Carta di credito virtuale
VCC · Virtual card · VCN
Un numero di carta generato per una singola prenotazione, con importo e finestra di validità prestabiliti, con cui OTA in modello merchant e agenzie pagano l'hotel. Sostituisce il bonifico e la fattura a fine mese.
Che cos’è
Quando un’OTA lavora in modello merchant, incassa lei dal cliente e deve poi pagare l’hotel. Il modo più diffuso di farlo è generare una carta di credito virtuale: un numero valido per quella sola prenotazione, caricato dell’importo netto dovuto all’hotel, utilizzabile in una finestra di date precisa. L’hotel la addebita come farebbe con una carta qualunque.
Il vantaggio per l’intermediario è enorme: nessun bonifico, nessuna riconciliazione, nessun credito. Per l’hotel il vantaggio è che il denaro è certo e disponibile subito. Lo svantaggio è che l’incasso passa dal circuito delle carte, e quindi paga una commissione di acquiring che sul bonifico non ci sarebbe.
La complicazione ulteriore è che le carte virtuali sono quasi sempre carte commerciali, che hanno commissioni di interscambio più alte delle carte consumer. Un hotel che ha negoziato l’1,1% con la banca guardando le carte dei clienti può ritrovarsi al 2,2% o più sulle virtuali, e non se ne accorge finché non legge l’estratto conto per riga.
Come si calcola
I due prelievi si applicano in sequenza e non si sommano: prima il canale trattiene la sua commissione dalla tariffa lorda, poi la banca trattiene la sua da quello che resta. Il costo di distribuzione effettivo del canale è la differenza fra tariffa lorda e incasso finale.
Prenotazione OTA merchant pagata con carta virtuale, hotel da 100 camere
- tariffa lorda pagata dal cliente
- 140,00 EUR
- commissione OTA
- 18%
- commissione di acquiring su carta commerciale
- 1,9%
- cost of sale letto nel contratto
- 18,0%
- camere-notte annue da OTA merchant
- 4.100
- carte virtuali scadute e non addebitate nell anno
- 14
- valore medio
- 118,00 EUR
- importo caricato sulla carta virtuale
- 114,80 EUR
- incasso netto dell hotel
- 112,62 EUR
- cost of sale effettivo
- 27,38 EUR, pari al 19,6%
- differenza non contabilizzata
- 1,6 punti
- costo di acquiring annuo sulle sole virtuali
- 8.938 EUR
- incasso perso per scadenza
- 1.652 EUR
Come si usa
La carta virtuale va trattata come un credito con una scadenza, non come un pagamento già avvenuto. Ha tre rischi operativi: la finestra di validità, che spesso si apre solo il giorno del check-in o del check-out e si chiude dopo pochi giorni; l’importo, che è fisso e non copre extra, no-show o modifiche di soggiorno; e l’addebito parziale, che in molti circuiti non è più ripetibile.
Da fare lunedì: chiedi al ricevimento il rendiconto delle carte virtuali non addebitate con più di sette giorni di ritardo, e mettilo come riga fissa nel rapporto del mattino. In un hotel di media dimensione ci sono quasi sempre alcune migliaia di euro fermi lì, e sono soldi già guadagnati che si perdono per una dimenticanza.
Sul lato costi, il passo che nessuno fa è chiedere alla banca l’estratto delle transazioni per tipo di carta e negoziare separatamente la tariffa sulle commerciali. Su quattromila camere-notte annue mezzo punto di acquiring vale quattro o cinquemila euro, cioè quanto una trattativa lunga su una commissione OTA.
L'errore tipico: contare la tariffa lorda nell ADR e la commissione da nessuna parte
Nel modello merchant l’hotel spesso registra nel PMS la tariffa lorda di 140 euro, perché è quella scritta nella prenotazione, e incassa 112,62 euro sulla carta virtuale. La differenza finisce in un conto di riconciliazione che nessuno guarda, oppure viene registrata come sconto senza attribuzione al canale. Il risultato è un ADR gonfiato di quasi il 20% sulle camere OTA e un cost of sale per canale che non si può calcolare. La tariffa lorda va registrata come ricavo e la trattenuta come costo di distribuzione, con codice canale: sono due scritture, non una.
Da non confondere con
La carta virtuale non è il modello merchant: è lo strumento con cui il modello merchant paga. Esistono contratti merchant regolati a bonifico mensile e agenzie non merchant che pagano con carta virtuale.
E non è una garanzia. La carta lasciata dal cliente a garanzia della prenotazione può essere addebitata in caso di no-show entro i limiti della politica; la carta virtuale è un mezzo di pagamento di un importo già determinato, e su di essa non si addebita nulla che non fosse previsto.