocchi settimanali. Tutto il resto del mestiere è identico all’albergo.

Chi arriva dall’hotel tende a sottovalutare la seconda differenza. In un albergo il costo di rifare una camera fra due ospiti è dell’ordine di grandezza di un pasto; in un appartamento è dell’ordine di grandezza di una notte, a volte di due. Questo sposta la domanda giusta: non «a quanto vendo questa notte» ma «quante notti devo vendere di seguito perché questa prenotazione produca margine».

La conseguenza pratica è che due strumenti che in albergo sono accessori diventano centrali: la durata minima e la struttura della tariffa per lunghezza di soggiorno. Non sono regole da mettere a gennaio e dimenticare: sono numeri che si ricalcolano quando cambiano la tariffa media e il costo del cambio.

Le tre differenze che contano#

Un appartamento non è sostituibile con un altro#

In un albergo di 90 camere le doppie standard sono intercambiabili: l’inventario è aggregato, l’overbooking si assorbe, la previsione si fa su una popolazione. In un portafoglio di 14 appartamenti ogni unità è un albergo da una camera. Chi ha prenotato il bilocale con terrazzo non accetta il monolocale al piano terra, e nessuna riprotezione interna è indolore.

La conseguenza meno intuitiva è statistica. L’occupazione mensile di una singola unità è la somma di trenta eventi che valgono zero o uno: con una probabilità di vendita del 60 per cento su 30 notti, la deviazione standard delle notti vendute è la radice di 30 per 0,6 per 0,4, cioè 2,68 notti su una media di 18. L’errore relativo è del 14,9 per cento. Sulle 2.700 camere-notte di un albergo di 90 camere lo stesso conto dà l’1,6 per cento. Il rumore su una singola unità è circa nove volte e mezzo quello di un albergo di media dimensione, ed è la radice quadrata di 90 a dirlo.

Questo non è un dettaglio accademico. Significa che leggere il calendario di una singola unità e concludere che «questo appartamento non funziona» dopo un mese vuoto è quasi sempre un errore di lettura. Servono più mesi, oppure si legge il portafoglio.

Il cambio ospite costa, e costa uguale a prescindere dalle notti#

Pulizia, biancheria, consumabili, tempo di coordinamento, ripristino: sono costi che si sostengono una volta per soggiorno, non una volta per notte. Un soggiorno di due notti e uno di dieci hanno lo stesso costo di cambio. È questa asimmetria che rende la durata minima una decisione da calcolare.

La domanda arriva a settimane, non a notti#

In molte destinazioni di vacanza la richiesta è sabato-sabato o domenica-domenica. Il calendario si riempie a blocchi e si svuota a blocchi, e le notti che restano fra un blocco e l’altro sono difficili da vendere a qualunque prezzo. Chi accetta un soggiorno di tre notti che spezza una settimana non ha perso quattro notti: ne ha perse quattro più il cambio in più che dovrà pagare.

Il ricavo netto per notte disponibile#

La metrica che serve non è il ricavo per unità disponibile lordo, che ignora il cambio. Serve una versione che lo sottragga, perché è l’unica che risponde alla domanda «questa politica di durata minima mi conviene».

La forma più utile si ottiene dividendo per le notti vendute e riconoscendo che il rapporto fra notti vendute e soggiorni è la durata media del soggiorno.

Il termine $\frac{F}{L}$ è il cuore del mestiere. Con un costo di cambio di 100 euro, un soggiorno di due notti lo porta a 50 euro per notte; un soggiorno di sette notti lo porta a 14,29 euro per notte. La stessa tariffa produce due margini diversi a seconda di quante notti la accompagnano.

Il soggiorno che perde: due notti in bassa stagione#

Costruiamo la struttura di riferimento e restiamo su quella per tutto l’articolo: un bilocale di 55 metri quadri, quattro posti letto, in una città d’arte del centro Italia, dentro un portafoglio di 14 unità gestite dallo stesso operatore. Tutti i numeri che seguono sono costruiti qui e non sono medie di settore: il valore dell’esercizio sta nel rifarlo con i propri costi.

Aggiungiamo gli altri parametri: aliquota complessiva del canale 16 per cento, costo variabile per notte occupata 6,00 euro fra utenze incrementali e consumabili giornalieri. In bassa stagione la tariffa media per notte, al netto dell’imposta di soggiorno, è 62,00 euro.

