Chiusura del mese
Month end close · Chiusura mensile
La procedura con cui i numeri di un mese diventano definitivi: si congela il PMS, si riconciliano ricavi e statistiche con la contabilità, si commentano gli scostamenti su budget e anno precedente e si riprevede il resto dell'anno.
Che cos’è
Per undici mesi l’anno il revenue manager lavora sul futuro. Nei primi giorni di ogni mese deve fare l’operazione opposta: trasformare trenta notti già vendute in un numero che non cambierà più e che finirà nel conto economico, nel report alla proprietà, nel confronto con il budget e nel benchmark di mercato.
La chiusura è un rito con una data. In un hotel indipendente italiano si chiude tipicamente fra il quarto e l’ottavo giorno del mese successivo; in una catena il calendario è imposto e più stretto. Dopo la data di chiusura i numeri sono congelati: eventuali correzioni si fanno con una rettifica nel mese in corso, non riaprendo il mese passato.
È anche il momento in cui il linguaggio cambia. Fino a quel giorno si parla di pickup, on the books e pace; da quel giorno si parla di ricavo di reparto, costi, GOP e scostamento. Molti revenue manager si trovano male in questo passaggio, e sbagliano quasi sempre nello stesso modo: portano in riunione le spiegazioni di mercato senza i numeri di conto economico.
Come si usa
La sequenza che funziona è di otto passi, e va fatta in quest’ordine perché ogni passo dipende dal precedente.
| Giorno | Operazione | Controllo che evita l’errore |
|---|---|---|
| 1 | Blocco delle registrazioni sul mese chiuso | Nessun utente ha più diritto di modifica retroattiva |
| 1-2 | Pulizia delle camere-notte: cortesie, house use, day use, no-show addebitati | Camere occupate del PMS uguali a quelle statistiche |
| 2 | Scorporo dei pacchetti e riclassifica dei ricavi per reparto | Il ricavo camere non deve contenere colazione o spa |
| 3 | Riconciliazione PMS contro contabilità | Ricavo camere netto uguale al totale dei ricavi di reparto in prima nota |
| 3 | Riconciliazione incassi: carte, VCC, bonifici, sospesi agenzie | I crediti verso OTA e agenzie devono coincidere con l’estratto |
| 4 | Calcolo di ADR, occupazione, RevPAR, TRevPAR definitivi | Le medie si ricalcolano sui totali, mai come media di medie |
| 5 | Scostamento su budget e su anno precedente, per segmento e canale | Ogni scostamento oltre soglia ha una riga di commento con una causa |
| 6-8 | Riprevisione dei mesi successivi e invio del pacchetto | Il nuovo forecast parte dall’actual chiuso, non da quello stimato |
Chiusura di settembre in un 4 stelle da 110 camere
- camere disponibili
- 3.300
- camere occupate lette dal PMS
- 2.712
- camere di cortesia e house use da togliere
- 29
- ricavo lordo incassato
- 452.900 EUR
- IVA e imposta di soggiorno da togliere
- 48.640 EUR
- quota colazione e spa da scorporare dai pacchetti
- 27.180 EUR
- RevPAR a budget
- 118,00 EUR
- di cui effetto occupazione
- -1,9 punti
- di cui effetto ADR
- +1,80 EUR
- camere vendute definitive
- 2.683
- ricavo camere netto
- 377.080 EUR
- ADR definitivo
- 140,54 EUR
- occupazione definitiva
- 81,3%
- RevPAR definitivo
- 114,27 EUR
- scostamento su budget
- -3,16%
Come si legge
Il commento agli scostamenti è la parte che dà valore alla chiusura, ed è quasi sempre la più trascurata. Uno scostamento di RevPAR va sempre spaccato in effetto occupazione ed effetto ADR, perché le due cause portano a decisioni opposte. E ogni causa va attribuita a una data, un segmento o un canale preciso: dire che settembre è andato male per il meteo non serve a nessuno.
Da fare lunedì: crea un documento fisso di chiusura con le stesse cinque righe di commento ogni mese, camere, prezzo, mix, canali, extra. Un formato che non cambia rende visibili le tendenze; un formato riscritto ogni volta le nasconde.
L'errore tipico: chiudere il mese senza riprevedere
In moltissimi hotel la chiusura si ferma al consuntivo: si spiega il passato e si torna al pickup. Ma se settembre ha chiuso a meno 3% e ottobre e novembre sono a budget con lo stesso pace di settembre, il budget dell’ultimo trimestre è già sbagliato e nessuno lo ha ancora detto. La chiusura del mese deve produrre due numeri, l’actual del mese chiuso e il nuovo forecast dei mesi che restano, altrimenti serve solo all’archivio.
Da non confondere con
La chiusura del mese non è il night audit, che è la chiusura di una giornata e avviene ogni notte. Il night audit produce i dati grezzi che la chiusura mensile riconcilia, riclassifica e trasforma in conto economico.