Il soggiorno perde 7,84 euro prima di avere pagato un solo euro di costo fisso: né il canone, né l’assicurazione, né le imposte, né un’ora di lavoro dell’ufficio. Accettarlo non è «meglio di niente»: è peggio di niente. Nella stessa unità in alta stagione, con tariffa 168,00 euro, il contributo per notte è 135,12 euro e una notte sola copre già il cambio.

La durata minima si calcola, non si sceglie#

La soglia di pareggio è immediata: il soggiorno va in pareggio quando il contributo delle notti eguaglia il costo del cambio.

Sul bilocale in bassa stagione: 100,00 diviso 46,08, cioè 2,17 notti. Il pavimento è tre notti. In alta stagione: 100,00 diviso 135,12, cioè 0,74 notti, e una notte singola è già redditizia. Questo risultato sorprende chi mette il minimo a cinque notti in agosto e a una notte a febbraio: dal punto di vista del costo di cambio, la logica corretta è esattamente rovesciata.

Il minimo alto in alta stagione ha una ragione diversa e legittima, che è proteggere il calendario dalla frammentazione delle settimane. Ma è un’altra ragione, va tenuta distinta e va difesa con un altro conto, non con quello del cambio.

Il pavimento di pareggio, però, non è l’ottimo. Alzare la durata minima riduce le richieste accettabili, quindi l’occupazione. L’ottimo si trova confrontando gli scenari. Prendiamo un mese di spalla, 30 notti disponibili sul bilocale, tariffa media 88,00 euro al netto dell’imposta di soggiorno, quindi contributo per notte di 88,00 per 0,84 meno 6,00, cioè 67,92 euro.

Le notti vendute e i soggiorni di ogni riga sono ipotesi costruite su come la domanda si comprime quando si alza il vincolo; il conto che le trasforma in euro non lo è. Il risultato è che il fatturato lordo indica una notte come minimo, il ricavo netto per notte disponibile ne indica tre. La differenza fra la prima e la terza riga è di 192,48 euro al mese su una sola unità, che su 14 unità e sei mesi di spalla fa 16.168,32 euro.

Chi paga il cambio sposta l’ottimo#

Se la quota di pulizia viene addebitata all’ospite come voce separata, il conto cambia. Con una quota di 60,00 euro per soggiorno, sulla quale il portale trattiene comunque la sua aliquota, il costo netto residuo di ogni cambio scende da 100,00 a 100,00 meno 60,00 per 0,84, cioè 49,60 euro.

L’ottimo si sposta da tre notti a due, e la differenza fra una e due notti diventa quasi piatta. Ma c’è un effetto collaterale che quasi nessuno mette nel conto: la quota di pulizia è essa stessa una politica di durata minima. In bassa stagione un soggiorno di due notti costa all’ospite 124,00 più 60,00, cioè 184,00 euro, che sono 92,00 euro a notte; un soggiorno di cinque notti costa 310,00 più 60,00, cioè 370,00 euro, che sono 74,00 euro a notte. Il prezzo per notte percepito dai soggiorni brevi è più alto del 24,3 per cento. La domanda corta si autoseleziona verso il basso senza che tu abbia toccato il minimo.

Un portafoglio di unità diverse non ha una regola sola#

Il costo di cambio scala con la metratura, la tariffa scala con i posti letto, e i due non scalano allo stesso ritmo. Ne segue che la durata di pareggio è diversa per ogni tipologia, e una regola uguale per tutte è per definizione sbagliata su quasi tutte. Ecco le tre tipologie del portafoglio, in bassa stagione.

C’è poi una risorsa che il portafoglio condivide davvero, ed è l’unica: la squadra che fa i cambi. Se la destinazione lavora sabato-sabato, in alta stagione i cambi si concentrano tutti nello stesso giorno. Ipotizziamo che il fornitore applichi 55,00 euro fino a sei cambi in giornata e 75,00 euro dal settimo: undici cambi lo stesso sabato costano 6 per 55,00 più 5 per 75,00, cioè 705,00 euro contro i 605,00 di un carico distribuito, il 16,5 per cento in più.

Verrebbe da scaglionare. Spostare tre unità su un ciclo venerdì-venerdì porta il conto a 645,00 euro, cioè 60,00 euro risparmiati. Ma se per riempire il venerdì devi scontare 4,00 euro a notte su tre unità per sette notti, lo sconto costa 84,00 euro. Non conviene. Lo scaglionamento dei cambi si giustifica per capacità della squadra e per qualità della pulizia, non per il costo unitario: è una decisione operativa che va difesa con l’argomento giusto.

Il proprietario non ha i tuoi stessi obiettivi#

Nella quasi totalità dei contratti di gestione il compenso è una percentuale del ricavo lordo alloggio. Il gestore è pagato sul lordo, il proprietario legge il lordo nel rendiconto, e il costo del cambio è sostenuto da una terza voce: la quota addebitata all’ospite, il proprietario stesso, o il gestore in perdita. Nessuno dei due firmatari è pagato sul numero che conta.

Guardando la tabella degli scenari, un proprietario che legge solo la colonna del ricavo lordo sceglie il minimo di una notte: 2.112,00 euro contro 1.584,00 gli sembrano una scelta ovvia. Un gestore pagato al 22 per cento del lordo incassa 464,64 euro invece di 348,48 e ha lo stesso incentivo. Se il costo del cambio non è addebitato all’ospite, entrambi stanno scegliendo lo scenario che produce 530,08 euro di netto invece di 722,56.

Non è disonestà: è un contratto scritto sulla metrica sbagliata. Le due correzioni che funzionano sono semplici. La prima è rendicontare il ricavo netto per notte disponibile accanto al lordo, in ogni rendiconto mensile, con il numero dei cambi in chiaro. La seconda è legare una parte del compenso al netto, anche una parte piccola: basta che la persona che decide la durata minima veda il numero su cui verrà giudicata.

Dove questo metodo non funziona#

Il limite più serio è nascosto nel conto statistico dell’inizio. La deviazione standard che abbiamo calcolato assume che le trenta notti siano indipendenti, e non lo sono: la domanda è correlata nel tempo e fra unità, un ponte è pieno o vuoto per tutti. La correlazione aumenta la variabilità reale rispetto a quella teorica. Il 14,9 per cento è quindi un limite inferiore all’errore, non una stima: la realtà di una singola unità è ancora più rumorosa di quanto quel numero suggerisca. Chi usa quel calcolo per costruire intervalli di confidenza sull’occupazione di un appartamento otterrà intervalli troppo stretti.

Il secondo limite riguarda la tabella degli scenari di durata minima. Le notti vendute e il numero di soggiorni di ogni riga sono un’ipotesi su come la domanda reagisce al vincolo, e quell’ipotesi non è osservabile: tu vedi solo le prenotazioni che hai accettato, non le richieste che il vincolo ha respinto prima che diventassero visibili. Il portale non ti mostra le ricerche escluse dal filtro. È il problema della domanda non vincolata, e in affitto breve è più grave che in albergo, perché il filtro di durata agisce prima della visualizzazione. La sola contromisura seria è cambiare il minimo su una parte delle unità e non su un’altra, per periodi lunghi, e confrontare.

Il terzo limite è il costo di cambio trattato come costante. Non lo è: dipende dal numero di ospiti, dalla stagione, dal fatto che sia un weekend, e sale quando la squadra è satura. Nel modello F è un numero; nella realtà è una funzione. Finché la variazione resta contenuta il conto regge, ma in una destinazione dove il costo di una pulizia in alta stagione è il doppio di quello di febbraio, F va stagionalizzato, altrimenti la durata di pareggio calcolata a febbraio verrà applicata ad agosto ed entrambe saranno sbagliate.

Infine, tutto questo modello ottimizza il margine di un’unità nel periodo. Non tiene conto della relazione con l’ospite che torna, della reputazione che si costruisce con i soggiorni lunghi e delle recensioni, che in affitto breve pesano sulla visibilità più che in albergo. Un soggiorno di due notti in perdita da un ospite che tornerà per una settimana ogni anno non è una perdita. Il modello non lo sa, e non può saperlo: quella parte resta una decisione di chi gestisce.

Cosa fare lunedì mattina#

1. Scrivi il costo di un cambio ospite per ciascuna tipologia di unità, voce per voce, come nell’esempio: pulizia, biancheria, consumabili, coordinamento, ripristino. Se non hai la fattura della lavanderia, chiedila oggi.
2. Calcola il costo variabile per notte occupata separandolo dal costo di cambio. Sono due numeri diversi e vanno in due posti diversi della formula.
3. Per ogni tipologia e per ogni stagione calcola la durata di pareggio con $L^{*}=\frac{F}{A(1-c)-v}$ e confrontala con il minimo che hai impostato in questo momento sul canale principale.
4. Correggi i minimi dove la differenza è di una notte o più, cominciando dalla bassa stagione, dove il pavimento morde davvero.
5. Aggiungi al rendiconto mensile di ogni unità due colonne: numero di cambi e ricavo netto per notte disponibile. Il ricavo lordo può restare, purché non sia più l’unico numero in grassetto.
6. Verifica se la quota di pulizia addebitata all’ospite è dentro la base di commissione del portale. Se lo è, ricalcola il costo netto del cambio come nella seconda tabella prima di decidere qualunque minimo.
7. Scegli due unità confrontabili e imposta un minimo diverso per almeno tre mesi. È l’unico modo che hai per misurare la domanda che il vincolo ti sta nascondendo.

Domande frequenti#

Il RevPAR si può usare anche per gli appartamenti?#

Si può, cambiando il denominatore: si parla di ricavo per unità disponibile invece che per camera disponibile. Il problema non è il nome, è che nella versione lorda ignora il costo del cambio ospite, che in affitto breve è la voce che decide se una prenotazione conviene. Un portafoglio con ricavo per unità disponibile alto e durata media del soggiorno bassa può avere margine peggiore di uno con il numero lordo più basso.

Perché la durata minima calcolata in alta stagione viene più bassa che in bassa stagione?#

Perché il costo del cambio è lo stesso in tutte le stagioni mentre la tariffa no. In alta stagione una singola notte produce contributo sufficiente a coprire i 100 euro del cambio, in bassa stagione ne servono tre. Se in alta stagione tieni comunque un minimo alto stai perseguendo un obiettivo diverso, che è tenere intere le settimane, e va giustificato con un conto sulla frammentazione del calendario, non con il costo del cambio.

Conviene addebitare la pulizia all’ospite o includerla nella tariffa?#

Sono due politiche di durata minima travestite da politiche di prezzo. Addebitarla separatamente abbassa il costo netto del cambio a carico della gestione e sposta l’ottimo verso soggiorni più corti, ma alza il prezzo per notte percepito dai soggiorni brevi, nel nostro esempio del 24,3 per cento fra due e cinque notti. Includerla nella tariffa rende il prezzo più leggibile e sposta l’ottimo verso soggiorni lunghi. Non esiste una risposta valida per tutte le destinazioni: si decide con i numeri della propria.

Un mese vuoto su un appartamento vuol dire che quell’unità non funziona?#

Quasi mai, e il motivo è statistico. Su una singola unità l’errore relativo dell’occupazione mensile è dell’ordine del 15 per cento anche quando tutto è a posto, e in realtà è più alto perché la domanda è correlata nel tempo. Servono almeno tre o quattro mesi confrontabili, oppure il confronto con le altre unità dello stesso portafoglio nello stesso periodo, prima di concludere qualcosa sull’unità in sé.

Come si convince un proprietario ad accettare un’occupazione più bassa?#

Mostrandogli i due numeri sulla stessa riga: ricavo lordo e ricavo netto per notte disponibile, con il numero dei cambi in chiaro. Nel nostro esempio il minimo di tre notti produce 528 euro di lordo in meno e 192,48 euro di netto in più nello stesso mese, sulla stessa unità. Finché il rendiconto mostra solo il lordo, la conversazione non si può vincere, perché il proprietario sta guardando un numero che si comporta al contrario del suo interesse.

Queste formule valgono anche per una singola casa data in affitto breve dal proprietario?#

Sì, e anzi valgono di più, perché senza un gestore il costo del cambio spesso è tempo proprio e non compare in nessun conto. Il modo corretto è attribuirsi un costo orario e metterlo dentro F: se ci vogliono due ore fra pulizia, consegna e lavatrice, il costo di cambio non è zero. Con quel numero al posto giusto la durata minima esce da sola.